Często można spotkać się z poglądem, że umiejętności negocjacyjne są uwarunkowane genetycznie. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę, że skutecznym negocjatorem nie tylko można się urodzić. Mając odpowiednią wiedzę i przygotowanie, każdy może bez większego trudu opanować sztukę skutecznych negocjacji w biznesie, a przecież mówimy tu o bardzo istotnym procesie, który prędzej czy później spotka absolutnie każdego przedsiębiorcę.
Jak zatem efektywnie negocjować? Cenne wskazówki zostaną przedstawione poniżej. W pierwszej kolejności wyjaśnijmy jednak na czym w ogóle polegają negocjacje w biznesie i jaki jest ich cel:
W jakim celu prowadzi się negocjacje w biznesie?
Negocjacje to nic innego, jak sekwencja wzajemnych posunięć, poprzez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania częściowego konfliktu interesów, przy czym muszą one posiadać świadomość częściowej wspólnoty interesów. Sytuacje, w której korzyść jest uzyskiwana wyłącznie przez jedną stronę, można nazwać quasi-negocjacjami, manipulacjami lub perswazją mającą na celu wymuszenie. Negocjacje w biznesie podlegają tym samym regułom.
Dążeniem każdej osoby przystępującej do negocjacji powinno być osiągnięcie takiego stanu rzeczy, który bez przeprowadzenia rozmów i wzajemnych ustępstw nie byłby możliwy do osiągnięcia. Inaczej mówiąc, negocjacje to proces, w którym dwie strony o częściowo rozbieżnych, a częściowo zbieżnych interesach dążą do osiągnięcia porozumienia.
Cechy charakterystyczne negocjacji 
Elementy charakterystyczne dla negocjacji to:
- Obustronna wymiana korzyści
- Uczciwość negocjatorów
- Dążenie do osiągnięcia trwałości rezultatu
- Efektywność prowadzenia rozmów
- Zbudowanie dobrych relacji.
Warunkami sprzyjającymi podjęciu rozmów negocjacyjnych są z kolei: gotowość stron do zawarcia umowy oraz odpowiednie przygotowanie. Mając małą siłę przetargową, wykazując zbyt mocne zaangażowanie emocjonalne i widząc na horyzoncie inne, lepsze możliwości osiągnięcia swoich celów, od negocjacji lepiej odstąpić.
Przygotowanie – fundament prowadzenia skutecznych negocjacji biznesowych
Zanim przystąpimy do negocjacji, musimy się do nich przygotować. Ten etap jest najważniejszy, a zarazem najbardziej pracochłonny. W pierwszej kolejności należy zdobyć wszystkie możliwe informacje na temat drugiej strony, dotyczące zarówno jej słabych, jak i mocnych stron.
Określmy swój cel
Następnie określamy swój cel strategiczny, czyli to, co chcemy osiągnąć za pomocą negocjacji. Kolejnym etapem jest odpowiedź na zadane sobie pytania: “Czy mamy jakąś alternatywę dla negocjacji?” oraz “Czy druga strona może osiągnąć swój cel w inny sposób niż poprzez rozmowę z nami?”. Jeśli tak, to w jaki sposób, i czy nie jest on czasem lepszy od podjęcia rozmów. Dzięki temu możemy zdefiniować naszą pozycję w negocjacjach.
Określmy strefę porozumienia i wyznaczmy granice
Następnie zakładamy strefę wspólnego porozumienia, w której możliwe jest przyjęcie warunków korzystnych dla obu stron. Ważną kwestią jest również, abyśmy od razu ustalili swoje ściany w negocjacjach, czyli minimum tego, co chcemy osiągnąć, i maksimum tego, co możemy zaoferować.
Pozostałe elementy przygotowań do negocjacji
Istotne jest także określenie miejsca prowadzenia negocjacji. Terytorium własne daje nam przewagę negocjacyjną, z kolei rozmowa w siedzibie kontrahenta to jego stawia na uprzywilejowanej pozycji. Równe szanse obu stronom daje terytorium neutralne, takie jak spotkanie w restauracji. Warto także poćwiczyć kontrolowanie własnej mowy ciała, ponieważ często doświadczony negocjator potrafi z niej wyczytać czy jesteśmy gotowi na dalsze lub większe ustępstwa. Na sam koniec przygotowań ustalamy strategię i argumenty, których użyjemy w negocjacjach, aby przekonać drugą stronę.
Nadszedł dzień negocjacji, a my po zastosowaniu powyższych zasad jesteśmy do nich odpowiednio przygotowani. Jak zatem mamy je poprowadzić?
Krok I – rozpocznij rozmowę, rozpoznaj intencje kontrahenta 
Podczas otwarcia rozmów, negocjator może wykorzystać swoje umiejętności komunikacyjne do krótkiej rozmowy, wymiany grzeczności oraz rozpoznania potrzeb kontrahenta i sprawdzenia skuteczności doboru własnej strategii. Warto zatem pozwolić przedstawić drugiej stronie swoją ofertę jako pierwszą.
Co więcej, każde spotkanie biznesowe powinno przebiegać w przyjemnej atmosferze, gdyż wtedy łatwiej jest ustalić warunki, na których zależy obu stronom. Uprzejmość i uśmiech na ogół bywają zatem niezbędne od samego początku.
Krok II – przedstaw propozycje, stosuj ustępstwa, argumenty i kontrargumenty
Czas na najistotniejszą część negocjacji – fazę dyskutowania nad wzajemnymi propozycjami. Warto przyjrzeć się jak największej liczbie elementów, które dotyczą omawianych kwestii. To właśnie w tym etapie dochodzi do sytuacji, na które musieliśmy się odpowiednio przygotować, czyli: ustępstw i targowania propozycji, a czasami nawet do całkowitej ich zmiany.
Nie spiesz się, lecz wyznacz deadline
Na ten etap negocjacji należy poświęcić z reguły najwięcej czasu. Zdenerwowanie wynikające ze zbliżających się terminów nie pomoże w ustaleniu najlepszych dla nas warunków. Z tego powodu od razu warto precyzyjnie określić, jaką ilością czasu dysponujemy. To dobra zagrywka psychologiczna, która może zadziałać na drugą stronę – może się zdarzyć tak, że im bliżej końca ustalonego przez nas deadline’u, tym na więcej ustępstw decyduje się pójść nasz kontrahent. Oznacza to, że bardzo zależy mu na osiągnięciu porozumienia. Na rzetelne rozważanie wszystkich opcji i ustalenie ostatecznego kształtu umowy ogromny wpływ ma zatem umiejętność zachowania dystansu emocjonalnego.
Wprowadzaj ustępstwa powoli, stopniowo i w precyzyjnej hierarchii
Jak natomiast sami powinniśmy podchodzić do ustępstw? To bardzo ważna kwestia. Otóż, ustępstwa nie powinny pojawiać się na początku, tylko dopiero po jakimś czasie, powinniśmy ustępować z trudem i powoli, aby kontrahent docenił ich wagę. Ponadto doradza się, aby były one niewielkie, ponieważ liczy się sam fakt pójścia na kompromis w danej kwestii, co kontrahent powinien odwzajemnić. Zacznijmy więc od ustępstw w sprawach mało istotnych, by dopiero później przejść do tych najważniejszych.
Nie zapominaj, że obie strony mają dążyć do kompromisu
Każdy przedsiębiorca musi jednak tutaj pamiętać, że negocjacje to proces, którego celem jest dojście do kompromisu – twarde trzymanie się swoich warunków bez ustępstw może doprowadzić do ścierania się, napiętej atmosfery i ostatecznie zerwania negocjacji, co absolutnie nie będzie korzystne dla żadnej ze stron. Jednocześnie, gdy widzimy, że druga strona absolutnie nie dąży do kompromisu, warto przekalkulować, czy poszukiwanie nowego kontrahenta nie będzie dla nas bardziej opłacalne niż wyjście naprzeciw żądaniom drugiej strony i przystanie na ofertę wynikającą z procesu negocjacji.
Krok III – podsumowanie i formalizacja przeprowadzonych negocjacji
Zadbaj o formalizację umowy zgodną z ustaleniami
Ostatnią fazą negocjacji jest podpisanie umowy zgodnej z ustaleniami. Ten etap także może obejmować negocjowanie, ponieważ należy w nim utrwalić wspólne rozwiązania w formie papierowej i przemyśleć całokształt umowy, gdyż niedociągnięcia w ostatniej fazie mogą rzutować na produkt czy usługę, których rozmowy dotyczyły. Gdy proces osiągania kompromisu był długi i żmudny, często trzeba przygotować taką umowę od podstaw, gdyż nie mieści się ona w ramach podpisywanego zwykle wzorca.
Niech prawnicy przeanalizują umowę
Tworząc nową umowę, warto zlecić jej sprawdzenie kancelarii prawnej, która wskaże ewentualne nieścisłości czy błędy natury prawnej, jako że zapisy niezgodne z prawem nie mają żadnej mocy (nawet jeśli obie strony wyrażą na nie zgodę). Warto zatem od razu ustalić, która ze stron zajmuje się przygotowaniem umowy, aby uniknąć “wojny prawników” reprezentujących każdego z kontrahentów. Najlepszym rozwiązaniem jest zobowiązanie do utworzenia umowy przez jednego z nich z możliwością wprowadzenia poprawek na wniosek drugiej strony.
Zakończ negocjacje pozytywnym akcentem
Co bardzo ważne, właściwie przeprowadzone negocjacje nie powinny pozostawiać jednej ze stron z poczuciem klęski. Pozytywne biznesowe relacje są budowane przede wszystkim przez kompromisy uzyskane w trakcie trudnych rozmów i dyskusji. To wtedy widzimy klasę naszego partnera biznesowego. Na sam koniec warto zatem pogratulować kontrahentowi owocnych negocjacji. Dzięki temu utrzymamy dobre relacje i pozostawimy wrażenie, że zawarte z nami porozumienie jest wynikiem pracy obu stron.
