Prowadzenie firmy w dzisiejszych czasach nie jest niczym łatwym. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany ściśle dbać o swój budżet, a rosnące ceny opłat i rachunków nijak nie upraszczają sprawy. Istnieje jednak szereg rozwiązań pozwalających określonym formom działalności zredukować miesięczne bądź kwartalne wydatki i zaoszczędzić w ten sposób nieco pieniędzy. Jednym z przykładów może być wirtualne biuro.
To usługa, która już jakiś czas temu pojawiła się na rynku, a od tamtej pory zdążyła zyskać spore grono zwolenników. W poniższym wpisie wyjaśnimy więc czym są e-biura oraz podpowiemy, komu zaleca się z nich korzystać. Zapraszamy!
Wirtualne biuro – definicja
Usługa wirtualnego biura zawitała do Polski głównie z krajów Europy Zachodniej. Tamtejsze prowadzenie firm właśnie przy użyciu e-biur jest niemal codziennością i raczej nikogo nie dziwi fakt ich obecności. W naszym kraju niejednokrotnie można napotkać na opinie, w których to taka oferta nie jest przedstawiana w dobrym świetle. Najczęściej głosy te pochodzą jednak od osób, które z wirtualnym biurem nigdy nie miały nic wspólnego. Przedsiębiorcy będący w temacie bardzo chwalą sobie natomiast obsługę tych miejsc i często decydują się na trwałe przeniesienie działalności na wirtualny adres.
Wirtualne biuro z definicji jest rodzajem outsourcingu obsługi biurowej. Działa w sposób, dzięki któremu fizyczna obecność przedsiębiorstwa w konkretnym miejscu nie jest wymagana.
Jak rozumieć zasadę działania wirtualnego biura?
Powyższa definicja może być niezrozumiała dla osób niezainteresowanych wcześniej tematem. Postaramy się więc w prosty sposób rozwinąć myśl i wytłumaczyć, na czym w praktyce polega ta usługa. Wirtualne biuro to miejsce, które fizycznie widnieje na mapie i jest ulokowane zazwyczaj gdzieś w centrum dużego miasta. Przedsiębiorca korzystający z usługi otrzymuje taki adres do własnej dyspozycji, przez co może przypisać do niego swoją działalność gospodarczą.
Adres siedziby jest niezwykle ważny przy zakładaniu firmy, gdyż sama jej obecność w rejestrze musi być uzupełniona o dokładną lokalizację. Przedsiębiorcy pełniący swoje usługi z domu mogą więc zaadresować swoją działalność w takim miejscu, a następnie nawet się w nim nie pojawiać.
Jakie zalety posiadają e-biura?
Dla usług takich jak wirtualne biuro cennik jest niewątpliwie największą zaletą. Za wynajem fizycznego lokum w centrum miasta, przedsiębiorca musiałby ponosić miesięczne koszty liczone w tysiącach. Otrzymanie wirtualnego adresu to natomiast koszt rzędu kilkuset złotych na rok. To zdecydowana oszczędność pieniędzy, szczególnie dla działalności jednoosobowej.
Czy w rejestrze nie można wpisać swojego adresu zamieszkania? Można, jednak nie jest to zbytnio opłacalne z marketingowego punktu widzenia. Statystyki pokazują, iż lepsza lokalizacja wiąże się z większa ilością klientów. Głównym tego sprawcą jest algorytm, który w wynikach wyszukiwania zawsze uwzględnia pozycje znajdujące się bliżej centrum.
W wyżej wypisanej definicji można było napotkać na twierdzenie, że wirtualne biura są formą obsługi biurowej. Samo udostępnienie adresu siedziby nie jest więc zbytnią formą obsługi. Do tego dochodzi jeszcze szereg czynności, jakie pracownicy takich biur oferują swoim klientom. Mowa głównie o odbiorze korespondencji firmowej, która rzecz jasna musi przychodzić na adres placówki widniejący w KRS przedsiębiorcy. Segregacja listów i paczek przychodzących względem daty to usługa podstawowa. Za dodatkową opłatą, można skorzystać jeszcze z opcji wysyłki powiadomienia SMS odnośnie przybyłej korespondencji bądź nawet zrobienia skanu jej zawartości i wysyłki drogą mailową.
Każdy klient zyskuje również dostęp do swojego panelu online, przy użyciu którego ma wgląd do niezbędnych informacji dotyczących korespondencji.
Dla kogo przeznaczone jest wirtualne biuro?
Prawdę mówiąc, z wirtualnych biur mogą korzystać specjaliści z przeróżnych dziedzin. Mowa przede wszystkim o branży IT, doradztwie prawnym czy księgowości. Raczej nie będą w stanie skorzystać z niej osoby prowadzące np. warsztaty samochodowe, gdyż wymaga to fizycznego kontraktu z klientem.
