Niektóre wydarzenia w życiu każdego człowieka sprawiają, że praca schodzi na dalszy plan. Co istotne, na te najważniejsze – takie, jak narodziny dziecka, ślub czy śmierć bliskiej osoby – nie musimy tracić przysługujących nam wakacyjnych dni wolnych.
W takich sytuacjach przepisy prawne przewidują bowiem tak zwany urlop okolicznościowy. Kiedy konkretnie dodatkowy, płatny dzień wolny będzie nam przysługiwać, jakie są jego zasady i jakie dokumenty są potrzebne do jego uzyskania? Przekonamy się poniżej:
Co to jest urlop okolicznościowy? 
Urlop okolicznościowy to specjalny rodzaj urlopu, który przysługuje pracownikowi w określonych, ważnych dla niego sytuacjach życiowych. Stanowi on krótki czas wolny od pracy, który pozwala pracownikowi załatwić ważne sprawy osobiste lub uczestniczyć w ważnych dla niego wydarzeniach.
W Polsce urlop okolicznościowy jest uregulowany w Kodeksie pracy i nie jest zaliczany do urlopu wypoczynkowego, co oznacza, że jest to dodatkowy czas wolny, do którego pracownik ma prawo.
Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w następujących sytuacjach:
- Ślub pracownika
- Ślub dziecka
- Narodziny dziecka
- Śmierć i pogrzeb najbliższych członków rodziny pracownika
- Inne ważne wydarzenia życiowe pracownika, które są określone w przepisach pracy w danym zakładzie lub w umowie o pracę
Co ciekawe, wykorzystanie urlopu nie musi odbyć się w dniu, kiedy wypada ważne zdarzenie. Można skorzystać z niego w inny dzień, o ile będzie bezpośrednio związany z wydarzeniem, który uprawnia do urlopu.
W praktyce, pracownik może go wykorzystać na załatwienie spraw związanych z dekoracją sali ślubnej czy organizacją spraw związanych z pogrzebem.
Urlop okolicznościowy – co potrzeba?
Aby uzyskać urlop okolicznościowy, pracownik musi przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające daną sytuację. Chodzi tutaj więc o akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka czy akt zgonu.
Oczywiście pracownik zobowiązany jest uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy – szczególnie jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Wówczas pracownik powinien złożyć pisemny wniosek o urlop okolicznościowy.
Jeśli jednak nie da się przewidzieć nagłej nieobecności w pracy, podwładny powinien najszybciej jak to możliwe zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
Pracownik nie musi zawiadamiać o swojej nieobecności pracodawcy osobiście, może tego dokonać przez inną osobę. Może też skontaktować się telefonicznie, mailowo czy drogą pocztową – oczywiście z zastrzeżeniem, że w zakładzie pracy nie obowiązują inne zasady w tym zakresie.
Warto również wiedzieć, że jeśli pracodawca odmówi udzielenia urlopu okolicznościowego bez uzasadnionej przyczyny, pracownik może zwrócić się o pomoc do inspekcji pracy lub sądu pracy. 
Urlop okolicznościowy – ile płatny?
Co bardzo ważne, urlop okolicznościowy jest płatny. Oznacza to, że wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ustala się na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.
Przy ustalaniu stawki dziennej przyjmuje się do wyliczenia wartość składników zmiennych z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.
Urlop okolicznościowy – ślub
Kiedy decydujemy się na zawarcie związku małżeńskiego, jest to wyjątkowy moment w naszym życiu, który wymaga odpowiedniego przygotowania i celebrowania. Dlatego pracownikom przysługują z tego tytułu dwa dni urlopu okolicznościowego.
Co istotne, urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi także z tytułu zawarcia związku małżeńskiego jego dziecka. Trzeba jednak wiedzieć, że w takiej sytuacji przysługuje jeden dzień urlopu okolicznościowego.
Aby skorzystać z tego uprawnienia, podwładny powinien przedstawić swojemu pracodawcy odpowiedni dokument, w tym przypadku akt małżeństwa lub zaproszenie na ślub.
Urlop okolicznościowy – urodzenie dziecka 
Narodziny dziecka to radosne wydarzenie, które zmienia życie każdego rodzica. Aby umożliwić świeżo upieczonemu ojcu uczestniczenie w pierwszych chwilach życia malucha oraz wsparcie matki, przysługuje mu 2 dni urlopu okolicznościowego z okazji narodzin dziecka.
Aby skorzystać z tego uprawnienia, pracownik powinien przedstawić swojemu przełożonemu akt urodzenia dziecka.
Urlop okolicznościowy – śmierć
Nie ma żadnych wątpliwości, że śmierć bliskiej osoby to jedno z najtrudniejszych wydarzeń w życiu człowieka. Z tego powodu pracodawcy są zobowiązani do udzielenia pracownikowi czasu na uczestniczenie w pogrzebie i przeżywanie żałoby.
W zależności od stopnia pokrewieństwa ze zmarłym, pracownikowi przysługuje jeden lub dwa dni urlopu okolicznościowego. Dwa dni wolne pracownik otrzymuje w przypadku śmierci małżonka, dziecka, ojca, matki, pasierba, pasierbicy, ojczyma lub macochy.
Dokumentem potwierdzającym konieczność skorzystania z urlopu okolicznościowego w tym przypadku jest akt zgonu.
Urlop okolicznościowy – śmierć babci
W przypadku śmierci brata, siostry, babci, dziadka, wnuków, teścia, teściowej, zięcia, synowej, brata lub siostry małżonka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką, podwładnemu przysługuje jeden dzień urlopu okolicznościowego.
Dokumentem potwierdzającym konieczność skorzystania z dnia wolnego od pracy w tym przypadku jest akt zgonu.
