Samochód w firmie jest niezbędnym narzędziem pracy, szczególnie jeśli wiążą się z nią podróże służbowe, transport osób lub regularne dostawy. W niektórych przedsiębiorstwach jest potrzebnych więcej pojazdów, dlatego właściciele firm inwestują w całą flotę samochodową, której koszty utrzymania rosną proporcjonalnie do liczby aut.
Firmowy ekosystem transportowy może mieć kilka funkcji, w zależności od tego, jaki jest charakter prowadzonej działalności. Czym jest flota samochodowa, jakie są jej rodzaje i przeznaczenie?
- Flota samochodów osobowych zapewnia mobilność pracownikom, którzy często spotykają się z klientami i wyjeżdżają w podróże służbowe. Bywa też dodatkiem motywacyjnym dla kadry zarządzającej. Zazwyczaj jest w posiadaniu firm oferujących usługi taksówkarskie.
- Flota pojazdów dostawczych wykorzystywana jest do przewożenia towarów. Mają ją przeważnie firmy transportowe i spedycyjne.
- Flota samochodów ciężarowych to auta o dużych gabarytach, wykorzystywane do przewożenia ciężkich ładunków. Korzystają z niej najczęściej firmy budowlane.
Pierwszą i najważniejszą składową w kosztach floty samochodowej jest oczywiście cena samych samochodów. Jako przedsiębiorca z pewnością wiesz, że ich kupno wiąże się z poświęceniem dużej ilości środków finansowych, które mogłyby być zainwestowane w inne obszary rozwoju firmy. Kredyt z kolei jest dobrym rozwiązaniem jedynie dla tych, którzy nie boją się osłabienia wartości, jaką dla firmy stanowi zdolność kredytowa. Od lat najlepszymi rozwiązaniami dla finansowania wydają się leasing i wynajem długoterminowy. Warto jednak pamiętać, że Polski Ład wprowadził ograniczenia w związku ze sprzedażą aut poleasingowych, należy więc sprawdzić czy ta forma finansowania będzie korzystnym wyborem dla danej firmy. Wynajem długoterminowy nie ma takich ograniczeń, ponieważ nie musisz wykupywać pojazdu po zakończeniu umowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby długoterminowo nająć całą flotę, nawet luksusowych limuzyn, a po roku całkowicie ją wymienić.
Niezależnie od rodzaju i sposobu finansowania pojazdów, warto wprowadzić do firmy efektywne zarządzanie flotą samochodową, na które składa się również kontrola kosztów związanych z użytkowaniem taboru.
Jakie są sprawdzone metody na efektywne zarządzanie flotą?
Koszty utrzymania floty są niemałe, dlatego warto dowiedzieć się, jak zastosować maksymalną optymalizację w car fleet managemencie.
Zarządzanie taborem samochodowym wymaga odpowiedniej organizacji, która umożliwi kontrolowanie kosztów związanych z zakupem, utrzymaniem, naprawą i eksploatacją pojazdów, a także odpowiedniego monitorowania zużycia paliwa oraz przestrzegania norm bezpieczeństwa drogowego. Optymalne zarządzanie flotą pozwala firmom na zwiększenie efektywności działania zasobów, lepszą jakość usług i oszczędność kosztów. Co zatem składa się na sukces w zarządzaniu samochodową flotą?
- Odpowiednie stanowisko. Jeśli Twoja firma posiada jeden lub dwa samochody, może się nimi zająć jeden z pracowników. Jeśli jednak masz większy zespół aut, lepiej powierzyć obsługę floty samochodowej car fleet managerowi. Jego zakres obowiązków jest niemały, a należy do nich m.in:
- nadzorowanie obsługi serwisowej pojazdów,
- monitoring pojazdów,
- rozliczanie kosztów przejazdów,
- kontrola przebiegu.
2. Zaopatrz firmę w odpowiednie oprogramowanie. Wydatki i koszty związane z jednym pojazdem służbowym można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym. Większa flota wymaga systemu do zarządzania, który zawiera takie elementy jak moduł kosztów, książkę serwisową, terminarz ubezpieczeń oraz system kart paliwowych. Pozwoli to na kompleksowe monitorowanie terminów i ewidencję kosztów związanych z samochodami.
3. Koszty w każdym rodzaju floty generuje nieodpowiednie użytkowanie samochodów – zbyt duże zużycie paliwa, nieodpowiedni styl jazdy a także naprawa oraz serwis aut, które nierzadko nie są szanowane przez ich użytkowników.
Jak zapobiegać wydatkom związanym z nieodpowiednią eksploatacją?
- Wybierz odpowiedni samochód. Przy wyborze auta warto zwrócić uwagę na takie parametry jak cena, awaryjność, spalanie, przestrzeń ładunkowa w przypadku aut dostawczych i ciężarowych
- Dbaj o regularne przeglądy techniczne. To nie koszt, a inwestycja. Podczas serwisowania czy przeglądów można regularnie dokonywać drobnych napraw, dzięki czemu będziesz mógł uniknąć większych szkód. Ma to duże znaczenie dla płynności działania floty
- Zainwestuj w system kontrolujący ruch pojazdów. Pomoże on monitorować zużycie paliwa, określić jego koszty, a także ochronić przed działaniem nieuczciwych pracowników. Zarządzanie efektywnością paliwową jest niezbędne dla optymalizacji operacji flotowych.
- Dobra komunikacja z kierowcami pomoże zapobiegać nagłym wzrostom zużycia paliwa, opóźnieniom czy większym usterkom. Regularnie sprawdzaj sprawozdania, upewnij się, że wszyscy pracownicy znają regulamin korzystania z floty i wiedzą jak raportować koszty związane z użytkowaniem pojazdu.
- Rekrutuj odpowiednio wykwalifikowaną kadrę kierowców lub finansuj szkolenia z ekonomicznej jazdy. Nieodpowiednie użytkowanie nie musi być wynikiem złej woli, a jedynie braku umiejętności pracowników.
- Aplikacje do obsługi transportu i pracowników mobilnych również mogą okazać się pomocne. Systemy te pomagają w planowaniu, sekwencjonowaniu i optymalizacji tras, harmonogramowaniu usług, organizacji i monitorowaniu zadań pracowników mobilnych, nadzorem nad eksploatacją, czy obsługą procesu sprzedaży, niezależnie od branży.
Jeżeli pomimo powyższych wskazówek wciąż czujesz, że zarządzanie flotą pojazdów to duże wyzwanie i nie chcesz tego brać na siebie, możesz skorzystać z usług wypożyczalni samochodów. Wynajmując cały tabor płacisz jedynie miesięczny czynsz, a w jego skład obejmuje wszystkie usługi związane z zarządzaniem flotą, jak:
- przeglądy i naprawy,
- ubezpieczenia,
- pojazdy zastępcze,
- komplety opon wraz z wymianą i składowaniem,
- karty paliwowe.
Przed podjęciem decyzji z pewnością warto zastanowić się, czy nie lepiej ułatwić sobie życie i pozostawić obsługę floty fachowcom z Łatwe Auto, którzy zawodowo zajmują się wszystkimi zagadnieniami związanymi z utrzymaniem floty.
