Podstawą każdej organizacji są przede wszystkim ludzie, a w związku z tym zawsze istnieje ryzyko występowania konfliktów na linii szef – podwładny czy też wewnątrz zespołu między pracownikami. Zapewne wielu menedżerów miało lub ma w zespole taką osobę, którą można nazwać „konfliktowym pracownikiem”, czyli takim, z którym współpraca potrafi wyczerpać nie tylko emocjonalnie, ale również fizycznie.
Z reguły wtedy mniej asertywni pracownicy i menedżerowie wypełniają wtedy obowiązki takiej problematycznej jednostki dla świętego spokoju. Innymi słowy – “tańczą tak, jak im zagrają”. Robią wszystko, by tylko nie wpaść w sidła gniewu lub frustracji trudnego pracownika. Czy to postępowanie ma sens? Na dłuższą metę współpraca z taką osobą może skutkować wypaleniem nie tylko członków zespołu, ale również ich lidera.
Co zatem należy zrobić, gdy w firmie zatrudniona została osoba konfliktowa? Jak sobie radzić w takiej sytuacji? Przekonamy się w dalszej części tekstu. Zacznijmy jednak od próby zdefiniowania konfliktowego pracownika:
Co wyróżnia problematycznego, toksycznego pracownika? 
Konfliktowy pracownik nastawiony konfrontacyjnie w stosunku do swojego przełożonego i/lub współpracowników. Psuje morale zespołu, który obniża tempo i jakość pracy, co nie jest dobrze widziane przez pracodawcę. Zachowanie takiego problematycznego pracownika nie bierze się jednak znikąd. Z reguły jest ono umotywowane poniższymi potrzebami, mającymi charakter zaburzeń:
- Potrzeba uczucia i uznania – pracownik maniakalnie zabiega o to, aby być lubianym, stara się przerastać oczekiwania współpracowników i przełożonych
- Potrzeba partnera – pracownik odczuwa potrzebę posiadania “partnera”, który w sferze zawodowej pokieruje jego działaniami, nie zamierza wykonywać swoich zadań samodzielnie
- Potrzeba zamykania swojego życia w wąskich granicach – pracownik wykonuje wszelkie zadania po linii najmniejszego oporu, nie wnosi nic pozytywnego do zespołu
- Potrzeba władzy – pracownik pożąda władzy dla samego jej posiadania, pogardza innymi współpracownikami i stara się wpływać na ich decyzje oraz działania
- Potrzeba wykorzystywania innych – pracownik traktuje współpracowników instrumentalnie, ukierunkowany jest na realizację egoistycznych potrzeb
- Potrzeba prestiżu – pracownik obsesyjnie pragnie uznania w oczach innych
- Potrzeba podziwu – pracownik przypisuje sobie nieprawdziwe cechy i pragnie być za nie podziwiany.
Co zrobić, gdy wykryjemy którąś z potrzeb u pracownika?
Zdarza się, że trudny pracownik jest świetnym i doświadczonym specjalistą, a jego wiedza to cenny wkład w funkcjonowanie całej organizacji. Z tego powodu, jeśli pracodawcy uda się rozpoznać jego potrzeby i zmienić sposób zarządzania nim w taki sposób by czuł się spełniony i je realizował, możliwe jest bezproblemowe rozwiązanie konfliktu, bez dopuszczenia do konfrontacji. Na takim wyjściu każda ze stron zyskuje. Niestety bardzo rzadko zdarza się, aby problemy konfliktowego pracownika były tak łatwe do rozwiązania.
Jakie możliwości ma pracodawca? 
Pracodawcy coraz częściej starają się reagować na sygnały o konfliktowych pracownikach, szczególnie gdy mają świadomość, że trudno będzie im znaleźć nowego pracownika, który z kolei nie będzie potrzebował dużo czasu na wdrożenie się w firmie. Dodatkowo coraz większa świadomość pracodawców i pracowników w zakresie swoich praw pozwala na podjęcie interwencji już w początkowej fazie konfliktu.
