Wyjazd służbowy pracownika, czyli delegacja w świetle prawa

180
Mężczyzna udający się w podróż służbową

Wyjazd służbowy pracownika odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy w celu wykonywania zadań związanych z pracą. Potocznie nazywa się go delegacją. O wyjeździe służbowym mówimy wówczas, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Każda podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami, które leżą po stronie przedsiębiorcy. Pomimo dużej popularności delegacji, nadal jednak nagminne pozostają błędy w poprawnym rozumieniu i rozliczaniu wyjazdów. Jak więc w świetle prawa działa delegacja i czym się charakteryzuje? Przekonamy się poniżej:

Wyjazd służbowy – co to znaczy?

Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu Pracy wyjazd służbowy to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Wynika z tego, że dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest spełnienie wszystkich warunków, co oznacza, że wyjazd pracownika:

  • Musi być poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy
  • Powinien być zlecony przez pracodawcę
  • Jest w celu wykonania określonego służbowego zadania

Mimo spełnienia wszystkich tych warunków nie każdy wyjazd pracownika może być jednak traktowany jak podróż służbowa. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 165/06, “jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”.

Polecenie wyjazdu służbowego

Dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu Mężczyzna i kobieta na wyjeździe służbowym służbowego. To na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać:

  • Dane pracownika, który odbywa podróż służbową
  • Cel wyjazdu
  • Termin wyjazdu i czas jego trwania
  • Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży
  • Środek transportu
  • Informacje o zaliczce, jaką pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży
  • Termin rozliczenia się
  • Podpis osoby do tego upoważnionej

Co przysługuje pracownikowi za czas wyjazdu służbowego?

Z tytułu wyjazdu służbowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków, do których zalicza się:

  • Koszty przejazdów i dojazdów
  • Koszty noclegów
  • Diety
  • Inne udokumentowane wydatki

Rozliczenie przejazdu

Środek transportu

Rozliczenia podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej Mężczyzna wyruszający w podróż służbową jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli chodzi o delegacje pracowników, to przedsiębiorca określa środek transportu, za który będzie zwracał koszty. Podróż służbową pracownik może odbyć:

  • Pociągiem
  • Samolotem
  • Autobusem
  • Samochodem
  • Motocyklem
  • Innym środkiem transportu, na który wyrazi zgodę pracodawca

Wymagane dokumenty

W zależności od wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego środka transportu, do rozliczenia delegacji pracownika będą wymagane różne dokumenty:

  • W przypadku pociągu, samolotu, autobusu, innego publicznego środka transportu: podstawą rozliczenia będzie faktura, bilet otrzymany od przewoźnika, który zawiera niezbędne dane
  • W przypadku samochodu osobowego, motocykla: podstawą rozliczenia będzie liczba przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Stawki za kilometr

Obecnie stawki za jeden kilometr kształtują się następująco:

  • Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 centymetrów sześciennych – 0,5214 PLN
  • Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 centymetrów sześciennych – 0,8358 PLN
  • Dla motocykla – 0,2302 PLN
  • Dla motoroweru – 0,1382 PLN

Wysokość diety

Podróż krajowa

Wysokość diety określają przepisy – wpływ na nią ma ilość czasu spędzonego w podróży. Nie przysługuje ona natomiast w przypadku podróży służbowej do miejscowości, w której pracownik mieszka oraz gdy zapewniono pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wysokość diety w przypadku podróży krajowej, poczynając od 1 marca 2013 roku, wynosi 30 złotych za dobę podróży i jest uzależniona od długości wyjazdu służbowego. Gdy trwa on:

  • Krócej niż 8 godzin – nie przysługuje
  • Od 8 do 12 godzin – uprawnia do otrzymania diety w połowie jej wysokości (15 PLN)
  • Powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 złotych)

Dieta ulega także pomniejszeniu o koszt otrzymanego bezpłatnego posiłku:

  • Śniadanie i kolacja – po 25% diety
  • Obiad – o 50% diety

Dietę obniża się także w sytuacji, gdy w koszt usługi hotelarskiej wliczony jest posiłek.

Podróż zagraniczna

Inaczej jest w przypadku podróży zagranicznych, kiedy dieta przeznaczona jest na wyżywienie oraz na inne drobne wydatki. Sama wysokość diety jest natomiast uzależniona od państwa, do którego pracownik się udaje. W przypadku niepełnej doby wysokość diety wynosi:

  • Do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej
  • Do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej
  • Ponad 12 godzin – pełna dieta

Tak samo jak w przypadku diety krajowej, zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety:

  • Śniadania – o 15% diety
  • Obiady i kolacje – po 30% diety

Jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25% diety.

