Karty paliwowe to oszczędność czy wygoda? – tanie tankowanie

371
Kobieta tankująca samochód

Każdy przedsiębiorca posiadający firmową flotę pojazdów zadaje sobie pytanie: jak obniżyć koszty za paliwo. Co więcej, pilnowanie gotówki lub karty płatniczej i zbieranie faktur za każde tankowanie to żmudne i uciążliwe obowiązki dla kierowców tak jak ich późniejsze męczące rozliczenia dla przedsiębiorstwa. Dla tych powyższych problemów występuje jednak jedno proste, wspólne rozwiązanie. Wystarczy zaopatrzyć się w kartę paliwową, emitowaną przez wybrany z największych koncernów paliwowych w naszym kraju lub przez zewnętrzną firmę, niezwiązaną z żadną siecią.

Czym ona jest i w jaki sposób działa? Czy rzeczywiście to rozwiązanie oferuje zarówno oszczędność, jak i wygodę? Przekonamy się poniżej.

Karta paliwowa – co to jest?

Podstawowe informacje

Karta paliwowa wyglądem oraz sposobem działania przypomina kartę kredytową z paskiem magnetycznym. Okazuje się jednak, że jest to zaawansowane narzędzie telematyczne, będące doskonałym rozwiązaniem dla firm, które chcą w prosty sposób zarządzać swoją flotą samochodów.

Pierwsze karty paliwowe pojawiły się na świecie w latach dziewięćdziesiątych, a ich podstawową celem jest unikanie transakcji gotówkowych, co pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty, zarówno użytkownika pojazdu, jak i firmy zarządzającej flotą. W efekcie wygodnie z karty paliwowej mogą korzystać zarówno właściciele firmowych samochodów, jak i pracownicy użytkujący służbowe auta.

Jak to działa?

Zastosowanie odpowiedniej karty paliwowej przynosi korzyści przedsiębiorcom oraz kierowcom, użytkującym samochody z firmowej floty – profity są więc wielopoziomowe. Dzięki nim można bowiem zapłacić bezgotówkowo nie tylko za paliwo, ale również za płyn do spryskiwaczy czy inne niezbędne produkty samochodowe, a także usługi dostępne na stacji (takie jak myjnia). Karta paliwowa umożliwia także wygodne płatności za przejazd autostradami, mostami i tunelami oraz za korzystanie z morskich przepraw promowych, które można realizować w Polsce oraz większości krajów Europy. Co więcej, karty paliwowe pozwalają również w wygodny sposób właścicielom firm transportowych za pomocą systemu elektronicznego, na bieżąco monitorować zużycie paliwa na trasie czy inne służbowe wydatki ponoszone przez zatrudnianych przez nich kierowców.

Dla kogo przeznaczone są karty paliwowe?

Karty paliwowe są przeznaczone jedynie dla firm. Do ich uzyskania niezbędny jest więc numer REGON. Są one niezwykle przydatne w zarządzaniu flotą samochodów dzięki specjalnym programom komputerowym, które nie tylko raportują i wykrywają nieprawidłowości w eksploatacji samochodów, ale również umożliwiają wprowadzenie limitów oraz ograniczeń dotyczących miejsca czy pory tankowania. Dodatkowo pozwalają zarządzać kartą paliwową przez Internet, co w dzisiejszych czasach jest niezwykle komfortowe.

Rodzaje i wersje kart paliwowych

Zasady wydania karty paliwowej są już uzależnione od koncernów paliwowych lub Dystrybutory paliwa emitentów, które je oferują. Należy pamiętać, że można spotkać się z pewnego rodzaju ograniczeniami. Mogą się one wiązać z liczbą posiadanych pojazdów lub zużyciem paliwa przez dane przedsiębiorstwo. Różnice są widoczne także w kosztach użytkowania poszczególnych kart paliwowych (miesięczne, roczne, za poszczególne karty lub za wszystkie łącznie), a także w formie ich wystawiania – mogą być wydane imiennie, na samochód lub na okaziciela, czyli firmę. W pierwszym przypadku widnieje na niej imię i nazwisko użytkownika, a w drugim – numer rejestracyjny samochodu. Trzeci przypadek (na okaziciela) umożliwia tankowanie wielu samochodów w firmie.

Co więcej, wyróżnia się dwie wersje kart paliwowych – z odroczonym terminem płatności i prepaid – do kwoty wpłaconej wcześniej na dane konto. Transakcje dokonywane za ich pośrednictwem są zbliżone do tych, zawieranych przez karty płatnicze i kredytowe – mogą być bowiem potwierdzane za pomocą kodu PIN lub podpisu osoby, która dokonuje płatności. Ponadto, należy podać stan licznika (przebieg w kilometrach) tankowanego samochodu i jego numer rejestracyjny.

Karta paliwowa – korzyści

Tańsze tankowanie

Pomijając, opisywane wyżej unikanie transakcji gotówkowych, podstawową funkcją karty paliwowej jest oczywiście możliwość tankowania pojazdu po niższej cenie niż aktualnie oferowana w dystrybutorze na stacji benzynowej. Jednocześnie bardziej rozbudowane pakiety kart paliwowych pozwalają uzyskać znacznie więcej rabatów. Oznacza to, że zniżki za zakup benzyny mogą być również naliczane od ceny hurtowej. W efekcie im więcej paliwa kupuje firma, tym zyskuje wyższe zniżki, które mogą sięgać nawet kilkudziesięciu groszy na litrze.

Koniec z uciążliwym fakturowaniem

Po drugie, dzięki karcie paliwowej kierowcy nie muszą również za każdym razem prosić o wystawienie faktury podczas dokonywania płatności na stacji benzynowej. Jest to możliwe, ponieważ każda transakcja jest zapisywana w systemie elektronicznym, do którego dostęp ma właściciel floty samochodowej. W związku z tym na podstawie listy elektronicznych płatności odnotowanych w systemie, wystawiana jest faktura zbiorcza rozliczana – na koniec lub kilka razy w miesiącu. Dla porównania, w przypadku 100 samochodów tankujących trzy razy w miesiącu, liczba faktur w tym okresie osiągnęłaby liczbę 300. Ponadto, karta paliwowa zapewnia również możliwość odzyskania podatku VAT za zakupy zrobione za granicą.

Kontrola

Po trzecie, karta paliwowa to również pomoc w kontroli wydatków paliwowych, co zapewniają dwa rozwiązania – odpowiednie programowanie karty i tworzenie szczegółowych raportów. Pozwalają one na wyeliminowanie zakupu niedozwolonych produktów dzięki szczegółowemu ich ustaleniu na poziomie programowania. Podczas tej operacji można także wyznaczyć limit na zakupy – kwotowy lub wolumenowy. Mało tego, przedsiębiorca może nawet poczynić zastrzeżenie, że tankować na daną kartę można na przykład od poniedziałku, od godziny 8:00 rano, do piątku  do  godziny 16:00 i tylko paliwo zwykłe, do ustalonego limitu.

Dodatkowe usługi

Warto także pamiętać, że karta paliwowa umożliwia zakup nie tylko paliwa, ale również usług (do których należy choćby myjnia) oraz produktów dostępnych na stacji benzynowej – z wyłączeniem alkoholi i wyrobów tytoniowych.

Monitorowania zużycia paliwa

Kontrola możliwa za pomocą karty paliwowej dotyczy również bieżącego zużycia paliwa. Jest to możliwe dzięki specjalnemu oprogramowaniu, będącego w posiadaniu firm leasingowych, które świadczą usługi tego rodzaju kontroli na podstawie prowadzonych przez siebie statystyk. Dane w nich zawarte pomagają w oszacowaniu średniego zużycia paliwa dla danego modelu samochodu. W przypadku, gdy ilość zużytego paliwa odbiega od średniej o więcej niż 10‑20%, można przypuszczać, że pojazd jest uszkodzony.

Wady kart paliwowych

Przywiązanie do koncernu

Żadne rozwiązanie nie jest w pełni wolne od mankamentów. Po pierwsze, korzystając z Rozmyte zdjęcie stacji benzynowej popularnego koncernu karty paliwowej, trzeba zatankować na stacji konkretnego koncernu (lub kilku wybranych koncernów, w przypadku kart emitowanych przez zewnętrznych, międzynarodowych emitentów, którzy nie są związani z konkretną siecią). Warto jednak pamiętać, że czołowe koncerny paliwowe zarządzają w naszym kraju setkami stacji, a w przypadku PKN Orlen liczba ta przekracza 1800 obiektów.

Minimalna ilość paliwa

Dodatkowo małe firmy powinny pamiętać, że zazwyczaj koncerny paliwowe wymagają zatankowania określonej ilości paliwa w skali miesiąca. Najczęściej jest to 500 lub 1000 litrów, czyli zakładając, że nasze pojazdy tankują trzy razy w miesiącu i mają baki o pojemności 50 litrów, karty paliwowe są przeznaczone dla podmiotów gospodarczych posiadających minimum 3-4 samochody osobowe.

Depozyt

Poza tym, szczególnie na początku współpracy, koncerny wymagają odpowiedniego zabezpieczenia finansowego. A jeśli nie zapłacimy na czas, karta może nie zadziałać.

Podsumowanie, czyli czy warto korzystać z karty paliwowej?

Wygoda wynikająca z użytkowania kart paliwowych oraz rzeczywiste oszczędności, które są efektem korzystania z nich, to aspekty naprawdę mocno odczuwalne dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwalają one na obniżenie kosztów paliwa oraz usprawnienie procesów wewnętrznych, co z kolei przekłada się na krótszy czas obsługi oraz zwiększoną wydajność.

Trudno więc zaprzeczyć, że karta paliwowa jest absolutnie fantastycznym i bardzo użytecznym rozwiązaniem. Z tego powodu, każde przedsiębiorstwo posiadające minimum 3-4 auta osobowe w swojej flocie, powinno pomyśleć o skorzystaniu z tego bezgotówkowego instrumentu.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments