Firmowy budżet to określenie dla zestawienia wpływów i wydatków danego przedsiębiorstwa. To, jak często należy go przygotować, uzależnione jest od specyfiki konkretnego biznesu. O czym należy pamiętać podczas przygotowywania budżetu w firmie? Oto przewodnik, w którym wyjaśniamy wszystko krok po kroku.
Czym jest budżet firmowy i kiedy należy go przygotować?
Budżet firmy jest zestawieniem przychodów i wydatków danego przedsiębiorstwa. Dzięki temu dokumentowi przedsiębiorstwom jest znacznie łatwiej podejmować decyzje biznesowe – planować inwestycje, zatrudniać pracowników itd.
Jak często trzeba sporządzać budżet firmowy? Wszystko uzależnione jest od specyfiki prowadzonej przez nas działalności. W przypadku, gdy firma posiada stabilną pozycję oraz dochody, wówczas w zupełności wystarczy przygotowanie budżetu raz na rok. Zupełnie inaczej jest w przypadku nowych firm, których sytuacja finansowa może zmieniać się niezwykle często. W takim przypadku specjaliści zalecają przygotowywanie budżetów z częstotliwością raz na kwartał.
Jak wygląda proces budżetowania?
Proces budżetowania dzieli się na kilka etapów. Poniżej tłumaczymy krok po kroku, jak powinna przebiegać procedura tworzenia budżetu.
- Wyznaczenie odpowiedzialnych za planowanie osób
Które konkretnie osoby powinny być odpowiedzialne za planowanie budżetu? Te kompetencje najlepiej jest powierzyć kadrze kierowniczej ze wszystkich działów istniejących w firmie – mowa tu o księgowości, sprzedaży, marketingu, logistyce itd. Każdy z przedstawicieli z pewnością podzieli się swoją wiedzą, co pozwoli na stworzenie takiego budżetu, który będzie odpowiadał zróżnicowanym potrzebom poszczególnych działów. - Identyfikacja zmiennych
Na wyniki finansowe uzyskiwane przez daną firmę wpływ ma wiele czynników. Aby zidentyfikować te zmienne, należy skorzystać z metody tzw. lejka sprzedażowego oraz przyporządkować osoby do poszczególnych kompetencji. W ten sposób dowiemy się np. jaka jest efektywność poszczególnych sprzedawców, ile wynosi czas i procent konwersji, ile leadów pozyskuje firma w ciągu miesiąca itd.Kolejną zmienną są koszty stałe i koszty zmienne – mowa tutaj np. o czynszu, pozostałych rachunkach, opłatach za dostawy surowców itd. Informacje te są niezwykle istotne, ponieważ bez nich stworzenie zrównoważonego budżetu będzie niemożliwe, - Opracowanie strategii rozwoju
Gdy dysponujemy już najważniejszymi danymi potrzebnymi do sporządzenia budżetu, przychodzi czas na opracowanie strategii rozwoju. Zawierać ona ma cele na poziomie taktycznym, operacyjnym i strategicznym. Cele strategiczne to takie, które mają długofalowy zasięg oraz największe znaczenie z punktu widzenia konkurencyjności, rentowności i prestiżu przedsiębiorstwa.Takim celem może być na przykład podpisanie sporej umowy z globalną firmą opiewającej na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Do osiągnięcia celów strategicznych służą cele operacyjne i taktyczne. Celem operacyjnym może być powołanie zespołu pracowników odpowiadającego za stworzenie harmonogramu działań w zakresie pozyskiwania nowych klientów, zaś taktycznym dostosowanie oferty do potrzeb konsumentów.Wszystkie działania podejmowane w ramach strategii rozwoju powinien kontrolować prezes firmy wraz z zarządem. - Przygotowanie prognozy finansowej i jej analiza
Następną czynnością musi być przygotowanie prognozy finansowej i jej analiza. To zadanie najlepiej powierzyć ludziom posiadającym kompetencje i wiedzę w zakresie marketingu, finansów i sprzedaży. Stworzenie prognozy finansowej może zająć sporo czasu, jednak uzależnione jest to przede wszystkim od skali prowadzonej działalności. W przypadku małych i średnich firm czas sporządzania prognozy nie powinien być dłuższy niż dwa tygodnie.Po przygotowaniu prognozy przychodzi czas na jej analizę. W tym etapie oceniamy, jaki wpływ na prognozowane wyniki będą miały podjęte przez zarząd decyzje o charakterze strategicznym. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy zdobycie wytyczonych celów będzie możliwe, oraz czy istnieją czynniki ryzyka wpływające na to, że spełnienie wytyczonych celów może okazać się trudniejsze.Szczegółowe informacje na temat sporządzania prognozy finansowej są dostępne na https://businessintelligence.pl/prognozowanie-sprzedazy-jak-to-zrobic-skutecznie/. - Monitorowanie wyników
Gdy budżet zostanie zaakceptowany, należy cyklicznie weryfikować sposób jego realizacji. Monitoring wyników przeprowadza się zazwyczaj co miesiąc. Dzięki monitoringowi mamy na bieżąco dostęp do najświeższych informacji, zaś w razie potrzeby możemy podjąć decyzje o modyfikacji budżetu i dostosowaniu go do aktualnej sytuacji ekonomicznej.
Podsumowanie
Przygotowanie budżetu firmowego to proces, do którego trzeba się odpowiednio przygotować. Sporządzenie budżetu zgodnie z powyższym harmonogramem nie powinno przysparzać większych trudności. Więcej poradników dla przedsiębiorców można znaleźć na stronie https://businessintelligence.pl/.
