Ministerstwo Finansów, chcąc uszczelnić polski system podatkowy, wprowadzało stopniowo od 2016 roku Jednolity Plik Kontrolny (JPK). W pierwszej kolejności swym zakresem objął on tylko duże firmy, natomiast od 2018 zaczął obowiązywać także średnie, małe i mikroprzedsiębiorstwa. Z kolei, wraz z początkiem października bieżącego roku w życie wszedł nowy plik JPK_VAT z deklaracją, obowiązujący wszystkich czynnych podatników VAT.
Co to jest JPK, jaka jest jego struktura, w jakim celu go wprowadzono i jakie są terminy jego przekazywania? Na te i inne ważne pytania dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego odpowiedzi zostaną udzielone poniżej.
JPK – co to jest?
Co to jest Jednolity Plik Kontrolny? To zestaw informacji o transakcjach gospodarczych przesyłanych urzędowi co miesiąc (JPK_VAT) lub na żądanie organu skarbowego (pozostałe JPK).
Celem JPK jest sprawniejsza kontrola, przede wszystkim szybsza, ponieważ na podstawie JPK odpowiednie systemy informatyczne Ministerstwa Finansów, w parę minut są w stanie zweryfikować wiarygodność informacji przesyłanych przez firmy, choćby czy wydatek danego przedsiębiorcy zgadza się z przychodem kontrahenta ujętego w ewidencji. Szybkie ustalenie nieprawidłowości ma więc przeciwdziałać takim zjawiskom jak wyłudzenia VAT czy uchylanie się od opodatkowania.
JPK ma przynosić również korzyść samym przedsiębiorstwom, dlatego że w założeniu skraca on czas kontroli skarbowej, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą zmniejszyć koszty związane z taką kontrolą. Poza tym przedsiębiorcy zyskują także nowy mechanizm kontroli wewnętrznej, który pozwoli monitorować pracę służb księgowych
JPK dotyczy wielu obszarów – każdy JPK ma określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę i budowę – pola, które muszą być obowiązkowo wypełnione oraz pola dodatkowe. Dane do utworzenia JPK są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa (wlicza się w to również program Microsoft Excel czy inne podobne arkusze kalkulacyjne). Dane te są wysyłane wyłącznie elektronicznie do urzędu.
JPK został wprowadzony ustawą z 10 września 2015 roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa. Pierwotnie nie przewidywano obowiązku regularnego przekazywania rejestrów VAT, obowiązek ten został wprowadzony ustawą z 13 maja 2016 roku. Przygotowanie JPK wymaga wyposażenia systemów księgowych podatników w funkcje umożliwiające wytworzenie takiego pliku. W niektórych przypadkach konieczna jest również modyfikacja zasad prowadzenia ksiąg oraz sposobu dokumentowania transakcji handlowych.
JPK – struktury
Wiemy już co to jest plik JPK, wyjaśnijmy więc jakie są struktury JPK. Jednolity Plik Kontrolny ma postać plików XML. Ich schematy publikowane są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Każda ze struktur posiada takie elementy jak:
- Nagłówek, czyli dane identyfikacyjne firmy, związane zarówno z JPK (data utworzenia pliku, daty określające zakres informacji raportowanych w pliku, cel złożenia), jak i z samym podmiotem kontrolowanym (nazwa firmy, NIP czy adres)
- Część merytoryczna, czyli informacje dotyczące zdarzeń gospodarczych
- Część weryfikacyjna, czyli część kontrolna sprawdzająca formalną zawartość dokumentu (liczba wierszy, obowiązkowo wypełnione pola, sumy raportowanych kwot)
Aktualnie w skład JPK wchodzą następujące pliki:
- JPK_KR – z danymi z ksiąg rachunkowych
- JPK_WB – z danymi z wyciągów bankowych
- JPK_MAG – z danymi z magazynów
- JPK_FA – z danymi o fakturach VAT,
- JPK_PKPIR – z danymi z podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- JPK_EWP – z danymi z ewidencji przychodów,
- JPK_SF – sprawozdania finansowe elektroniczne
- JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M oraz JPK_V7K) – z danymi z ewidencji zakupów i sprzedaży VAT
Jednolity Plik Kontrolny JPK_V7 wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek wysyłać co miesiąc, do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Natomiast pozostałe pliki JPK przekazuje się jedynie na życzenie Urzędu Skarbowego w terminie wyznaczonym w wezwaniu. Osoba, która w nieuzasadniony sposób odmawia udostępnienia Jednolitego Pliku Kontrolnego na wezwanie organu, może otrzymać karę porządkową w wysokości do 2800 złotych. W uzasadnionych przypadkach można poprosić o przedłużenie terminu na dostarczenie JPK.
