Wyjazd służbowy pracownika odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy w celu wykonywania zadań związanych z pracą. Potocznie nazywa się go delegacją. O wyjeździe służbowym mówimy wówczas, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Jest ona także obowiązkiem pracownika – prawo odmowy do niej jedynie przysługuje kobietom w ciąży oraz osobom opiekującym się dzieckiem do lat 4. Oczywiście każda podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami, które leżą po stronie przedsiębiorcy.
Oznacza to, że praca w delegacji z całą pewnością ma swoje dobre strony i otwiera wiele możliwości rozwoju. Nie jest to jednak komfortowy obowiązek dla każdego – wielu pracowników uważa podróże służbowe za wyjątkowo uciążliwą część pracy. Jakie są wady i zalety delegacji? Dla kogo powinna ona stanowić wyjątkowo korzystne rozwiązanie? Przekonamy się poniżej. Zacznijmy jednak od wyjaśnienia na czym w ogóle polega praca w delegacji:
Praca w delegacji – co to znaczy? 
Podstawowe informacje
Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu Pracy wyjazd służbowy to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Wynika z tego, że dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest spełnienie wszystkich warunków, co oznacza, że wyjazd pracownika:
- Musi być poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy
- Powinien być zlecony przez pracodawcę
- Jest w celu wykonania określonego służbowego zadania.
Mimo spełnienia wszystkich tych warunków nie każdy wyjazd pracownika może być jednak traktowany jak podróż służbowa. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 165/06, “jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stałym miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”.
Polecenie wyjazdu służbowego
Dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. To na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać:
- Dane pracownika, który odbywa podróż służbową
- Cel wyjazdu
- Termin wyjazdu i czas jego trwania
- Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży
- Środek transportu
- Informacje o zaliczce, jaką pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży
- Termin rozliczenia się
- Podpis osoby do tego upoważnionej.
Koszty delegacji, które pracodawca musi ponieść
Z tytułu wyjazdu służbowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków, do których zalicza się:
- Koszty przejazdów i dojazdów
- Koszty noclegów
- Diety
- Inne udokumentowane wydatki.
Rodzaje delegacji
Delegacja krajowa
Wyjazdy służbowe dzielimy podstawowo na krajowe i zagraniczne. Czym się one różną? W pierwszej kolejności oczywiście wysokością diety. Ich wartości są ściśle określone przez przepisy. W przypadku delegacji krajowej dieta wynosi 30 złotych za dobę podróży i jest uzależniona od długości wyjazdu służbowego. Gdy trwa on:
- Krócej niż 8 godzin – nie przysługuje,
- Od 8 do 12 godzin – uprawnia do otrzymania diety w połowie jej wysokości (15 PLN)
- Powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 złotych).
Dieta w przypadku delegacji krajowej ulega także pomniejszeniu o koszt otrzymanego bezpłatnego posiłku:
- Śniadanie i kolacja – po 25% diety
- Obiad – o 50% diety.
Delegacja zagraniczna
Inaczej jest w przypadku zagranicznych podróży służbowych, kiedy dieta przeznaczona jest na wyżywienie oraz na inne drobne wydatki. Sama wysokość diety jest natomiast uzależniona od państwa, do którego pracownik się udaje. W przypadku niepełnej doby wysokość diety wynosi:
- Do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej
- Do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej
- Ponad 12 godzin – pełna dieta.
Zapewnienie pracownikowi będącemu na delegacji zagranicznej wyżywienia, obniża wysokość diety:
- Śniadania – o 15% diety
- Obiady i kolacje – po 30% diety.
Ponadto, jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25% diety. W przypadku delegacji krajowej nic podobnego nie przysługuje.
Różnice pod względem rozliczania kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej
Koszty związane z wyjazdem służbowym są zwykle rozliczane dopiero po powrocie pracownika. Podwładny ma 14 dni na rozliczenie delegacji, do której ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki. Gdy delegacja odbywa się poza granice Polski, pracodawca jest jednak zobowiązany do wydania pracownikowi zaliczki. W przypadku wyjazdu krajowego jest ona wypłacana tylko na wniosek pracownika. Co ważne, wniosku nie trzeba nawet składać w formie pisemnej – wystarczy prośba ustna. Zaliczki powinno udzielić się na podstawie kalkulacji kosztów podróży.
Więcej informacji na temat delegacji w ujęciu prawnym znajdziesz w tym artykule.
Przejdźmy teraz do plusów i minusów pracy w delegacji:
Praca w delegacji – zalety 
Oderwanie od rutyny
Największą zaletą wyjazdów służbowych jest przede wszystkim to, że delegacja może być przyjemną odskocznią od codzienności. Można nie tylko odpocząć od spędzania niezliczonej ilości godzin za biurkiem, lecz także od codziennej monotonii. Pracownik po takim wyjeździe w delegację zapewne wróci do pracy z nową energią i pomysłami, które umożliwią jego dalszy rozwój. Wiele osób bardzo ceni sobie takie interesujące urozmaicenie pracy.
