Czym jest inwentaryzacja i jaki jest jej cel?

93

Każdy z nas chociaż raz był świadkiem inwentaryzacji w sklepie, która raczej wydawała się trochę nudnym zajęciem opierającym się na żmudnym liczeniu towarów. Jednak nie wszyscy zdajemy sobie sprawę, że inwentaryzacja jest potrzebna. W niektórych sytuacjach pozwala wykryć najróżniejsze nieprawidłowości. Jakie są cele, rodzaje i metody inwentaryzacji?

Co to jest inwentaryzacja?

Większość z nas kojarzy inwentaryzację z zamkniętymi pewnymi działami sklepie, gdzie pracownicy liczą towar. Jednak przeprowadza się ją także w innych miejscach. Jest dość złożonym procesem, na który składa się kilka etapów.

Inwentaryzacja to czynności rachunkowe, których celem jest sporządzenie spisu i sprawdzenie stanu majątku na dany dzień. Dodatkowo dzięki niej można określić, jaki jest stan rzeczywisty przykładowo towaru w sklepie, a jak to wygląda w księgowości i rachunkach. Niezgodność tych dwóch często wynika z błędów leżących po stronie pracowników, takie jak błędne przyjęcie towaru, ale także kradzież i nadużycia. Inną sytuacją, która prowadzi do niezgodności, są zmiany naturalne, czyli między innymi koniec daty ważności.

Dlaczego remanent jest tak właściwie przeprowadzony? Czasem robi się go z inicjatywy przedsiębiorcy, a czasem inwentaryzację narzucają przepisy. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, jak to wygląda.

Jakie są cele inwentaryzacji?

Jest jeden główny cel robienia inwentaryzacji przez najróżniejszych przedsiębiorców, czyli ustalenie faktycznego stanu wszystkich rzeczowych oraz finansowych składowych majątku. Natomiast powody, dla których się ją przeprowadza, są dwa. Wiele firm po prostu chce sprawdzić, jak wygląda rzeczywisty stan ich sklepów czy magazynów. Dzięki temu można ustalić, czy przypadkiem w danym miejscu nie dochodzi do jakichś naruszeń. Inwentaryzacja przeprowadzona na potrzeby przedsiębiorcy nie musi być robiona w konkretnych terminach. Kończy się jedynie raportem, który pozwala sprawdzić, czy w danym miejscu nie dochodzi do niepokojących nieprawidłowości.

Na firmach, organizację inwentaryzacji wymusza także ustawa o rachunkowości. W każdym sklepie inwentaryzacja musi być przeprowadzona do końca roku obrotowego. Jeżeli obowiązkowa inwentaryzacja nie zostanie przeprowadzona, trzeba liczyć się z przykrymi konsekwencjami finansowymi. Oczywiście nie każdy ma obowiązek przeprowadzać inwentaryzację. Konieczne to jest, jeżeli dany przedsiębiorca prowadzi księgi przychodów i rozchodów, ale także w momencie, kiedy prowadzi działalność, która zajmuje się produkcją lub handlem. Jednak jakie są rodzaje i metody inwentaryzacji?

Rodzaje inwentaryzacji

Podobnie, jak celów inwentaryzacji jest kilka, tak też jest kilka jej rodzajów. Na początek można wymienić inwentaryzacje stałe lub inaczej systematyczne. Mogą być prowadzone w systemie ciągłym, czyli monitorowanie przyjęć i sprzedaży towarów w czasie rzeczywistym. Do tego rodzaju zalicza się także inwentaryzacje przeprowadzane cyklicznie. Jednocześnie to rozwiązanie jest uważane za jedno z najlepiej sprawdzających się dla większości magazynów.

Wyróżnić możemy inwentaryzacje okazjonalne i doraźne. Te pierwsze mogą być organizowane przykładowo, kiedy w danym miejscu doszło do jakiejś katastrofy lub zamknięcia placówki. Natomiast inwentaryzacje doraźne są organizowane nagle i niespodziewanie.

Remanent musi być przeprowadzany przynajmniej raz w roku, dlatego możemy wyróżnić inwentaryzacje roczne, które są obowiązkowe. Dodatkowo czasem przeprowadzane są inwentaryzacje częściowe, które obejmują tylko część majątku danego przedsiębiorcy. Powodem inwentaryzacji częściowych jest między innymi zapobieganie wyczerpaniu zapasów. Zapraszamy do dalszej części artykułu, gdzie wyjaśnimy, jakie metody stosuje się przy remanencie.

Metody inwentaryzacji

Rodzajów inwentaryzacji jest naprawdę sporo, jednak wyróżnia się tylko cztery metody, według których są przeprowadzane. Pierwszą z nich jest spis z natury, który uważany jest za metodę podstawową, a jednocześnie najważniejszą. Jest stosowana w celu ustalenia faktycznego stanu danego sklepu, czy magazynu. Spis z natury dotyczy tylko rzeczy, które można zmierzyć lub policzyć. Ta metoda jest niepodważalna, a dotyczy wszystkich elementów znajdujących się na terenie inwentaryzowanym.

Drugą metodą jest metoda pośrednia uproszczona, która polega przede wszystkim na oszacowaniu stanu majątkowego w przybliżeniu. Stosuje się ją, kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury.

Inwentaryzację można przeprowadzić także poprzez potwierdzenie sald. W tym celu sporządza się dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów. Konieczne jest porównanie pomiędzy kontrahentami, wierzycielami, dłużnikami dla należności w formie pisemnej. Ostatnią metodą jest weryfikacja, która polega głównie na porównaniu stanów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych.

Etapy inwentaryzacji

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że inwentaryzacja jest dość złożonym procesem, który zaczyna się na etapie przygotowawczym. Obejmuje on szereg czynności, których celem jest zorganizowanie spisu z natury. Od wybrania dnia inwentaryzacji, po wyznaczenie pracowników liczących towar.

Kolejny etap to przeprowadzenie spisu, który jest technicznym aspektem inwentaryzacji. Wielu osobom ta czynność kojarzy się bardziej z remanentem. Można przeprowadzić go ręcznie, przeliczając produkty, jednak coraz częściej stosuje się nowoczesne technologie, które ułatwiają ten proces.

Na kolejnym etapie porównuje się stan faktyczny, który wyszedł w spisie z ewidencjami księgowymi, a następnie aktualizuje się informacje. Inwentaryzacja kończy się sporządzeniem raportu.

Inwentaryzacja jest konieczna dla wielu firm

Inwentaryzacja jest niezbędna dla wielu przedsiębiorców. Jednocześnie czasem jest obowiązkowa. Jej głównym celem jest sprawdzenie faktycznego stanu majątku danej firmy. Decyzję o przeprowadzeniu remanentu mogą być podjęte z chęci sprawdzenia stanów magazynowych i sprawdzenia przez przedsiębiorcę, czy nie dochodzi do jakichś nieprawidłowości. Jednocześnie inwentaryzacja raz w roku jest konieczna, ponieważ narzuca to ustawa o rachunkowości.

Inwentaryzacja może być systematyczna. Przez to rozumie się ciągłą obserwację majątku lub przeprowadza się ją w podobnych odstępach czasu. Innym rodzajem remanentu są inwentaryzacje okazjonalne i doraźne. Tę pierwsze przeprowadza się przykładowo, kiedy dana placówka się zamyka, natomiast inwentaryzacje doraźne są zazwyczaj niespodziewane.

Metody inwentaryzacji są cztery, jednak podstawową i najczęściej stosowaną jest spis naturalny, który jest stosowany w celu ustalenia faktycznego stanu majątku. Dotyczy jednak rzeczy, które można policzyć lub zmierzyć. W jego skład wchodzą wszystkie elementy, które znajdują się na terenie inwentaryzowanym.

Proces inwentaryzacji składa się z kilku etapów. Pierwszy polega na przygotowaniu remanentu, natomiast następnie przechodzi się do samej inwentaryzacji. Polega ona zazwyczaj na przeprowadzeniu spisu naturalnego. Następnie porównuje się ewidencję księgową ze stanem faktyczny. Inwentaryzacja kończy się sporządzeniem raportu.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments