Zgrany i dobrze dobrany zespół zazwyczaj jest gwarancją sukcesu. Bardzo duże znaczenie ma sposób i jakość komunikacji. Zazwyczaj to właśnie ona jest kluczem dla idealnie skrojonego zespołu. Jakie są najlepsze metody komunikacji? Co można poprawić i jak inni dzięki niej osiągają sukces?
Znaczenie komunikacji
Skuteczna i dobra komunikacja jest kluczowa dla działania każdej organizacji, a także każdego zespołu. Od prac grupowych w szkole i na studiach, po działania zespołowe w pracy musimy skutecznie się porozumiewać. Komunikacja pełni wiele funkcji. Przede wszystkim służy do informowania. Jest znacząca, jeżeli chodzi o kontrolę działań i jednocześnie dzięki niej możemy dobrze zmotywować zespół do pracy.
Cele komunikacji są różne, jednak warto pamiętać o tych, które przydatne są w środowisku pracy. Skuteczne porozumiewanie się poprawia kreatywność i efektywność w zespole. Sprzyja zrozumieniu potrzeb, pomysłów i wzmacnia relację pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. W przypadku komunikacji w organizacji warto wspomnieć o kreowaniu porozumienia między przełożonymi a pracownikami. Skuteczne porozumiewanie się poprawia jakość pracy i pomaga wprowadzać zmiany w dużych firmach w spokojny i szybki sposób.
Nowe technologie, które są wszechobecne i towarzyszą nam na co dzień, stały się narzędziami komunikacyjnymi. Pisanie maili, rozmowa przez telefon czy komunikator internetowy nie jest tym samym, co spotkanie na żywo. Warto wiedzieć, jak dobrze komunikować się twarzą w twarz, ale także za pośrednictwem różnego rodzaju narzędzi. Podpowiemy, jak to zrobić!
Podstawowe zasady komunikacji w zespole
Porozumiewać się można na różne sposoby, jednak najważniejsze, żeby robić to efektywnie. Tylko wtedy mamy gwarancję sukcesu, a na dodatek może to zapobiec wielu konfliktom i poprawić atmosferę w zespole. Najprostszą i najistotniejszą zasadą jest dostosowanie treści komunikatu do naszego odbiorcy. Prościej mówiąc, musimy przekazywać informacje tak, aby były one zrozumiałe dla współpracowników.
Komunikacja to nie taka łatwa sprawa. Porozumiewanie się to pewnego rodzaju proces i koniecznie trzeba zadbać, żeby był jak najlepszy. Warto być tego świadomym, ponieważ skuteczne komunikowanie wymaga zrozumienia procesu komunikacyjnego. Na początek jesteśmy my, czyli nadawcy komunikatu, następnie kanał komunikacyjny, którym przykładowo jest komunikator internetowy. Kanałem komunikacyjnym dostarczamy nasz przekaz do odbiorcy, czyli pracownika lub kolegi z zespołu.
Kolejną niepisaną zasadą komunikacji jest podział ról. Oczywiście można wyróżnić nadawcę i odbiorcę komunikatu, jednak należy także zwrócić uwagę na to, w jakiej roli występujemy. Inaczej będą brzmieć wiadomości kierowane do szefa, inaczej do klienta, a jeszcze inaczej do kolegi z pracy.
Stawiamy na jakość
Naukowcy z Rise University prowadzili badania na temat komunikacji w zespole. Wynika z nich, że w procesie komunikacji najważniejsza jest jakość przekazów. Nadmierna ilość informacji dostarczanych w komunikatach, a także słaba jakość tworzą tak zwany chaos komunikacyjny. Przekaz powinien zawsze być łatwy do zrozumienia i dostosowany do odbiorcy. Podczas tworzenia komunikatu warto zwrócić uwagę na:
- ilość przekazywanych informacji
- znaczenie przekazywanych informacji dla całego zespołu
- informacje powinny być kompletne i zrozumiałe.
Niezwykle ważne dla całego zespołu jest, dzielenie się wiedzą i płynna wymiana informacji. Warto o to zadbać, ponieważ znacząco poprawi to jakość pracy. Dodatkowo należy zastanowić się, jaka forma komunikacji będzie dla nas najlepsza. Czy chcemy pozostać w stosunkach bardziej formalnych, czy wolimy luźniejszą formę komunikacji.
Współpraca to podstawa
Praca zespołu będzie dużo lepsza, jeżeli wszyscy jego członkowie będą działać razem. Koniecznie trzeba zadbać o sprawiedliwy i równy dostęp do informacji dla wszystkich. Każda osoba powinna wiedzieć, jakie jest jej zdanie. Dodatkowo warto zadbać o płynny przekaz informacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu.
Komunikacja w zespole nie jest procesem jednostronnym. Dlatego nie tylko my jesteśmy nadawcami, możemy również odbierać przekazy. W takiej sytuacji należy zadbać o szybką i zrozumiałą odpowiedź.
Jeszcze zanim przejdziecie do pracy, należy zadbać o dobrą atmosferę. Warto poinformować wszystkich członków zespołu o tym, jak duże znaczenie ma komunikacja podczas pracy. Należy jasno określić zasady, którymi będziecie się kierować. Zadbanie o tę kwestię pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień na etapie wspólnej pracy.
Komunikacja pośrednia a komunikacja bezpośrednia
Sposób komunikacji też ma znaczenie. Komunikacja bezpośrednia dla niektórych jest wyzwaniem, mimo to wielu uważa, że jest dużo bardziej skuteczna i sprzyja budowaniu dobrej atmosfery i długotrwałych relacji. Jeżeli decydujemy się na organizowanie spotkań naszego zespołu, warto zadbać o ich odpowiednią moderację. Każdy członek powinien mieć możliwość wyrażenia swojej opinii, podzielenia się zdobytymi informacjami, a także mieć szansę na przedstawienie postępów pracy. Podczas spotkań mamy szansę na poprawę atmosfery, ale również możemy skonsultować najnowsze projekty i pomysły. Należy zachęcać poszczególnych członków zespołu do podsumowywania wniosków ze spotkań.
Komunikacja bezpośrednia pozwala nam odczytać emocje z twarzy innych, widzimy także mowę ciała współpracowników. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku komunikacji pośredniej. Wysyłając maila, dysponujemy tylko tekstem. Dużo więcej możemy wyciągnąć z rozmowy telefonicznej lub ze spotkania online. Dlatego należy zastanowić się, która forma komunikacji będzie najskuteczniejsza dla naszego zespołu. Oczywiście komunikację pośrednią i bezpośrednią można ze sobą łączyć, na co dzień wybierając różnego rodzaju komunikatory, ale dodatkowo organizować spotkania w celu omówienia najnowszych pomysłów.
Dobra komunikacja kluczem do sukcesu
Porozumiewanie się jest niezwykle ważne w każdej grupie społecznej. Komunikacja ma bardzo duże znaczenie dla każdej firmy i zespołu. Bez dobrego porozumiewania się nie da się pracować. W celu skutecznego komunikowania się musimy być świadomi procesu komunikacyjnego.
W procesie komunikacji występuje zawsze nadawca i odbiorca. Należy zadbać o jakość przekazu, powinien być jak najlepszy. Prosty i zrozumiały komunikat, a także dostosowany do naszego odbiorcy jest kluczem do dobrego porozumiewania się. Jednocześnie znacznie lepiej jest postawić na mniejszą ilość komunikatów, koncentrując się przede wszystkim na jakości.
Zespół musi dobrze działać na wielu płaszczyznach. Należy zadbać o szybki i płynny przekaz informacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Warto także rozważyć, jaki rodzaj komunikacji najlepiej sprawdzi się w naszym przypadku. Można skupić się przede wszystkim na komunikacji bezpośredniej, ale znacznie lepiej sprawdza się łączenie różnych sposobów, a także kanałów komunikacyjnych.
