Kasy fiskalne online powoli stają się standardem w kolejnych branżach. Pierwotnie obowiązek ich stosowania miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców i obowiązywać od stycznia 2018 roku. Jednak Ministerstwo Finansów ostatecznie zmieniło podejście do tego tematu i postanowiło rozłożyć obowiązek stosowania kas fiskalnych online w czasie wyznaczając dość spory okres przejściowy. W związku z COVID-19 terminy te zostały przedłużone.
Jak sytuacja wygląda obecnie? Czym są kasy fiskalne online? Jak działają i jak wygląda to rozwiązanie pod względem kosztów? Od kiedy i dla jakich przedsiębiorców staną się one obowiązkowe? A jakie branże już zostały zobowiązane do korzystania z nich? Na te wszystkie pytania, odpowiedzi zostaną udzielone poniżej:
Kasy fiskalne online – co to?
Kasy fiskalne online to urządzenia, które przesyłają dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. System ten nazywany jest Centralnym Repozytorium Kas. Stosuje się także wobec niego skrócone określenie “Repozytorium”. Ich wprowadzenie to kolejny krok w uszczelnieniu podatku VAT.
Wszystkie informacje rejestrowane przez kasę online zapisywane są w pamięci fiskalnej, oraz podsumowane z końcem każdego dnia sprzedaży, podczas wykonywania raportu dobowego. W wykonanym raporcie dobowym nie można wprowadzić żadnych zmian. W związku z tym informacje o danym dniu sprzedaży zostają na stałe zapisane w pamięci wewnętrznej urządzenia. Ponadto jest to dokument przedkładany pracownikowi Urzędu Skarbowego podczas kontroli.
Dodatkowo kasa fiskalna online posiada możliwość zdalnej aktualizacji oprogramowania, a już w momencie jej włączenia do Repozytorium trafiają dane osobowe o właścicielu kasy i nabywa ona numer ewidencyjny. Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas co dwie godziny. Jest to domyślny czas, bowiem Repozytorium może zmieniać ten harmonogram połączeń. Co więcej, odbywa się to bez wiedzy użytkownika. Użytkownik kasy online ma obowiązek zapewnienia temu urządzeniu odpowiedniej infrastruktury, czyli dostępu do Internetu.
Które branże są już zobowiązane do korzystania z kas fiskalnych online?
Etap I
Od 1 stycznia 2020 roku kasę fiskalną online są zobowiązani posiadać:
- Świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów
- Sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych
Etap II
Od 1 stycznia 2021 roku zobowiązane do rejestracji na kasach fiskalnych online będą działalności:
- Świadczące stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem, czyli stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania (hotelarskie)
- Zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
Planowo obowiązek rejestracji na kasach fiskalnych online dla tych branż miał obowiązywać od 1 lipca 2020 roku, lecz ze względu na pandemię koronawirusa został on przesunięty na styczeń 2021.
Kasy fiskalne online – co zmieniło się od 1 lipca 2021?
1 lipca 2021 roku do grupy firm z obowiązkową kasą online, trafili również przedsiębiorcy świadczący usługi:
- Fryzjerskie
- Kosmetyczne i kosmetologiczne
- Budowlane
- W zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów
- Prawnicze
- Związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu (obiekty sportowe)
Kasy fiskalne online – co zmieni się w przyszłości?
Do 2023 roku podatnicy, niewymienieni w powyższych grupach będą mogli nadal 
wykorzystywać stare kasy fiskalne do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą zakupić starą kasę fiskalną kasy z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 roku. Nie oznacza to jednak, że wszyscy podatnicy będą zobowiązani do zakupu kasy fiskalnej online od 2023 roku – po prostu informacje na ten temat nie zostały jeszcze ujawnione.
Kasy fiskalne online – w jakim celu zostają wprowadzane?
Nowelizacja ustawy o VAT pod kątem kas fiskalnych online to temat, który wywołuje wiele obaw i wątpliwości u przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie zmian w tym zakresie ma poprawić kondycję finansową państwa oraz wykrywać i ograniczać oszustwa podatkowe. Cele wdrożenia nowych przepisów dotyczących rejestrowania przez podatników sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych zostały wyszczególnione poniżej. Są to:
- Uszczelnienie i walka z luką w VAT
- Zwiększenie akceptacji płatności bezgotówkowych oraz zapewnienie konsumentom dostępu do pieniądza elektronicznego, oraz paragonów elektronicznych
- Wprowadzenie nowego standardu protokołu komunikacyjnego do centralnego repozytorium kas dla nowych urządzeń fiskalnych wchodzących do eksploatacji
- Możliwie szybkie wycofanie z eksploatacji urządzeń, które są przestarzałe i nie mogą być dostosowane do nowych wymagań, a ich kontrola jest utrudniona
Podstawa prawna
Kwestia wprowadzenia kas fiskalnych online jest uregulowana w ustawie o podatku VAT oraz rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych. Nowelizacja ustawy weszła w życie 1 maja 2019 roku.
Wyrejestrowanie starej kasy fiskalnej
W momencie zarejestrowania kasy fiskalnej online, następuje obowiązek wyrejestrowania starej kasy. Przedsiębiorca, aby to uczynić, musi złożyć w Urzędzie Skarbowym wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji.
Koszt kasy fiskalnej online – ulga na zakup
Przedsiębiorcy, którzy wymieniają standardową kasę fiskalną na kasę online mogą skorzystać ze specjalnej ulgi podatkowej. Wynosi ona 90 % ceny zakupu, pod warunkiem, że nie przekracza 700 złotych. W praktyce raczej nigdy jej wartość nie sięga 90%, ponieważ najtańsze modele kas fiskalnych online oferowane na rynku to koszt rzędu 1300 PLN. 
W przypadku gdy kwota ulgi jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.
Przedsiębiorca wymieniający kasę fiskalną na kasę rejestrującą online musi zakupić urządzenie, które posiada potwierdzenie od prezesa GUM (Głównego Urzędu Miar). To jednak nie koniec działań i ponoszonych kosztów. Następnie trzeba zawrzeć umowę z serwisantem, który posiada wymagane uprawnienia. Kolejno trzeba zadbać o bezpieczne oraz stałe łącze Wi-Fi z Internetem. A na koniec przeprowadzić proces instalacji, jak również fiskalizacji kasy, przy serwisancie.
Kasy fiskalne online – jakie dane znajdują się w Centralnym Repozytorium Kas?
W Centralnym Repozytorium Kas znajdują się głównie dane z paragonów, czyli co, kiedy i za ile zostało sprzedane; oraz dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym informacje o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych.
Kasa fiskalna online a terminal płatniczy
Terminal płatniczy łączy się z kasą fiskalną online na zasadzie „plug and play”. Transakcje bezgotówkowe dzisiaj to już standard. Warto jednak pamiętać, że koszty, jakie poniesiemy, to nie tylko koszt, jaki generuje sam terminal płatniczy, prowizja i opłata za dzierżawę, ale także opłata aktywacyjna. Płatność za pośrednictwem terminala płatniczego podłączonego do kasy online odbywa się szybko i bezproblemowo. Dostępne są już także rozwiązania, pozwalające na zakup sprzętu 2w1, bez konieczności opłat za dzierżawę i prowizji od transakcji.