Odmienne doświadczenia zawodowe
To jednak nie koniec plusów. Otóż, podróżując po Polsce, Europie lub świecie pracownik poznaje specyfikę pracy w innych miastach, regionach i krajach. Ma okazję obserwować nowatorskie, oryginalne rozwiązania stosowane w pracy w obcych dla niego miejscach i przejmować te najefektywniejsze techniki.
Realizowanie pasji podróżniczych
Wyjazdy w podróże służbowe umożliwiają również realizowanie pasji podróżniczych (przynajmniej w pewnym stopniu), bez ponoszenia większych kosztów. Praca w delegacji nie trwa przecież całą dobę, a w wolnym czasie można zwiedzać nowe miejsca, w których się przebywa służbowo. Dzięki temu pracownik może łączyć swoje obowiązki związane z wykonywanym zajęciem, z osobistym zamiłowaniem do podróżowania i to bez konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków na podróż.
Nowe, cenne kontakty
W trakcie delegacji pracownik może poznawać zdolnych, doświadczonych ludzi działających w naszej branży. Poszerzanie sieci kontaktów zawodowych umożliwia mu rozwój, dbanie o własną karierę zawodową i może być wartościowym źródłem inspiracji.
Większy zarobek
Jak zostało wyżej wyjaśnione, obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie lub zwrot kosztów podróży służbowej. Minimalne stawki, które przysługują pracownikowi są ściśle uregulowane prawnie. Co więcej, nic nie stoi na przeszkodzie by pracodawca ustalił wyższe rekompensaty, dodatkowo wynagradzając pracownikom konieczność zmiany planów i rozłąkę z najbliższymi.
Rozwój umiejętności posługiwania się językami obcymi
Praca w delegacji oferuje również możliwość dalszego rozwoju osobistego. Pomijając już wcześniej wspomniany aspekt poznawania odmiennej specyfiki pracy, będąc w delegacji zagranicznej, pracownik musi posługiwać się językiem obcym, dzięki czemu samoistnie i skutecznie będzie on szlifować swoje umiejętności w tym zakresie.
Wady pracy w delegacji 
Zniweczenie planów prywatnych
Głównym mankamentem podróży służbowych jest to, że mogą one poważnie kolidować z prywatnymi planami pracownika. Nierzadko musi on zrezygnować ze swoich ulubionych sposobów spędzania czasu wolnego lub choćby obecności na wydarzeniach czy uroczystościach, na które zamierzał się wybrać na rzecz obowiązków służbowych. Osoby, które są regularnie wysyłane w delegacje muszą więc charakteryzować się znacznie większą dyspozycyjnością i elastycznością.
Więcej godzin poświęcanych na pracę
Praca w delegacji oznacza również z reguły większą liczbę godzin spędzonych w pracy. Niestety czas podróży nie wlicza się w czas pracy podwładnego – oczywiście z wykluczeniem kierowców i innych wybranych zawodów. Służbowe wyjazdy zagraniczne czy nawet delegacje krajowe sprawiają, że rzadko kiedy praca będzie trwała mniej niż 8 godzin.
Mniej czasu dla bliskich
W przypadku dłuższych wyjazdów lub czasochłonnych podróży, pracownik ma mniejszą możliwość spędzania czasu z bliskimi – rodziną, przyjaciółmi czy partnerem. Nie da się zaprzeczyć, iż życie rodzinne i prywatne pracownika regularnie wysyłanego w delegacje jest zazwyczaj chaotyczne i zaburzone.
Dla kogo regularna praca w delegacjach może okazać się świetnym sposobem na życie?
Jak zostało powyżej ukazane, częsta praca w delegacji stwarza doskonałą okazję do zdobywania nowego doświadczenia, sprawdzenia swoich umiejętności w zupełnie nowych sytuacjach, oferuje możliwość poznawania i zwiedzania nowych miejsc, a także daje możliwość wyższego zarobku. Wyjazdy służbowe wiążą się jednak z niewymiarowym czasem pracy, co z kolei niesie za sobą wyrzeczenia związane z życiem prywatnym, co może być dla niektórych ogromnie niekomfortowym doświadczeniem, zwłaszcza dla osób, które niedawno założyły rodzinę i posiadają małe dzieci. 
Dlatego praca związana z regularnymi wyjazdami służbowymi zazwyczaj adresowana jest do singli czy po prostu osób ciekawych świata, które ponad wszystko kochają podróżować i świetnie czują się w rozjazdach.
Nie wszystkie osoby szukają jednak tego typu wrażeń. Wielu pracowników – także singli – preferuje stabilną pracę, w której wiedzą z góry jak będzie wyglądał ich dzień, mogą sobie wszystko zaplanować i skutecznie zarządzać swoim czasem.
Wydaje się zatem, że wszystko zależy od charakteru oraz sytuacji życiowej danej osoby. Nie zmienia to jednak faktu, że w większości przypadków plusy pracy w delegacji powinny przeważać nad minusami, dlatego nie warto tego obowiązku postrzegać negatywnie.
