Wirtualne biuro – jak działa i dla kogo jest odpowiednie?

Udostępnij

Pierwsze kroki podczas zakładania własnej działalności nie są łatwe. O wielu rzeczach trzeba pamiętać. Dodatkowo początki firmy na rynku to spore koszty. Jak je zmniejszyć? Czym jest wirtualne biuro i czy sprawdzi się w twoim przypadku?

Co to jest wirtualne biuro?

wirtualne biuroSzerokie grono firm i przedsiębiorców nie potrzebuje prowadzić własnego biura. Zauważył to już w 1994 roku Ralph Gregory i to on po raz pierwszy wpadł na pomysł stworzenia tak zwanego wirtualnego biura. Wynajem powierzchni biurowej to spore koszty zwłaszcza na początku działalności. Warto zaznaczyć, że nie każda nowa firma, czy nowy przedsiębiorca potrzebuje na start własnego biura. Jednak żeby zarejestrować firmę, potrzebny jest adres fizyczny.

Wirtualne biuro to usługa, która oferuje adres, pod którym możemy zarejestrować naszą firmę. Takie rozwiązanie posiada kilka zalet. Na początku swojej drogi z nową firmą wielu przedsiębiorców nie posiada własnej siedziby. Jedyny adres, pod którym mogą oni zarejestrować firmę, jest ich adres domowy, a czasem po prostu wynajmowane mieszkanie. Niestety ma to negatywny wpływ na wizerunek firmy i generuje koszty. Nieliczni przedsiębiorcy wcale nie posiadają stałego adresu, ponieważ przykładowo wciąż są w podróży. W takiej sytuacji pojawia się problem. Wirtualne biuro umożliwia zarejestrowanie działalności pod swoim adresem. Zazwyczaj są to duże centra biznesowe. Nowej firmie na rynku daje to pewnego rodzaju prestiż na start.

Jak działa wirtualne biuro?

Najbardziej podstawową usługą, jaką oferuje wirtualne biuro, jest zarejestrowanie firmy pod adresem. Adres ten wykorzystywany jest również do obsługi korespondencji. Ale jak to wygląda w praktyce? Korespondencja wysyłana jest pod adres wirtualnego biura, a jego pracownicy wysyłają jej skany do osoby wynajmującej adres. Jednak to nie wszystko. Istnieją takie firmy, które oferują wirtualne biura w pakiecie z całościową obsługą administracyjną.

biuroUsługi wirtualnego biura mogą być naprawdę rozwinięte. Istnieją firmy, które oferują znacznie więcej. Od obsługi telefonów, faksów i skrzynki mailowej, po usługi księgowych. Wszystko zależy od tego, czego potrzebujemy.

Wirtualne biura mogą stać się także normalnym biurem. To dość zaskakujące, ale jeżeli przedsiębiorca potrzebuje na przykład skorzystać z sali konferencyjnej, to zazwyczaj może umówić się z kontrahentami pod adresem, na który została zarejestrowana firma.

Dla kogo wirtualne biuro się sprawdzi, a dla kogo nie?

Usługi wirtualnego biura nie będą dla każdego. Duże firmy i przedsiębiorstwa raczej nie skorzystają z takiego rozwiązania. Jednak jest to świetna alternatywa dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z własną działalnością. Nie każdego stać na wynajęcie biura dla swojej firmy. Niektórzy w ogóle nie czują takiej potrzeby. Oferty wirtualnego biura świetnie sprawdzą się dla freelancera lub dla osoby, która pracuje zdalnie. Jest to dobre rozwiązanie dla bardziej mobilnych przedsiębiorców, a także dla dziennikarzy lub copywriterów, którzy mają własną działalność.

nietypowe koszty w firmieRedukcja kosztów to kolejna zaleta tej oferty. Jeżeli zdecydujemy się na wynajęcie lokalu pod przestrzeń biurową, koszty będą znaczące. Wirtualne biuro możemy mieć już od 150 zł do mniej więcej 200 zł miesięcznie. To naprawdę niewielki koszt, a wiele firm oferuje korzystne rabaty dla nowych klientów. Niektóre wirtualne biura mogą być na start nawet o 60 procent tańsze. Dodatkowo większość firm oferuje swoje usługi w najróżniejszych pakietach, tak aby każdy mógł znaleźć idealne rozwiązanie dla siebie i swojego przedsiębiorstwa. Oczywiście to nie jest rozwiązanie dla każdego. Jeżeli nasza działalność znacznie się rozwinęła, a liczba klientów rośnie, warto rozważyć posiadanie własnej siedziby.

Jak wybrać wirtualne biuro dla siebie?

Przede wszystkim warto zastanowić się, na czym nam zależy. Nie wszystkie usługi, które oferują poszczególne wirtualne biura, będą dla nas niezbędne. Jednak przy wyborze najważniejsza jest lokalizacja. Warto wybrać jak najlepszy adres, ponieważ wpływa on na pierwsze wrażenie, jakie robi nasza firma na potencjalnych klientach i inwestorach. Dodatkowo dobrze skomunikowane centrum miasta jest zawsze na plus. Czasem konieczne jest spotkanie z kontrahentami i można to zrobić, właśnie w naszym wirtualnym biurze wynajmując salę konferencyjną.

Dlaczego jeszcze warto zwrócić uwagę na lokalizację? Jest to ważne, ponieważ adres ma wpływ na to, pod jaki Urząd Skarbowy będzie podlegać nasze przedsiębiorstwo.
Swoje wirtualne biuro powinniśmy wybrać na lata. Nasi partnerzy biznesowi nie będą dobrze patrzeć na częste zmiany adresu firmy. Dlatego lepiej postawić na oferty wirtualnych biur, które mają dobre opinie i istnieją na rynku od dawna.

Coworking, czyli wynajem biurka w centrum miasta

Praca ZdalnaNiektórzy przedsiębiorcy stawiają mimo wszystko na posiadanie własnego biurka w centrum miasta. Czasem praca w domu nie jest najlepszym rozwiązaniem. Zewsząd otacza nas mnóstwo rozpraszaczy. Nie każdy odnajdzie się w pracy zdalnej z własnego domu. Na ratunek przychodzi kolejna usługa, która umożliwia wynajęcie własnego, fizycznego biurka w przestrzeni biurowej.

Przestrzenie, które oferują wirtualne biura, są bardzo dobrze zagospodarowane i zaprojektowane z pomysłem. Bardzo często z tego typu usług korzystają osoby pracujące w branży kreatywnej. Firmy starają się odpowiadać na ich potrzeby.

Uniwersalność, jaką dają wirtualne biura

Z usługi wynajęcia adresu dla swojej firmy korzysta naprawdę mnóstwo osób. Firmy zmieniają się i starają dostosować do swoich klientów. Którymi coraz częściej są prawnicy, graficy, małe sklepy internetowe, agencje marketingowe, a nawet firmy oferujące szkolenia.

Przestrzeń, jaką oferują wirtualne biura, jest naprawdę spora i urozmaicona. Niektórzy uważają, że tego typu usługi są przyszłością dla wielu branż. Z przestrzeni wirtualnych biur na przykład w Warszawie, często korzystają przedsiębiorcy spoza stolicy, a także firmy z zagranicy.

Wirtualne biura są również świetnym rozwiązaniem wykorzystania przestrzeni, która do tej pory stała nieużywana. Coraz więcej osób zastanawia się, jak stworzyć własne wirtualne biuro. Jednak przy wyborze tego typu usługi dla siebie, warto dobrze sprawdzić warunki oferty, a także opinie. Małe wirtualne biura, które oferują swoje usługi za naprawdę nieduże pieniądze, zazwyczaj oszczędzają na adresie, a to przecież na nim najbardziej nam zależy. Im lepszy adres, tym lepsze pierwsze wrażenie naszej firmy. W małych wirtualnych biurach często brakuje także personelu, dlatego jakość usług będzie gorsza. Zanim zdecydujesz się na ofertę dla siebie, dobrze przemyśl, co będzie najlepsze dla twojego przedsiębiorstwa.

Patrycja Grzebyk
Patrycja Grzebyk
Redaktorka Portfelu Polaka. Ukończyłam studia licencjackie na kierunku dziennikarstwo i komunikacja społeczna na Uniwersytecie Śląskim. Specjalizuje się w tematyce społecznej, finansowej i prawnej.

Najnowsze

Zobacz również