Dojazdy

Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej przysługują ryczałty za dojazdy. W przypadku podróży krajowej – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (6 złotych). Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem ryczałty za dojazdy nie przysługują.

Noclegi

W podróży krajowej pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (600 złotych). Jeśli pracownikowi, który nie przedłożył rachunku, nie zapewniono bezpłatnego noclegu, to będzie mu przysługiwał ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 PLN).

Dieta a podatek

Co ważne, dieta z tytułu podróży służbowej jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych. Jeżeli pracodawca zdecydowałby się wypłacić pracownikowi wyższą dietę, to wówczas pracownik zapłaci zaliczkę na podatek PIT od nadwyżki, a pracodawca nie ujmie nadwyżki w kosztach uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy naliczania składek ZUS – do wysokości limitów w rozporządzeniu składek ZUS się nie nalicza, dopiero od nadwyżki naliczane są składki ZUS.

Rozliczenie wyjazdu służbowego

Koszty związane z wyjazdem służbowym są zwykle rozliczane dopiero po powrocie pracownika. Podwładny ma 14 dni na rozliczenie delegacji, do której ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki. Gdy podróż odbywa się poza granice Polski, pracodawca jest jednak zobowiązany do wydania zaliczki. W przypadku wyjazdu krajowego jest ona wypłacana na wniosek pracownika i to nawet nie w formie pisemnej – wystarczy prośba ustna. Zaliczki powinno udzielić się na podstawie kalkulacji kosztów podróży.

Odmowa wyjazdu służbowego

Odmowa wyjazdu służbowego przysługuje:

  • Kobietom w ciąży
  • Pracownikom opiekującym się dzieckiem do lat 4

W przypadku wyżej wymienionych pracowników każdorazowo należy uzyskać ich zgodę na wyjazd w delegację. Dla pozostałych polecenie wyjazdu jest poleceniem służbowym i zwykle pracownik nie może odmówić jego wykonania.

Jaką długość może mieć wyjazd służbowy?

W przepisach Kodeksu pracy nie określono maksymalnego czasu trwania wyjazdu służbowego. Przyjmuje się jednak, że nie powinna przekraczać trzech miesięcy. Okres ten Dwóch mężczyzn udających się w delegację wynika z art. 42 Kodeksu Pracy, który mówi, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Ten przepis co prawda nie odnosi się wprost do podróży służbowej, lecz przyjmuje się na jego podstawie, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Mimo wszystko nie można wykluczyć sytuacji, gdy podróż będzie trwała dłużej – należy tu uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.

Podróż służbowa a oddelegowanie pracownika

Potocznie wyjazd służbowy nazywa się delegacją. W polskim prawie pracy istnieje jednak także pojęcie oddelegowania pracownika. Oznacza ono wysłanie pracownika w inne miejsce wykonywania pracy. Różnica pomiędzy pojęciami “oddelegowanie pracownika” a “wyjazd służbowy”, opiera się właśnie w tym, gdzie jest miejsce pracy.

W przypadku oddelegowania pracownik jest przeniesiony do innego niż w umowie miejsca pracy. Ponieważ jego warunki pracy ulegają zmianie, konieczne jest porozumienie zmieniające warunki pracy. Pracownikowi nie przysługuje dieta lub zwrot kosztów podróży. Mogą mu jednak przysługiwać jednorazowo dodatkowe środki finansowe, jeśli tak stanowi wewnątrz zakładowy regulamin pracy bądź pracownik i pracodawca porozumieją się w tej sprawie.

W przypadku wyjazdu służbowego (delegacji), jak już zostało wspomniane, miejsce pracy pozostaje to samo. Pracownik jest jedynie kierowany chwilowo do innego miejsca świadczenia pracy, ale jego macierzyste miejsce pracy nie ulega zmianie.

Poprzedni artykułAntyrządowe protesty we Francji. Chodzi o ograniczenia dla niezaszczepionych
Następny artykułRyzyko niskich stóp procentowych dla kredytobiorców
Redaktor portalu PortfelPolaka.pl. Wiedzę z zakresu rynków finansowych i inwestowania zgłębiał na studiach ekonomicznych. Trader rynku OTC i Forex preferujący handel krótkoterminowy. Entuzjasta statystyki oraz analizy technicznej instrumentów finansowych.
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments