W jaki sposób usprawnić wystawianie faktur vat w swojej firmie?

53

Faktura VAT stanowi podstawowy dowód na zakupiony przez klienta lub sprzedany przez przedsiębiorstwo towar lub usługę. To właśnie ten dokument stanowi oficjalne potwierdzenie, na którym widnieją takie informacje jak dane podmiotu sprzedającego, wartość brutto czy też właśnie naliczony podatek VAT. Jednak w dzisiejszych czasach cyfryzacji oraz przyspieszenia wykonywania wszelkich usług istnieją również sposoby na usprawnienie wystawiania faktur w swoim przedsiębiorstwie.

Czym dokładnie jest faktura VAT?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa faktura VAT to nic innego jak dokument poświadczający zakup lub sprzedaż towaru lub usługi na terenie Polski. Do wystawienia faktury zobowiązane są wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w Polsce zarówno dla osób fizycznych jak i prawnych. Sama faktura może przybierać formę papierową lub elektroniczną, przy jednoczesnym założeniu wystawienia tego dokumentu dla obu stron transakcji. Trzecią stroną, która również musi mieć dostęp do wystawionych faktur oraz pełnej dokumentacji finansowej są organy Skarbu Państwa.

Faktura VAT to przede wszystkim dokument, który musi zawierać następujące informacje i cechy:

  • numer faktury – niezbędny do identyfikacji pojedynczej transakcji;
  • data wystawienia faktury – jest to konieczne by określić czy np. produkt lub usługa zakupiona wybranego dnia jest objęta nadal okresem gwarancyjnym;
  • nazwa sprzedawanego towaru;
  • ilość sprzedanych towarów;
  • cena za jednostkę towaru lub usługi netto;
  • stawka podatku;
  • wartość ewentualnych obniżek ceny (rabatów);
  • kwota należności ogółem;

faktura VAT

Faktura złożona z powyższych informacji jest jedynym legalnym potwierdzeniem zakupu wybranego towaru lub usługi. Każda faktura powinna być przede wszystkim wyraźna, co oznacza, że wszystkie kwoty netto, stawki podatków czy dane identyfikacyjne podmiotu sprzedającego powinny być dobrze widoczne. Jedynie na podstawie tego dokumentu można dokonywać zwrotów lub zgłaszać wybrany towar do reklamacji.

W jaki sposób usprawnić wystawianie faktur?

Choć faktury stanowią podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji zakupu lub sprzedaży wybranego towaru czy też usługi część przedsiębiorstw wciąż poświęca wiele czasu na ich wystawienie. To samo dotyczy osób, które na swoje nazwisko lub na dane swojego podmiotu chcą otrzymać fakturę – konieczne jest wprowadzanie wielu newralgicznych danych by otrzymać fakturę. Dlatego też tak popularne stają się rozwiązania pozwalające na szybsze wystawianie faktury VAT co oszczędza czas i pozwala uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Najlepszym rozwiązaniem mogą okazać się programy automatycznie wystawiające faktury VAT na rzecz firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Dzięki temu obieg dokumentów staje się całkowicie zautomatyzowany i w prosty sposób można usprawnić wystawianie potwierdzeń zawartych transakcji między swoją firmą a klientami i kontrahentami.

Zalety korzystania z tego typu programu

Usprawnienie wystawiania faktur VAT przez zastosowanie automatycznego programu wiąże się z wieloma zaletami, które w krótkiej i dłuższej perspektywie czasu przyniosą jeszcze większe korzyści. Do zalet skorzystania z takiego oprogramowanie niewątpliwie zaliczają się:

  • zapewnienie sobie wygody w użytkowaniu – pierwszą i najważniejszą zaletą korzystania z takiego oprogramowania jest prostota obsługi i wygoda w używaniu go przy wystawianiu faktur. Taki program ma możliwość zapisywania danych newralgicznych takich jak dane podmiotu sprzedającego, dzięki czemu nie trzeba ich wprowadzać za każdym razem na osobne faktury. Co więcej taki program instalowany jest na komputerze gdzie nie zabiera on wcale dużo pamięci;
  • oszczędność czasu – dzięki takiemu programowi wystawienie faktury na dowolną ilość produktów/usług jest możliwe w dosłownie kilka/kilkanaście sekund. Dzięki temu klient ani sprzedawca nie musi poświęcać dodatkowych minut na wystawienie lub otrzymanie potwierdzenia w formie papierowej;
  • mobilność – dzięki temu, że programy tego typu nie zabierają dużo miejsca i są instalowane na komputerach można wystawiać faktury zarówno na komputerze jak i przez telefon/tablet. Dodatkowo faktury można wysyłać w formie elektronicznej na podany przez klienta adres mailowy co pozwala na zaoszczędzenie papieru i dodatkowo wspomaga działania na rzecz ekologii;
  • możliwość przechowywania danych historycznych przez długi czas w jednym miejscu – tego typu programy do wystawiania faktury VAT mają możliwość zapisywania wszystkich transakcji jakie zostały zrealizowane nawet do kilku lat wstecz. Dzięki temu w dowolnej sytuacji można wrócić do każdej wystawionej faktury w systemie elektronicznym i sprawdzić kwotę naliczonego podatku VAT czy też kwotę akurat wtedy obowiązujących rabatów;

program do faktur

Dzięki tego typu rozwiązaniom programy do wystawiania faktur VAT cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców prowadzących działalność stacjonarną jak i internetową. Na przykładzie firmy Rafsoft.net oferującej oprogramowanie do wystawiania faktur VAT można śmiało stwierdzić, że tego typu rozwiązania redefiniują księgowość i prowadzenie działalności gospodarczej wprowadzając oba te pojęcia w XXI wiek.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments