Jak usprawnić obieg faktur i innych dokumentów?

330

Realizacja rozmaitych procesów w firmie przekłada się na wiele aspektów jej funkcjonowania: od skutecznej obsługi klienta po skuteczną komunikację w obrębie zespołu. Duże znaczenie ma prawidłowy obieg dokumentów, w tym obieg faktur. Tylko przejrzystość na tym poziomie gwarantuje, że wszelkie zobowiązania będą regulowane w terminie. Usprawni także pracę działu księgowości. W jaki sposób ułożyć procedury? Jakie rozwiązania okażą się pomocne? Dowiedz się więcej.

  1. Obieg faktur, umów i innych ważnych dokumentów – jak wygląda?
  2. Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?
  3. Elektroniczny obieg faktur w praktyce

Wszelkie rozwiązania, których celem jest uporządkowanie procedur sprawdzą się, niezależnie od tego, czy interesuje cię obieg umów w firmie, faktur czy przychodzącej korespondencji.

Obieg faktur, umów i innych ważnych dokumentów – jak wygląda?

Czym tak naprawdę jest obieg dokumentów w firmie? Pod tym pojęciem ukrywa się szereg procesów, do których zalicza się między innymi:

  • obieg korespondencji w firmie, w tym wprowadzenie dokumentu do rejestru,
  • wysłane i odebrane e-maile,
  • podpisane umowy,
  • pliki przechowywane na dysku,
  • wystawione i otrzymane faktury.

Kluczowe jest zarządzanie dokumentami, nadawanie im właściwej numeracji i opisów oraz przydzielanie do danej kategorii.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, dokumentów, korespondencji pozwala zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu. Zaletami takiego rozwiązania jest uporządkowanie poczty tradycyjnej i e-mailowej, zmniejszenie kosztów obsługi faktur oraz wygodny dostęp do umów.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Usprawnienie obiegu dokumentów zwykle rozpoczyna się momentem, w którym wdrażany jest elektroniczny obieg faktur – eksperci szacują, że ta opcja opłaca się już na poziomie 20 faktur kosztowych rocznie. Oszczędności mogą wynieść nawet 50% w porównaniu z kosztami, jakie pociąga papierowy obieg. Do tego doliczyć trzeba czas potrzebny na pracę – w wydaniu elektronicznym znacznie się on skraca. System przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, umożliwia wygodne grupowanie i pracę na szablonach.

Elektroniczny obieg faktur w praktyce

Praca na systemie do elektronicznego obiegu faktur powinna umożliwiać:

  • szybką rejestrację dokumentu,
  • automatyczne rozpoznawanie i odczytywanie danych dzięki sztucznej inteligencji,
  • sprawdzenie dostawcy w bazach,
  • szybka ścieżka akceptacji,
  • dwukierunkowa integracja z systemami ERP,
  • automatyczna numeracja,
  • wsparcie w wysyłaniu korespondencji.

Z pewnością wdrożenie procedur w formie elektronicznej uporządkuje działania firmy i przyczyni się do oszczędności.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments