Zbliżające się wielkimi krokami wakacje to czas, w którym zdecydowana większość polskich rodzin myśli nad zorganizowaniem swoim dzieciom wartościowego, interesującego wypoczynku, co oczywiście pozwoli także rodzicom na chwilę wytchnienia.
W tym celu najczęściej decydują się na takie formy zorganizowanego wypoczynku jak kolonie i obozy, ponieważ w ramach takich wyjazdów dzieci mogą liczyć nie tylko na świetną zabawę, związaną z różnymi niecodziennymi atrakcjami, ale również na nawiązanie trwałych i cennych relacji z rówieśnikami. Na dodatek spędzają one czas aktywnie i na świeżym powietrzu – nic więc dziwnego, że taka forma wypoczynku cieszy się niesłabnącą popularnością.
Czy w takim razie organizowanie kolonii i letnich obozów może być dobrym pomysłem na dochodowy, sezonowy biznes? Czy każdy może prowadzić taką działalność? Jakie obowiązki spoczywają na organizatorze takiej formy wypoczynku dla dzieci? Na co należy zwrócić szczególną uwagę, aby zmaksymalizować szanse na odniesienie sukcesu w tym obszarze? Odpowiedzi na te pytania zostaną zaprezentowane poniżej:
Organizacja kolonii i obozów dziecięcych w świetle prawa 
Na wstępie trzeba zauważyć, że Ustawa o systemie oświaty regulując kwestię organizacji kolonii, obozów, czy biwaków posługuje się pojęciem “wypoczynku”.
Określenie to jest zdefiniowane w następujący sposób: “wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku.”
Jednocześnie zaznaczono, że przepisom tej ustawy nie podlega wypoczynek organizowany dla dzieci własnych lub dzieci znajomych przez rodzinę lub osoby znane rodzicom osobiście.
Kto może być organizatorem wypoczynku?
Co bardzo istotne, zgodnie z art. 92c ustawy o systemie oświaty, organizatorem wypoczynku mogą być:
- Szkoły i placówki
- Przedsiębiorcy wpisani w rejestr organizatorów turystyki i pośredników turystycznych
- Osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające odpowiedzialności prawnej – zarówno w celu niezarobkowym jak i zarobkowym
Podstawowe obowiązki wynikające z ustawy
Zgłoszenie do kuratorium oświaty
Co najistotniejsze, każdy zorganizowany wypoczynek dzieci i młodzieży musi być przed rozpoczęciem zgłoszony przez organizatora do właściwego miejscowo kuratorium oświaty. Wynika to z prostego faktu – każdy zorganizowany wypoczynek musi znajdować się w rządowej bazie wypoczynkowej, aby zainteresowani rodzice i opiekunowie prawni mogli zweryfikować organizatora.
Zgodnie z wymogami Ministerstwa Edukacji Narodowej, przynajmniej 21 dni przed wyjazdem, organizator powinien złożyć formularz zgłoszeniowy wypoczynku. Dokument wypełnia się drogą elektroniczną, a jego wydruk składa się w regionalnym kuratorium (miejsca, z którego wycieczka wyjeżdża).
Co musi zawierać formularz? 
Wraz z formularzem należy podać wykaz całej kadry, która będzie przebywać razem z dziećmi podczas wyjazdu, poczynając od kierownika. Podajemy jego imię, nazwisko, kwalifikacje, dokumenty oraz numer kontaktowy. Podobnie czynimy z wychowawcami. Wszyscy pracownicy muszą mieć przede wszystkim ważny dokument, zaświadczający, że ukończyli kurs na wychowawcę kolonijnego.
Przy każdej formie wypoczynku należy również zapewnić kadrę medyczną. Jeżeli wraz z dziećmi i opiekunami jedzie pielęgniarka lub lekarz, bez wątpienia należy to również umieścić w formularzu wypoczynku. Jeżeli nie, niezbędne jest podpisanie umowy z pobliskim miejscu docelowemu ośrodkiem zdrowia.
Ponadto, formularz musi zawierać informacje dotyczące liczby turnusów, daty ich trwania, liczby dzieci na każdym z turnusów, miejsca organizacji oraz informację czy będzie to wypoczynek wędrowny, czy stacjonarny. W przypadku wypoczynku stacjonarnego należy sprecyzować, z jakich budynków będziemy korzystać i czy posiadają one infrastrukturę komunalną.
Formularz składa się w formie papierowej
Wydrukowany formularz należy złożyć do kuratorium właściwego ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora. Dokumentów nie trzeba wysyłać osobiście, istnieje możliwość przesłania ich za pomocą poczty, jednak należy pamiętać, że zgłoszenie musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania organizacji. Według obowiązujących przepisów kurator oświaty niezwłocznie po umieszczeniu zgłoszenia w bazie ma obowiązek udostępnić wersję elektroniczną zgłoszenia.
Zapewnienie odpowiednich warunków wypoczynku
Ponadto, ustawa o systemie oświaty stanowi, że organizator zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki wypoczynku. Oznacza to w szczególności obowiązek organizowania wypoczynku w obiekcie lub na terenie spełniającym wymagania ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno-sanitarne. W przypadku wypoczynku z udziałem dzieci i młodzieży niepełnosprawnej wypoczynek powinien być zorganizowany w obiekcie lub na terenie dostosowanym do potrzeb wynikających z rodzaju niepełnosprawności uczestników wypoczynku.
Zapewnienie odpowiedniej kadry, opieki medycznej i programu
Co więcej, organizator musi zapewnić odpowiednią kadrę wypoczynku, dostęp do opieki medycznej oraz program wypoczynku i zajęcia dostosowane do wieku, zainteresowań oraz potrzeb uczestników, ich stanu zdrowia, sprawności fizycznej i umiejętności. Obowiązkiem organizatora jest także żywienie zgodne z zasadami higieny żywienia a także bezpieczne korzystanie z wyznaczonego obszaru wodnego oraz bezpieczne przebywanie w górach – jeśli oczywiście organizowany przez nas wypoczynek ma odbywać się na takim obszarze. 
Ponadto, liczba uczestników wypoczynku pozostających pod opieką jednego wychowawcy na takim wyjeździe nie może przekraczać 20 osób. W przypadku zaś grupy z dziećmi do 10 roku życia oraz grupy mieszanej, w której są dzieci do 10 roku życia, liczba uczestników wypoczynku pozostających pod opieką jednego wychowawcy wypoczynku nie może przekraczać 15 osób.
Należy również wiedzieć, dopuszczalny jest udział nie więcej niż dwóch uczestników niepełnosprawnych lub przewlekle chorych w grupie pozostającej pod opieką jednego wychowawcy. W przypadku wypoczynku organizowanego wyłącznie dla dzieci niepełnosprawnych lub przewlekle chorych liczba uczestników wypoczynku w grupie pozostającej pod opieką jednego wychowawcy wypoczynku powinna być zgodna z liczbą dzieci w oddziale przedszkola specjalnego, oddziale specjalnym w przedszkolu ogólnodostępnym, oddziale szkoły specjalnej oraz oddziale specjalnym odpowiednio w szkole podstawowej ogólnodostępnej, gimnazjum ogólnodostępnym lub szkole ponadgimnazjalnej ogólnodostępnej, właściwej dla wieku tych uczestników.
Co w przypadku kolonii i obozów poza granicami Polski?
Mało tego – w przypadku wypoczynku organizowanego za granicą, mamy obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia na rzecz uczestników wypoczynku. Dodatkowo, co najmniej jedna osoba spośród kadry wypoczynku musi znać język obcy na poziomie umożliwiającym porozumiewanie się w krajach tranzytowych i kraju docelowym.
Nie tylko ustawa o systemie oświaty
Co bardzo istotne, organizatorów i kadrę wypoczynku dla dzieci i młodzieży obejmują nie tylko przepisy ustawy o systemie oświaty, ale również przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 roku w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży.
Obowiązki kierownika wypoczynku wynikające z rozporządzenia MEN
W konsekwencji, zgodnie z tym rozporządzeniem do obowiązków kierownika wypoczynku należy konkretnie:
- Kierowanie wypoczynkiem
- Opracowywanie planu pracy oraz rozkładu dnia podczas wypoczynku i kontrola ich realizacji
- Ustalenie i przydzielenie szczegółowego zakresu czynności wychowawcom wypoczynku, trenerom i instruktorom sportu, rekreacji, animacji kulturalno-oświatowej, lektorom języka i innym osobom prowadzącym zajęcia podczas wypoczynku
- Kontrola wykonywania obowiązków przez osoby wymienione powyżej
- Zapewnienie uczestnikom wypoczynku właściwej opieki od momentu przejęcia ich od rodziców do czasu ponownego przekazania rodzicom; w przypadku pełnoletnich uczestników wypoczynku – z miejsca i do miejsca zbiórek wyznaczonych przez organizatora wypoczynku
- Nadzór i przestrzeganie bezpiecznych i higienicznych warunków wypoczynku
- Zapewnienie uczestnikom wypoczynku korzystania wyłącznie z wyznaczonych obszarów wodnych, w obecności ratownika wodnego i wychowawcy wypoczynku
- Zapewnienie zróżnicowanej diety uczestnikom wypoczynku
- Przekazanie organizatorowi wypoczynku niezwłocznie po zakończeniu wypoczynku dziennika zajęć i kart kwalifikacyjnych
- Udostępnienie na wniosek rodziców albo pełnoletniego uczestnika wypoczynku kopii karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku
- Nadzór nad realizacją programu
- Podział uczestników wypoczynku na grupy
Trzeba przy tym również wiedzieć, że kierownik wypoczynku musi posiadać ukończony kurs instruktażowy i co najmniej trzyletnie doświadczenie w pracy opiekuńczo-wychowawczej. 
