Nie tylko przy prowadzonej działalności gospodarczej uwzględnia się koszty służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, które są niczym innym jak wydatkami związanymi z funkcjonowaniem firmy. W zasadzie każdy z nas pracując ponosi takie wydatki, które nazywane są kosztami pracowniczymi. Przysługują one, jeśli tylko uzyskujemy przychód ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej.
Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy określa się w zależności od ilości zawartych umów o pracę, a także ze względu na dojazdy do pracy w miejsce zatrudnienia. Jakie więc koszty uzyskania przychodu obowiązują w 2021 roku? Przekonamy się poniżej:
Koszty uzyskania przychodu w 2021 roku – podstawowe informacje 
Przychody uzyskane z pracy, zanim zostaną opodatkowane podatkiem PIT, są pomniejszane między innymi o tak zwane pracownicze koszty uzyskania przychodów. Możliwość ich rozliczenia znacząco wpływa na finalną wysokość dochodów podlegających opodatkowaniu PIT, co oznacza, że pracownik płaci niższe podatki. Ostateczną wartość podatku PIT do zapłaty można zatem zobrazować następującym wzorem:
Przychód – Koszty uzyskania przychodu = Dochód
Z powyższego wynika, iż warto zadbać o to, aby wartość kosztów uzyskania przychodów była jak najbardziej zbliżona do wysokości dochodu, bowiem to od niego zapłacimy podatek. Koszty uzyskania przychodu wykazujemy w sekcji D w PIT 37 lub w sekcji E na formularzu PIT 36.
Od czego zależy wysokość kosztów uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów mają rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. Stąd ich wysokość (określona w ustawie PIT) zależy od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, czy też musi dojeżdżać z innej miejscowości oraz od tego, czy pracuje u jednego pracodawcy, czy u kilku. Co istotne, koszty uzyskania przychodów dotyczące pracowników uległy zmianie od 1 października 2019 roku.
Limity kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy
W efekcie dziś, zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy PIT pracownik, który mieszka w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, ma prawo do pomniejszenia przychodów uzyskanych z pracy o 250 złotych miesięcznie, co oznacza że koszty ryczałtowe maksymalnie mogą wynieść 3000 złotych za cały rok podatkowy, jeśli pracuje u jednego pracodawcy.
Jeżeli posiada równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy, to ma prawo do pomniejszenia przychodów o 250 PLN miesięcznie za każdy z tych stosunków oddzielnie, ale łączna kwota tych kosztów nie może przekroczyć 4500 złotych za cały rok podatkowy.
Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości 
Natomiast pracownik dojeżdżający z innej miejscowości korzysta z prawa do odliczenia kosztów w wysokości 300 złotych miesięcznie, co oznacza że ryczałt maksymalnie może wynieść 3600 złotych za rok podatkowy, jeśli pracuje u jednego pracodawcy.
Jeżeli posiada równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy, to ma prawo do pomniejszenia przychodów o 300 PLN miesięcznie za każdy z tych stosunków oddzielnie, ale łączna kwota tych kosztów nie może przekroczyć 5400 złotych za cały rok podatkowy.
Co bardzo ważne, w każdym z powyższych przypadków pracownik nie musi nawet dokumentować poniesionych wydatków, aby rozliczyć koszty.
Dodatkowe informacje
Aby otrzymać odliczenie kosztów uzyskania przychodu w wysokości 300 złotych miesięcznie trzeba złożyć wcześniej odpowiednie oświadczenie. Jest ono niezbędne ze względów formalnych. Musi ono zawierać informację i miejsce zamieszkania podatnika, inne niż miejsce wykonywania pracy.
Należy jednak mieć świadomość, że zapisy prawne podkreślają, iż koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 złotych miesięcznie nie mogą być odliczane, jeżeli podatnik dostaje dodatek za rozłąkę.
Wyższe koszty uzyskania przychodu – czy to możliwe?
Jeśli osoba dojeżdżająca do pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej wydała na dojazd więcej, niż wynoszą koszty określone kwotowo w ustawie PIT, wówczas może w rozliczeniu rocznym – zamiast kosztów kwotowych – uwzględnić faktycznie poniesione wydatki. Musi je jednak wtedy udokumentować imiennymi biletami okresowymi. W grę nie wchodzą tutaj więc wydatki na paliwo pracownika dojeżdżającego do pracy własnym samochodem, ani wydatki na taksówkę.
Koszty uzyskania przychodów w ramach umów zleceń i o dzieło
Ustawowe koszty uzyskania przychodów w ramach umów zleceń i umów o dzieło bez przeniesienia praw autorskich wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika ze środków podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawowe koszty są uwzględnione w PIT-11.
W przypadku umowy zlecenie i umowy o dzieło bez przeniesienia praw autorskich koszty uzyskania przychodu wyliczyć można według prostego wzoru. Należy odjąć od wynagrodzenia brutto sumę składek na ubezpieczenie społeczne, pokrywanych z części zleceniobiorcy. Następnie należy różnicę pomnożyć przez ustawową stawkę, czyli 20%.