Pracodawca nie może jednak zapominać, iż sytuację, w którą uwikłany jest konfliktowy pracownik należy rozpatrywać na, co najmniej, dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, mamy tu do czynienia ze zjawiskiem psychologicznym. Poszczególne jednostki, wchodzące w układ zależności, jakim jest organizacja biznesowa, podlegają napięciom, których uwolnienie może doprowadzić do sytuacji konfrontacyjnej. Z drugiej strony to zjawisko stricte społeczne. Jednostki te bowiem tworzą ową zbiorowość.
Najpierw obserwacja
Z tego powodu pracodawca, początkowo powinien przez jakiś czas przyglądać się dokładniej danej osobie i przeanalizować jej zachowanie. Jest to niezbędne, ponieważ zbyt pochopna decyzja może pogorszyć sytuację i zaszkodzić wielu osobom. Na podstawie obserwacji zdobędzie dowody “nie do podważenia”, które będą konkretnymi argumentami w rozmowie z pracownikiem.
Następnie rozmowa
Gdy już pracodawca będzie pewny co do swojego zdania dotyczącego konfliktowego pracownika, czas przejść do działań. W pierwszej kolejności może warto pomyśleć o szkoleniu psychologicznym z „pracy w grupie” czy „radzenia sobie z emocjami”? Może konfliktowość tej osoby wynika z frustrujących problemów prywatnych? Tego trzeba się dowiedzieć. Chodzi o to, aby dać temu pracownikowi szansę na poprawę oraz zastosować upomnienie.
Ostatecznie kara lub przeniesienie
Jeżeli jednak osoba konfliktowa ewidentnie nie wykazuje chęci zmiany swojego podejścia, wówczas pracodawca powinien zdecydować się na udzielenie nagany lub podjąć decyzję o przeniesieniu tego pracownika do innego działu.
Ryzykowne zwolnienie
Niestety z uwagi na niezbyt precyzyjną treść art. 52 Kodeksu pracy, pracodawcy nie chcą podejmować ryzyka odnośnie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, gdyż mają świadomość, że taki pracownik będzie wnosił o przywrócenie do pracy i może ono okazać się skuteczne. Podobny problem występuje również w przypadku mobbingu, gdzie pracodawcy także mają wątpliwość, czy zachowanie konfliktowego pracownika faktycznie można uznać za mobbing.
Co w takiej sytuacji może współpracownik?
Rozmowa i zwrócenie się do szefa
Jeżeli chodzi o pracowników takiej toksycznej osoby, to przede wszystkim, nie powinni oni obwiniać siebie o jej złe zachowanie. Należy uświadomić sobie, że to ona ma problem, gdyż nie radzi sobie z własnymi emocjami. Podczas rozmowy z osobą konfliktową, należy opierać się na potwierdzonych informacjach i faktach oraz podchodzić do takiego współpracownika z dużym dystansem i spokojem. Można spróbować szczerze porozmawiać na temat jego zachowania, uważając, by taka rozmowa nie wprowadziła dodatkowych negatywnych emocji i nie pogorszyła relacji.
Podjęcie kroków prawnych
Jeśli nic nie pomaga, powinno się poinformować pracodawcę o trudnym do zniesienia zachowaniu konfliktowej osoby, podkreślając jej negatywny wpływ na pozostałych pracowników. Jeżeli pracodawca nie jest zainteresowany ingerowaniem w tę problematyczną sytuację i nie ma możliwości rozwiązania problemu z konfliktowym pracownikiem za jego pośrednictwem, to pracownikom pozostaje droga cywilna – na przykład z tytułu naruszenia dóbr osobistych (art. 23 Kodeksu cywilnego).
Gorzej wygląda sytuacja, gdy konfliktowość współpracownika doprowadza do wyczerpania znamion przepisów karnych takich jak choćby groźba (art. 190 Kodeksu karnego) czy stalking (art. 190a Kodeksu karnego). Wówczas pracownikom pozostaje złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa i ewentualne występowanie, jako oskarżyciel posiłkowy na późniejszym etapie postępowania.
