Szkolenia na rynku pracy są coraz bardziej popularną formą rozwoju i inwestycji. Niestety, nie zawsze pracodawcy posiadają na nie fundusze. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi im Krajowy Fundusz Szkoleniowy, który wprowadzony został w 2014 roku, dzięki nowelizacji Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Na czym polega to rozwiązanie? Kto może starać się o środki z KFS? Na co można następnie przeznaczyć to dofinansowanie? Przekonamy się poniżej:
Krajowy fundusz szkoleniowy – co to jest? 
Krajowy Fundusz Szkoleniowy stanowi wydzieloną cześć Funduszu Pracy, przeznaczoną na dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców, podejmowanego z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Sam Fundusz Pracy jest funduszem celowym, finansowanym ze składek odprowadzanych przez pracodawców i przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Jego zadaniem jest przede wszystkim aktywizacja osób bezrobotnych oraz merytoryczne wsparcie rynku pracy.
KFS zostało utworzone w celu zapobiegania utracie zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy powinno poprawić zarówno pozycję firm jak i samych pracowników na konkurencyjnym rynku pracy.
Krajowy Fundusz Szkoleniowy uznawany jest za rozwiązanie pomocowe stosowane w doskonaleniu umiejętności zawodowych, a także umożliwiającym dostosowanie się pracowników do zmian mających miejsce w obrocie gospodarczym oraz kierunków potencjalnych działań wynikających ze strategii przedsiębiorstwa.
Podstawa prawna
Zasoby Krajowego Funduszu Szkoleniowego mogą zatem stanowić dla pracodawców cenną pomoc. KFS jest regulowany przez przepisy Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz w szczególności rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie przyznania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
Wysokość KFS w 2022
W 2022 roku na wydatki Krajowego Funduszu Szkoleniowego przeznaczono kwotę 179,7 miliona złotych z czego została wydzielona kwota 2,2 miliona PLN na działania 16 Wojewódzkich Urzędów Pracy i urzędu obsługującego Ministra właściwego do spraw pracy – po 132 tysiące złotych dla każdego podmiotu.
Kto może uzyskać wsparcie z KFS?
O środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego może wystąpić każdy pracodawca w rozumieniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia, który zatrudnia przynajmniej jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Forma prawna działania pracodawcy nie ma znaczenia – może być to zarówno osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółka.
Na jaki cel można przeznaczyć dofinansowanie? 
Środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego pracodawca może przeznaczyć na:
- Doprecyzowanie potrzeb szkoleniowych, które można będzie zaspokoić dzięki środkom KFS
- Kursy i studia podyplomowe oraz egzaminy w których wezmą udział pracownicy z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą
- Badania lekarskie i psychologiczne, jeśli okażą się niezbędne
- Ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z udziałem w kształceniu ustawicznym
Jak złożyć wniosek o wsparcie z KFS?
Gdzie złożyć wniosek?
Wniosek o przyznanie środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego na kształcenie ustawiczne należy złożyć do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności zgodnie z terminami naboru określonymi przez Powiatowy Urząd Pracy.
Wniosek o uzyskanie dofinansowania pracodawca może złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku konieczne jest podpisanie wniosku za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wniosek składa się w Urzędzie Pracy właściwym ze względu na siedzibę przedsiębiorcy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Co musi zawierać wniosek?
We wniosku o przyznanie dofinansowania pracodawca powinien wskazać:
- Swoje dane: nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej, numer REGON oraz oznaczenie PKD, a także informację o liczbie zatrudnionych pracowników, imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej
- Działanie, na jakie dofinansowanie ma zostać przeznaczone, liczbę osób, których wydatek dotyczy, formę kształcenia, koszty kształcenia i termin realizacji wskazanych działań
- Całkowitą wysokość kosztów kształcenia, wnioskowaną wysokość środków z KFS oraz wysokość wkładu własnego
- Uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS
- Uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z informacjami dotyczącymi realizatora
- Informację o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS
Załączniki
Wniosek powinien również zawierać załączniki wskazane w przepisach rozporządzenia. Mowa tutaj o:
- Zaświadczeniach lub oświadczeniu o pomocy de minimis
- Informacjach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej
- Kopii dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
- Programie kształcenia ustawicznego lub zakresie egzaminu
- Wzorze dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących
Inne ważne informacje
Nabory dotyczące wniosku są różnie ogłaszane, może to być tylko jeden nabór albo może mieć charakter powtarzany do wyczerpania ustalonego limitu środków. W przypadku gdy pracodawca złożył wniosek, który obarczony zostałby brakami formalnymi, ma szansę na jego poprawę. Starosta wyznacza pracodawcy termin nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni do jego poprawienia.
Urząd Pracy powinien rozpatrzyć wniosek w terminie 30 dni. Sposób wydatkowania środków przez pracodawcę może zostać skontrolowany przez starostę. Jeśli pracownik nie ukończy szkolenia, na które zostało przyznane dofinansowanie, pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu uzyskanych z KFS środków.
Wysokość dofinansowania
Można otrzymać środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego na sfinansowanie kształcenia ustawicznego podejmowanego przez siebie i swoich pracowników w wysokości:
- 80% kosztów kształcenia ustawicznego, ale nie więcej niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika
- 100% kosztów kształcenia ustawicznego – w przypadku mikroprzedsiębiorcy (do 10 osób zatrudnionych) – ale nie więcej niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.
