Jakiś czas temu spore poruszenie wywołała zapowiedź wprowadzenia KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Powoli zbliża się data wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF przez polskie przedsiębiorstwa. Dlatego warto wyjaśnić, o czym mowa i jakie korzyści z wprowadzenia tego rozwiązania mogą czerpać firmy.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF – Krajowy System e-Faktur, czyli specjalna platforma do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur drogą elektroniczną przez firmy zarejestrowane w Polsce.
Czym jest e-faktura, czyli właśnie faktura elektroniczna? Obecnie jest to już w pełnoprawna faktura, tyle, że nie w wersji papierowej, ale cyfrowej. Mowa o pliku dokumentującym transakcje. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 znowelizowanej ustawy o VAT za e-fakturę uznaje się „fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.”
Już dzisiaj wiele firm wystawia e-faktury, ograniczając się tylko do wersji cyfrowych dokumentów. Jednak dokumenty te przechowują wyłącznie na swoich dyskach lub w wykupionych usługach chmurowych. Teraz ma się to zmienić za sprawą KSeF. Otóż jest to system krajowy, nadzorowany przez organy państwowe. Każdej fakturze, wystawionej w KSeF, nadany zostanie numer tzw. ID KSeF. Nadanie numeru ID jest jednoznaczne z otrzymaniem faktury przez kontrahenta i wprowadzeniem faktury do obrotu gospodarczego. Przedsiębiorca będzie mógł nadal przechowywać dokument po swojej stronie. Jednak nie będzie miał już takiego obowiązku, który póki co na nim spoczywa na wypadek kontroli skarbowych. W KSeF będą wystawiane, odbierane i przechowywane tylko i wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Załączniki czy specyfikacje do faktury nie trafią do KSeF. Definicję faktury ustrukturyzowanej znajdziemy w art. 2 pkt 32a VAT, zgodnie z nią faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Komfort dla przedsiębiorstwa
Zdania przedsiębiorców na temat KSeF są podzielone, jednak coraz większa ich liczba przekonuje się do tego rozwiązania. Za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur firmy zyskają spory komfort. Istotne jest to, o czym wspomnieliśmy już wyżej. Otóż firmy nie będą musiały przechowywać faktur w swoich systemach. Oznacza to sporą oszczędność przestrzeni cyfrowej, ale też czasu, poświęcanego na porządkowanie faktur. Dokumenty w krajowym systemie mają być uporządkowane i dostępne dla firmy w każdym momencie. Co więcej, wprowadzenie systemu może w przyszłości oznaczać wycofanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, który sprawia niektórym przedsiębiorcom sporo kłopotu. Teraz gdy państwo zyska dostęp do faktur elektronicznych, JPK może okazać się zbędny.
Co więcej, za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur firmy uzyskają dostęp do jednolitego wzoru faktur. Koniec z zastanawianiem się, jak powinna wyglądać dana faktura i jakie zapisy zawierać. Wystarczy wykorzystać wzór dostępny w systemie.
Inne kontrole skarbowe
Kolejną korzyścią, z której nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, będą rzadsze kontrole skarbowe. Obecnie zdarzają się one dosyć często. Każda kontrola to stres dla przedsiębiorcy i pracowników danej firmy. Ponadto do kontroli trzeba się odpowiednio przygotować, choćby organizując niezbędne dokumenty. Sama kontrola zabiera też cenny czas przedsiębiorcy. Teraz gdy wszystkie faktury znajdą się w jednym systemie, tak częste kontrole skarbowe będą zupełnie zbędne. Dlatego też prawdopodobnie będą się odbywały rzadziej.
Niewątpliwie wprowadzenie KSeF to swego rodzaju rewolucja. Na ostateczną ocenę tego rozwiązania warto zaczekać do momentu jego wdrożenia. Jednak już teraz widać wyraźnie pewne korzyści, na jakie mogą liczyć przedsiębiorcy w związku z wprowadzeniem omawianego systemu.
