Współczesne firmy mają obecnie wiele możliwości rozwoju. W dużej mierze ułatwia to powszechny dostęp do najnowocześniejszych technologii. Sprzęty oraz oprogramowania umożliwiają zwiększanie wydajności. Trendem wśród firm na miarę XXI wieku są narzędzia do robotyzacji procesów biznesowych. System OCR (ang. Optical Character Recognition) z powodzeniem można wykorzystać do automatyzacji części zadań związanych z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych. Co dzięki niemu firmy mogą zyskać i jaka jest jego skuteczność?
Czym jest system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków)?
System OCR jest technologią optycznego rozpoznawania tekstu. Oprogramowanie korzysta z różnych opcji segmentacji obrazu, dzięki którym możliwe jest dekodowanie skanowanych dokumentów, np. papierowych faktur czy formularzy. Z druków wyodrębniane są poszczególne znaki, cyfry, teksty, tabele czy elementy graficzne, które przenoszone są do elektronicznego systemu. Narzędzie to w ciągu minuty jest w stanie rozpoznać 10 000 znaków i istotnie usprawnia digitalizację dużej liczby dokumentów.
Polityka paperless to standard w wielu współczesnych biznesach, a OCR w znacznym stopniu ułatwia osiągnięcie jej głównego celu – redukcji papierowej dokumentacji na rzecz cyfryzacji procesów. Zastosowanie systemu optycznego rozpoznawania znaków ma jeszcze więcej korzyści.
Technologia umożliwia oszczędzenie czasochłonnej i żmudnej pracy osobom odpowiedzialnym za wprowadzanie danych z faktur, formularzy czy umów do systemu elektronicznego. Dzięki temu rozwiązaniu z powodzeniem można wprowadzić automatyzację w działach finansowych lub sprzedażowych czy w obszarach walidacji danych. Kolejne zalety to oszczędność kosztów, a także redukcja liczby popełnianych błędów.
Skuteczność systemu OCR
Żadna technologia nie jest pozbawiona wad. W narzędziach do automatyzacji firmy dostrzegają nie tylko szanse, ale również zagrożenia. Wobec tego pytają: Jaka jest skuteczność systemu OCR? Z roku na rok technologia ta coraz bardziej się rozwija. Oprogramowania są w stanie wykazać się wysoką skutecznością rozpoznawania tekstu na poziomie strony. Dokładność zależy od wykorzystywanych metod z zakresu sztucznej inteligencji. Należy jednak pamiętać, że żaden system nie daje 100% skuteczności, a takie komunikaty to bardzo często tzw. chwyty marketingowe.
Narzędzia mogą rozpoznawać teksty z łączną obsługą ponad kilkudziesięciu języków urzędowych. Potrafią zidentyfikować wzory matematyczne oraz chemiczne. Niemniej zdarza się, że pojawiają się błędy. W takim przypadku samodzielnie można „nauczyć” program wykrywania niestandardowych znaków oraz fontów.
Trzeba jednak wiedzieć, że dokładność konwersji danych z dokumentów zależna jest od dwóch kluczowych czynników. Pierwszy z nich to jakość oryginalnego dokumentu. Drugi z kolei to jakość zastosowanego silnika OCR. Dlatego należy wybierać usługi od sprawdzonych i renomowanych dostawców. Wysokiej jakości platformy do zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwach znajdziesz na https://flowdog.io/.
5 sposobów na poprawę skuteczności rozpoznawania OCR
Każdy silnik OCR wymaga ludzkiego wsparcia. Różne rodzaje faktur i dokumentów od odmiennych firm mogą sprawiać, że system niewłaściwie zdekoduje dane. Należy jednak zauważyć, że ze znacznie większą skutecznością i wydajnością niż człowiek. Niemniej w celu jeszcze większego zniwelowania błędów w odczycie danych można zastosować 5 sposobów na poprawę skuteczności rozpoznawania OCR.
- Zadbaj o dobrą jakość obrazów – za pomocą OCR należy przetwarzać oryginalne materiały w najwyższej jakości. Jeżeli człowiek nie jest w stanie ich odczytać samodzielnie, nie należy oczekiwać cudów od oprogramowania. Zakłada się, że optymalna rozdzielczość skanu to 300 DPI.
- Ustaw właściwą rozdzielczość obrazu – wielkość elektronicznych dokumentów powinna być zoptymalizowana. Za małe obrazy będą niemożliwe do rozczytania. Za duże będą wymagały dużych zasobów obliczeniowych. Typowe rozmiary obrazów to 64 × 64, 128 × 128, 28 × 28 (MNIST) i 224 × 224 (VGG-16).
- Dokonaj redukcji szumów – usunięcie szumów z obrazu umożliwia wyższy poziom ekstrakcji danych. Działanie to można wykonać w wielu popularnych i darmowych narzędziach graficznych lub programach online.
- Zwiększ kontrast – wyblakłe dokumenty zakłócają dokładne rozpoznanie danych. Zwiększenie kontrastu w narzędziach graficznych lub programach online umożliwia przejrzysty odczyt.
- Wyrównaj stronę dokumentu – wszelkie zakrzywienia dokumentu oraz jego treści nierzadko są przyczyną błędów w optycznym skanowaniu tekstu. Te kwestie również można skorygować w różnego rodzaju aplikacjach.
Technologia OCR wciąż jest stosunkowo nowa. Niemniej korzystają z niej firmy z rozmaitych branż. Na całym świecie znajduje ona swoje zastosowanie w komunikacji, bankowości, ubezpieczeniach, prawie, księgowości, opiece zdrowotnej czy handlu detalicznym. Według Grand View Research wielkość globalnego rynku OCR wycenia się na ok. 7,5 mld USD. W najbliższych latach 2021–2028 branża będzie się rozwijać w złożonym tempie rocznym, wynoszącym 16,7%.
Systemy optycznego rozpoznawania znaków spełniają oczekiwania klientów, a korzyści z ich wdrożenia są istotnie odczuwalne. W związku z tym coraz więcej biznesów będzie decydowało się na implementację tej technologii. Jeżeli szukasz elastycznego modułu, który zminimalizuje ryzyko popełniania błędów i umożliwi inteligentne wyszukiwanie dokumentów księgowych po słowach kluczowych, sprawdź nowoczesny system OCR FlowDog.