Pliki wchodzące w skład JPK mogą być dostarczone na potrzeby kontroli skarbowej elektronicznie. Wymagane jest przy tym posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Każdy z plików jest kompresowany metodą ZIP. Następnie jest dzielony na maksymalnie 60 MB pliki. Każdy z nich jest szyfrowany przy użyciu algorytmu AES z 256-bitowym kluczem.
Jednolity Plik Kontrolny – wymagania techniczne
Dane w formie JPK mogą być przesyłane za pomocą strony Ministerstwa Finansów e-Dokumenty. Warto przy tym ponownie podkreślić, że księgi muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy Jednolity Plik Kontrolny zostanie już prawidłowo przesłany, należy pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które:
- Zapewnia integralność przekazanych ksiąg
- Zawiera datę i godzinę przekazania ksiąg
- Stanowi dowód doręczenia dokumentu
Ministerstwo Finansów udostępnia także aplikację KLIENT JPK, która umożliwia wysyłanie utworzonego wcześniej pliku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów; oraz utworzenie pliku JPK po zaimportowaniu danych z pliku CSV, a następnie przesłanie go do MF.
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej Jednolity Plik Kontrolny może być przekazywany do Urzędu Skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą informatycznych nośników danych (płyta DVD lub pendrive). Dotyczy to wszystkich struktur poza JPK_VAT, którą obligatoryjnie należy wysyłać co miesiąc wyłącznie za pośrednictwem komunikacji w pełni elektronicznej, podobnie jak e-deklaracje. Informatyczne nośniki danych powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Warto przy tym zaznaczyć, iż dane przekazywane w formie plików JPK są oczywiście objęte tajemnicą skarbową.
Jednolity Plik Kontrolny – sankcje
Obecnie podatnik, który nie złoży JPK_VAT w terminie lub poda w nim informacje nieprawdziwe, może liczyć się z sankcją wynikającą z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego. W zależności od klasyfikacji czynu zabronionego podatnik może spodziewać się kar rzędu:
- Od 260 do 52 000 złotych w przypadku wykroczenia skarbowego
- od 866,70 do 24 960 960 złotych w przypadku przestępstwa skarbowego
Co więcej, kara za każdy błąd popełniony w JPK_V7 wynosi 500 złotych.
Obowiązkowy Jednolity Plik Kontrolny z deklaracją JPK_V7, czyli JPK_V7M oraz JPK_V7K
Celem niedawno wprowadzonego nowego pliku JPK było uproszczenie obowiązków sprawozdawczych na gruncie VAT. JPK_V7 połączy bowiem składane dotychczas odrębnie informacje wykazywane w JPK_VAT oraz w deklaracji VAT-7/VAT-7K. Zakres zmian jest jednak dużo szerszy niż jedynie połączenie dwóch obowiązków podatkowych w jeden.
Począwszy od rozliczeń za październik 2020 roku, wszyscy czynni podatnicy VAT (mikro-, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa) są zobligowani do składania jednego pliku JPK_V7, czyli JPK z deklaracją. Składa się on z dwóch części: ewidencyjnej oraz deklaracyjnej.
Pierwsza zawiera dane o sprzedaży i zakupach dokonanych w danym okresie rozliczeniowym – miesiącu w przypadku JPK_V7M oraz kwartale, gdy mowa o JPK_V7K. Natomiast część deklaracyjna zawiera dotychczasowe pozycje wynikające z deklaracji, jednak w nieco innej formie.
Nowa struktura JPK_VAT wymusza więc na przedsiębiorcach stosowanie szczególnych oznaczeń. Dzielą się one na trzy grupy:
- Kody GTU sprzedawanych towarów i usług
- Kody procedur transakcji
- Kody typów dokumentów
Istotny jest również fakt, że bez względu na częstotliwość rozliczenia VAT część ewidencyjna powinna być wysyłana do Ministerstwa Finansów co miesiąc. Natomiast część deklaracyjna analogicznie do częstotliwości rozliczeń VAT,czyli w przypadku rozliczenia miesięcznego co miesiąc, a w przypadku rozliczenia kwartalnego co kwartał. JPK_V7 za dany okres należy przesłać do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Co ważne, jeżeli dzień ten przypada w weekend lub święto, termin ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
JPK_VAT z deklaracją można podpisać na trzy sposoby:
- Podpisem kwalifikowanym
- Profilem zaufanym ePUAP
- Danymi autoryzującymi (kwotą przychodu)
Po poprawnym przesłaniu JPK_VAT z deklaracją na serwery Ministerstwa Finansów podatnik będzie miał możliwość pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
Korekta JPK
Sposób dokonywania korekty Jednolitego Pliku Kontrolnego jest stosunkowo klarowny. Podatnik nie może wysłać korekty pliku, który zawiera wyłącznie korygowane pozycje. Dokonując korekty ewidencji, przedsiębiorca musi złożyć nowy, kompletny i zawierający poprawione dane plik XML, jednak korekta pliku nie musi zawierać zarówno części ewidencyjnej, jak i deklaracyjnej. W wysyłanej korekcie JPK należy wypełnić wyłącznie tę część, która uległa zmianie. Oznacza to więc, że w sytuacji:
- Korekty danych formalnych: należy złożyć wyłącznie kompletną poprawioną część ewidencyjną, ponieważ korekta danych formalnych nie ma wpływu na część deklaracyjną JPK
- Korekty kwoty ulgi na zakup: należy złożyć wyłącznie kompletną poprawioną część deklaracyjną, ponieważ ta korekta nie ma wpływu na część ewidencyjną JPK
- Korekty wysokości podatku VAT z faktury sprzedaży: należy złożyć zarówno kompletną poprawioną część ewidencyjną, jak i deklaracyjną, ponieważ taka korekta ma wpływ na podstawę opodatkowania, czyli na dane wykazane w obu częściach JPK
Sposób dokonywania korekty uzależniony jest od tego, czy błąd został wykryty przed wysyłką nowego JPK; oraz czy wykryty błąd wpływa na wysokość podstawy opodatkowania albo wysokość podatku należnego. Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się przed wysyłką JPK za dany okres, że popełnił błąd, który nie wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego, ale ma znaczenie w identyfikacji transakcji, może on usunąć błędny zapis i wykazać wyłącznie pozycję z poprawnymi danymi.
Natomiast w sytuacji, gdy błąd został wykryty po wysyłce nowego JPK, konieczne jest wystornowanie błędnego wpisu, czyli wpisanie całego wpisu ze znakiem przeciwnym i dodanie nowego wpisu z poprawnymi danymi. Wprowadzając korektę zapisów po wysyłce pliku JPK, jako numer dokumentu należy wpisywać pierwotny numer dokumentu.
Teraz już wiesz co oznacza termin JPK, jakie są struktury tych plików, jak one działają, w jaki sposób je wysyłać oraz jak dokonać ich korekty.