Kto może zostać wychowawcą na kolonii lub obozie?
Przede wszystkim wychowawcą może być wyłącznie osoba pełnoletnia. Drugim warunkiem niezbędnym jest posiadanie minimum wykształcenia średniego. Wychowawca musi być również osobą zdrową zarówno fizycznie, jak i psychicznie. Praca z dziećmi wymaga bowiem ogromnych pokładów cierpliwości. Ustawa wyklucza również osoby okaleczone, dlatego że swoim wyglądem mogą wzbudzać u dzieci lęk. Wymagane jest tutaj również zaświadczenie o niekaralności.
Konieczne jest również ukończenie kursu na wychowawcę wypoczynku. Tego obowiązku nie mają jedynie:
- Nauczyciele
- Instruktorzy harcerscy w stopniu co najmniej przewodnika
- Trenerzy i instruktorzy sportowi, którzy uzyskali tytuł trenera i instruktora sportu
- Osoby pracujące z dziećmi w placówkach wsparcia dziennego lub placówkach opiekuńczo-wychowawczych
Obowiązki wychowawcy
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży stanowi, że do obowiązków wychowawcy wypoczynku należy:
- Zapoznanie się z kartami kwalifikacyjnymi uczestników wypoczynku
- Poinformowanie kierownika wypoczynku o specjalnych potrzebach uczestników wypoczynku
- Prowadzenie dziennika zajęć realizowanych podczas wypoczynku
- Opracowywanie planu pracy uczestników wypoczynku zorganizowanych w grupę
- Organizowanie zajęć zgodnie z rozkładem dnia
- Realizacja programu
- Sprawowanie opieki nad uczestnikami wypoczynku zorganizowanymi w grupę w zakresie higieny, zdrowia, wyżywienia oraz innych czynności opiekuńczych
- Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom wypoczynku zorganizowanym w grupę
- Prowadzenie innych zajęć zleconych przez kierownika wypoczynku
Organizacja kolonii a podatek VAT
Usługi organizacji kolonii i obozów dla dzieci i młodzieży są klasyfikowane jako pozostałe usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi. Są zatem opodatkowane VAT według stawki 8% jako usługi związane z zakwaterowaniem.
Stawka ta ma jednak zastosowanie tylko wtedy, gdy kolonie i obozy organizowane są we własnych ośrodkach. Wynika to z tego, że w innych przypadkach usługi organizacji kolonii i obozów dla dzieci i młodzieży mają charakter usług turystyki opodatkowanych według procedury marży. Usługi takie są zaś, co do zasady, opodatkowane VAT według stawki podstawowej 23%.
Warto dodać, że świadczone usługi organizacji obozów i kolonii z reguły częściowo składają się z usług własnych. Wówczas usługi te w części, w jakiej składać się będą z nabytych towarów i usług, będą opodatkowane VAT według stawki 23% (i w części tej podstawą opodatkowania będzie marża). Natomiast w części, w jakiej składać się będą z usług własnych, będą opodatkowane według stawek właściwych dla tych usług. Dla przykładu będzie to stawka w wysokości 8% w przypadku transportu osób czy zwolnień od podatku obejmujących niektóre usługi edukacyjne.
Organizacja kolonii może być intratnym, lecz bardzo wymagającym biznesem
Podsumowując, ze względu na utrzymujący się bardzo wysoki popyt na zorganizowane wyjazdy wypoczynkowe dla dzieci i młodzieży, na takim biznesie można sporo zarobić, marże są dość wysokie.
Jednak, jak zostało dokładnie opisane powyżej, sama organizacja kolonii i obozów jest bardzo wymagającym i ściśle uregulowanym zadaniem, na które trzeba poświęcić mnóstwo czasu i oczywiście uwagi, aby każdy szczegół był dopięty na ostatni guzik.
