W piątek 7 kwietnia wejdą w życie przepisy nowelizacji Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku, która na stałe wprowadza możliwość zatrudnienia pracowników w formie zdalnej. Eksperci nie mają żadnych wątpliwości – już za parę dni polskich pracodawców czeka prawdziwa rewolucja.
Rewolucja w Kodeksie pracy – praca zdalna doczekała się definicji 
W piątek wejdą w życie przepisy nowelizacji Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 roku, która na stałe wprowadza możliwość zatrudnienia pracowników w formie zdalnej. Do tej pory firmy polecały pracę z domu tylko na podstawie specustawy covidowej. Teraz będą dwie podstawy.
Zacznijmy od tego, że nowe przepisy wprowadzają do Kodeksu pracy definicję pracy zdalnej, która będzie możliwa w formie całkowicie zdalnej, częściowo poza siedzibą firmy (tryb hybrydowy), oraz w formie zdalnej okazjonalnej.
Praca zdalna według nowych przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Kto będzie mógł pracować zdalnie?
Co istotne, praca zdalna nie jest obowiązkowa, ani nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje, czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup.
Nowelizacja Kodeksu pracy określa także, iż praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Osoby zatrudnione będą musiały wtedy złożyć wniosek o pracę zdalną.
Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
Ustawodawca wprowadził jednak pewien wyjątek. W efekcie, pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:
- Pracownicy w ciąży
- Pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia
- Pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
- Pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych
- Pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
- Pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
Pracodawca może nie uwzględnić wniosku takich osób o wykonywanie pracy zdalnej jedynie wtedy, gdy wykonywanie przez takie osoby pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy, jaki wykonują lub ze względu na organizację pracy.
Odmowę trzeba będzie jednak uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Zasady świadczenia pracy zdalnej
Reguły świadczenia pracy zdalnej mają być określane w porozumieniach zawieranych ze związkami zawodowymi lub w regulaminie – jeśli nie uda się porozumieć ze związkami lub tych ostatnich nie ma w firmie. Zasady te będzie można także ustalić indywidualnie, w porozumieniu z samym pracownikiem.
Ryczałt za pracę zdalną
Co istotne, zgodnie z nowymi pracodawca będzie zobowiązany:
- Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy
- Zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty
Pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (dostępu do Internetu) - Pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej
- Zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
- Ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę
Niestety, wyliczenie wysokości ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków z domu może być dość problematyczne. Ustawodawca nie orzekł bowiem, według jakich zasad należy wyliczać te koszty, więc każdy pracodawca musi sam wymyślić na to sposób.
Miejsce świadczenia pracy zdalnej
Co istotne, także miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno zostać uzgodnione przez pracodawcę i pracownika. Trzeba pamiętać, że pracownik nie może swobodnie, w sposób samodzielny wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej. Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. 
Oznacza to w praktyce, że w godzinach pracy pracownik musi być w zgłoszonym miejscu i dostępny. Jeśli pracownik przeniesie się do kawiarni, czy będzie pracować z działki, jest to niezgodne z prawem. Problemy z zasięgiem czy brak Internetu nie mogą być usprawiedliwieniem.
Co, gdy samodzielnie zmienimy miejsce świadczenia pracy zdalnej?
Jeśli w uzgodnieniu o pracę zdalną strony wpisały kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej, to dalszemu uzgodnieniu podlegają tylko miejsca dotychczas nieuzgodnione. Co więcej, wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji.
Dla przykładu razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. Z kolei, w przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dotyczący podatków, w tym w podwójne opodatkowanie.
Ponadto, może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych. RODO w takiej sytuacji nakłada na pracodawcę obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Taka sytuacja może także zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego
Kiedy pracodawcy sami mogą wydać polecenie pracy zdalnej?
Co ważne, w wyjątkowych sytuacjach – takich jak pandemia lub klęska żywiołowa oraz okres trzech miesiące po ich odwołaniu – zatrudniający sam wyda polecenie pracy zdalnej. W praktyce to właśnie w taki sposób pracodawcy mogą początkowo stosować pracę zdalną na nowych zasadach.
Wciąż obowiązuje bowiem stan zagrożenia epidemicznego, który – zgodnie z nowymi przepisami – uzasadnia polecanie pracy z domu (bez konieczności porozumienia z pracownikiem).
Prawo do pracy zdalnej okazjonalnej
Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje także drugi, odrębny tryb pracy na odległość. Chodzi tutaj o okazjonalną pracę zdalną, świadczoną na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Ten tryb ma być stosowany w przypadkach, gdy zatrudniony pracuje stacjonarnie, ale nagle musi pracować z domu. W tym przypadku nie trzeba będzie wypłacać ryczałtu za zużyty prąd oraz korzystanie z Internetu.
Co ważne, liczba dni przepracowanych okazjonalnie z domu będzie odnotowywana na świadectwie pracy.
