Jeśli księgowy nie spełnia twoich oczekiwań, utrudnia dostęp do dokumentów i z dużym opóźnieniem odpowiada na maile, rozważ zmianę specjalisty od księgowości. Dużą popularnością cieszy się obecnie obsługa księgowa firm przez zewnętrzne biura rachunkowe, które wyróżniają się kompleksową ofertą, wdrażaniem nowoczesnych rozwiązań i dostępem do szeregu certyfikowanych specjalistów. Sprawdź, jak zmienić księgowego i jakie dokumenty musisz dostarczyć do biura rachunkowego.
Jak zmienić księgowego?
Na zmianę księgowego możesz zdecydować się w dowolnej chwili, choć najlepiej zrobić to wraz z nowym rokiem podatkowym – w ten sposób możesz mieć pewność, że roczna dokumentacja będzie spójna.
- Znajdź biuro rachunkowe, którego specjalnością jest obsługa księgowa firm i podpisz z nim umowę.
- Rozwiąż umowę z poprzednim księgowym, pamiętając o okresie wypowiedzenia.
- Zaktualizuj dane w CEIDG w ciągu 7 dni od podpisania umowy.
- Podpisz upoważnienie do reprezentowania firmy przez biuro rachunkowe w urzędach.
- Odbierz dokumenty księgowe od poprzedniego specjalisty i przekaż je do biura wraz z dokumentami rejestrowymi (NIP, REGON, umowy).
Jakie dokumenty dostarczyć do nowego biura?
Rodzaj dokumentów, jakie należy przekazać nowemu księgowemu, zależy od rodzaju prowadzonej księgowości – pełnej lub uproszczonej. Poniższa lista dokumentów powstała we współpracy z TaxCoach, biurem rachunkowym, które prowadzi księgowość w Poznaniu, lecz swoją ofertę kieruje do klientów z całej Polski.
Pełna księgowość
Jeśli prowadzisz działalność w oparciu o pełne księgi handlowe, po zakończeniu współpracy z dotychczasowym księgowym musisz dostarczyć do biura:
- Dokumenty księgowe: politykę rachunkowości, sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, CIT za poprzedni rok, zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień kalendarzowy poprzedniego okresu obrachunkowego, ewidencje środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT, JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML, rozrachunki z klientami w podziale na poszczególne faktury na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego, tabelę rozliczeń międzyokresowych kosztów, zeszyty walutowe, deklaracje VAT-7 z rejestrami VAT zakupu i sprzedaży za wszystkie miesiące w danym roku, dokumenty źródłowe (m.in. faktury, wyciągi bankowe), umowy zawarte ze wspólnikami (m.in. umowy pożyczki).
- Dokumenty kadrowe (jeśli zatrudniałeś pracowników): karty wynagrodzeń w bieżącym roku i z ostatnich 12 miesięcy, karty urlopowe, karty zasiłkowe i nieobecności, akta osobowe pracowników, terminy wypłaty, bazę programu Płatnik.
- Dokumenty płacowe (jeśli zatrudniałeś pracowników): listy kart/płac zarobkowych, kart zasiłkowych za dany okres obrachunkowy, zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12 miesięcy, bazę programu Płatnik.
Księgowość uproszczona
W przypadku księgowości uproszczonej, należy dostarczyć do nowego biura rachunkowego następujące dokumenty:
- Księga Przychodów i Rozchodów lub ryczałt: wydruki KPiR za cały okres współpracy z poprzednim księgowym, wydruki ewidencji sprzedaży dla ryczałtu za ostatni miesiąc obrachunkowy, dowody księgowe, umowy współpracy, najmu i inne dokumenty związane z prowadzeniem spraw podatkowo-księgowych.
- Dokumenty podatkowe i rachunkowe: zestawienia zaliczek wpłaconych na podatek dochodowy, deklaracje VAT, JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML, potwierdzenia przelewów opłaconych składek ZUS z danego roku kalendarzowego.
- Dokumenty kadrowe (jeśli zatrudniałeś pracowników): karty wynagrodzeń, zestawienie kart urlopowych, zasiłkowych i nieobecności, bazę programu Płatnik, teczki pracownicze z aktami osobowymi, terminy wypłat wynagrodzeń.
- Dokumenty płacowe (jeśli zatrudniałeś pracowników): listy kart/płac zarobkowych, kart zasiłkowych za dany okres obrachunkowy, bazę programu Płatnik, zestawienia wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12 miesięcy.
TaxCoach, biuro rachunkowe prowadzące księgowość w Poznaniu, radzi, by podczas odbierania dokumentów od księgowego upomnieć się o protokół odbioru. Taki dokument stanowi potwierdzenie, że przekazana dokumentacja jest kompletna.
