W dzisiejszych czasach rozwój gospodarki w coraz większym stopniu zależy od jej innowacyjności. Nic więc dziwnego, że podatnicy inwestujący w innowacje, mogą liczyć na preferencje podatkowe. Jedną z nich jest ulga badawczo-rozwojowa, która uchodzi dziś za jedną z najatrakcyjniejszych form wsparcia przedsiębiorców. W efekcie, z całą pewnością może dziś być ona doskonałą zachętą do rozwijania swojej firmy, szukania rozwiązań i realizowania następnych projektów.
Na czym polega ta ulga? Komu przysługuje i jakie działania mogą być nią objęte? Ile wynosi i jak z niej skorzystać? Co w sprawie ulgi badawczo rozwojowej zmienił Polski Ład? Na te pytania odpowiedzi zostaną przedstawione poniżej:
Ulga badawczo-rozwojowa – co to jest?
Ulga badawczo-rozwojowa, zwana także ulgą B+R, jest rozwiązaniem wprowadzonym przez ustawy o innowacyjności, zaprojektowanym jako narzędzie stymulujące wzrost innowacyjności polskiej gospodarki. Celem twórców ulgi było przyspieszenie przebudowy konstrukcji polskiej gospodarki, tak aby działalność innowacyjna z obszaru wysokich technologii i rozwiązań stawała się decydującym czynnikiem w tworzeniu wzrostu dochodu narodowego i podniesienia poziomu dobrobytu w Polsce.
Wysokość ulgi badawczo-rozwojowej
Wszyscy przedsiębiorcy niezależnie od wielkości posiadanej firmy, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową, mogą korzystać z dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania w wysokości 100% kosztów kwalifikowanych. W przypadku podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego, wysokość odliczeń może sięgać nawet do 150% kosztów kwalifikowanych. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.
W przypadku wystąpienia za rok podatkowy straty albo gdy wielkość dochodu jest niższa od kwoty przysługujących odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.
Jaką działalność obejmuje ulga badawczo-rozwojowa? 
W ustawach podatkowych umieszczono definicję działalności badawczo-rozwojowej. Znajdziemy ją w art. 4a pkt 26 o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawie o CIT). Zgodnie z tym przepisem działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Zgodnie z art. 4a pkt 27 ustawy o CIT badania naukowe obejmują dwie kategorie prac:
- Badania podstawowe – rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne
- Badania aplikacyjne – rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.
Ulga B+R obejmuje również tak zwane prace rozwojowe. Mowa tu o działalności obejmującej nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Komu przysługuje ulga badawczo-rozwojowa?
Istotne jest, że z ulgi B+R mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, są opodatkowani podatkiem dochodowym i wprowadzają do swojej firmy nowe produkty lub ulepszają już istniejące wersje bez tworzenia nowej technologii, niezależnie od wielkości prowadzonej przez siebie firmy oraz jej branży. Warunkiem uzyskania ulgi jest zatem prowadzenie działalności nastawionej na rozwój.
Do działalności badawczo-rozwojowej przedsiębiorcy nie potrzebują więc specjalnych laboratoriów, specjalistów, prowadzenia skomplikowanych badań, współpracy z ośrodkami naukowymi czy posiadania statusu ośrodka badawczo-rozwojowego. Wystarczą działania rozwojowe, które niekoniecznie muszą być zakończone sukcesem. Wynik prac i badań nie jest decydujący.
Dodatkowe warunki 
Aby podatnik mógł skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, poza prowadzeniem takiego rodzaju działalności jak te opisane powyżej, musi spełnić również dodatkowe warunki:
- Jest przedsiębiorcą opodatkowanym według skali podatkowej (PIT-36), podatkiem liniowym (PIT-36L) lub podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT)
- Musi ponieść koszty na działalność badawczo-rozwojową
Koszty te muszą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy CIT lub PIT - Koszty muszą mieścić się w zamkniętym katalogu kosztów uzyskania przychodów
Należy wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej w prowadzonej ewidencji, o której mowa w ustawie PIT i CIT - W zeznaniu rocznym podatnik musi wykazać koszty kwalifikowane, które podlegają odliczeniu
- Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie może przekraczać określonych ustawowo limitów
- Koszty kwalifikowane nie zostały podatnikowi w żadnej formie zwrócone.
Ulga badawczo-rozwojowa a koszty kwalifikowane
Co bardzo istotne, są to koszty, które zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodu według zasad ogólnych wynikających z prawa podatkowego. Katalog kosztów kwalifikowanych został ujęty w art. 26e ustawy PIT oraz w art. 18d ustawy CIT. Możemy do nich zaliczyć:
- Wynagrodzenia pracowników w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne
- Wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub o dzieło w części związanej z działalnością B+R, oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne
- Nabycie sprzętu specjalistycznego (który nie jest środkiem trwałym) oraz materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R
- Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w przepisach o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od nich wyników prowadzonych przez nich badań naukowych, na potrzeby działalności B+R
- Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności B+R, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem
- Nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności B+R, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem
- Wskazane koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego
- Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością (z zastrzeżeniem centrów badawczo-rozwojowych).
Dodatkowe koszty kwalifikowane dla centrów B+R
Podatnicy, którzy posiadają status centrum badawczo-rozwojowego, mają prawo uznać za koszty kwalifikowane, na zasadach określonych w ustawie CIT, także:
- Odpisy amortyzacyjne od budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością i które są wykorzystywane w prowadzonej działalności B+R
- Koszty dot. ekspertyz lub opinii ponoszone na rzecz podmiotów innych niż jednostki naukowe.
Jak skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej?
Odliczenia ulgi badawczo-rozwojowej podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym na podstawie wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów kwalifikowanych. Dostępne są formularze, za pomocą których przedsiębiorcy odliczają ulgę B+R. Są to:
- Załącznik do głównego zeznania podatkowego PIT-BR do PIT-36 bądź PIT-36L
- Załącznik do głównego zeznania podatkowego CIT-BR do zeznań CIT-8, CIT-8A, CIT-8B.
Przedsiębiorca, który składa deklarację roczną, wypełnia wybrany załącznik i dołącza go do zeznania podstawowego, aby wykazać wysokość należnej ulgi.
Odpowiednia księgowość
Co ważne, podatnicy którzy zamierzają skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, są obowiązani w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnić koszty działalności B+R. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów kwoty kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (które będą odliczane od podstawy obliczenia podatku) należy dodatkowo wyszczególnić w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.
Ilu przedsiębiorców skorzystało już z ulgi badawczo-rozwojowej?
W 2020 roku z ulgi B+R skorzystało 1632 podatników CIT oraz 1605 podatników PIT, czyli o 27,6% więcej podmiotów gospodarczych niż w 2019. Podatnicy CIT za 2020 rok odliczyli od podstawy opodatkowania 3,13 miliarda złotych (wzrost o 39,4%), a podatnicy PIT 503 miliony złotych (wzrost o 34,3%). Łącznie, odliczono od podstawy opodatkowania 3,63 miliarda złotych, czyli o 43,1% więcej niż rok wcześniej.
Ulga badawczo-rozwojowa a Polski Ład
Nowy, wyższy limit odliczeń
Od 2022 roku kwota przysługującego odliczenia kosztów kwalifikowanych zwiększy się do 200% dla wszystkich podatników, w przypadku kosztów kwalifikowanych związanych z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych do działalności badawczo-rozwojowej. Dla podatników mających status Centrum Badawczo-Rozwojowego dodatkowy odpis w wysokości 200% kosztów kwalifikowanych będzie obejmował wszystkie rodzaje kosztów kwalifikowanych, z wyjątkiem kosztów związanych z ochroną patentową dla dużych podatników (tu pozostanie 100% dodatkowego odpisu).
Ulga na zatrudnienie innowacyjnych pracowników 
To jednak nie koniec korzystnych rozwiązań. Otóż, w przypadku, gdy w danym roku podatnik nie może rozliczyć ulgi B+R w zeznaniu rocznym ze względu na zbyt niski dochód lub poniesienie straty, w kolejnym roku będzie mógł teraz odliczyć koszty kwalifikowane od zaliczek na podatek PIT osób fizycznych zatrudnionych u niego na podstawie umowy o pracę, umów cywilno-prawnych czy też praw autorskich. Chodzi o tych pracowników, którzy w danym miesiącu co najmniej 50% swojego czasu poświęcili na działalność badawczo-rozwojową. Rozwiązanie jest nazywane “ulgą na zatrudnienie innowacyjnych pracowników”.
Łączenie ulgi badawczo rozwojowej z ulgą IP Box.
Co więcej, z ulgą badawczo-rozwojową będzie teraz można łączyć już istniejącą ulgę IP Box, której istotą jest obniżenie stawki podatku PIT lub CIT do 5% w przypadku, gdy przedsiębiorca osiąga dochód z komercjalizacji praw własności intelektualnej. Więcej na temat ulgi IP Box przeczytasz tutaj.
Jest to istotna zmiana rozwiązująca dotychczasowe problemy. Do tej pory możliwe było bowiem jedynie naprzemienne stosowanie ulgi B+R oraz IP Box w odniesieniu do różnych procesów produkcyjnych w tym samym roku podatkowym oraz stosowanie obydwu preferencji odnośnie jednego projektu, oddzielnie w różnych fazach jego tworzenia i wprowadzania na rynek.
Tą zmianą zainteresować powinny się przede wszystkim firmy z branży informatycznej, o ile ponoszą faktycznie koszty kwalifikowane, które mogą być rozliczone w ramach ulgi – czyli, przede wszystkim, o ile zatrudniają one pracowników na bazie umowy o pracę, względnie umowy cywilnoprawnej, nie zaś współpracują z programistami tworzącymi oprogramowanie na zasadach B2B.
