W myśl ustawy AML z dnia 1 marca 2018 roku, instytucje obowiązane (banki, firmy inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, a nawet notariusze, adwokaci i radcowie prawni) są zobligowane do wprowadzenia procedur mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. I tu pojawiają się AML Officerowie – AML Inspektorzy, których zadaniem jest identyfikacja ryzyka. Pytanie, na co przygotować się w razie kontroli?
Kontrole okresowe i doraźne
Co roku GIIF przygotowuje plan kontroli na następny rok, gdzie wskazuje podmioty objęte kontrolą i jej zakres, a także podstawy, dla których nadzór ma zostać przeprowadzony – są to kontrole roczne, ale co warto zaznaczyć możliwe są również kontrole doraźne, o których GIIF zawiadamia instytucję obowiązaną z odpowiednim wyprzedzeniem.
Jak przebiega taka kontrola w praktyce?
- Kontroler przeprowadza swoje czynności w miejscu właściwym dla instytucji obowiązanej i w standardowych godzinach jej funkcjonowania. Jeśli istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrola kontrola może odbywać się o dowolnej porze.
- Kontroler musi poinformować nadzorowany podmiot o prawach i obowiązkach, dokonać pouczenia o skutkach prawnych utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia czynności kontrolnych, oraz o odpowiedzialności za składanie nieprawdziwych wyjaśnień.
- Kontrola rozpoczyna się od sporządzenia listy pytań, wniosków do wyjaśnienia i żądania dokumentacji, którą kontroler przekazuje osobie upoważnionej przez instytucję obowiązaną.
- Podmiot obowiązany sporządza wyjaśnienia i materiały oraz przekazuje odpowiedzi ustne.
- Kontroler może swobodnie poruszać się po siedzibie firmy w obecności osoby upoważnionej przez instytucję kontrolowaną.
- Kontrola nie może trwać dłużej niż:
1. 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców,
2. 18 dni dla małych przedsiębiorców,
3. 24 dni u średnich przedsiębiorców,
4. 48 dni w dużych firmach. - Zadaniem kontrolera jest sprawdzenie, czy dana instytucja postępuje według obowiązujących przepisów dotyczących ustawy AML.
Po zakończeniu czynności kontrolnych następuje sporządzenie protokołu zawierającego wnioski, nazwę i adres kontrolowanej instytucji i stanowiska służbowe kontrolerów. W protokole wskazuje się również zakres kontroli, datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a także wykaz wykonanych czynności kontrolnych itd. Co ważne, zastrzeżenia do treści protokołu kontroli można zgłosić na piśmie do GIIF w terminie 14 dni od daty jego otrzymania.
Czym jest kontrola administracyjna instytucji obowiązanych?
Instytucje obowiązane są nadzorowane przez Głównego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Mówi o tym rozdział 12 ustawy o AML – zgodnie z nim, wypełnianie obowiązków przez ww. instytucje podlega odgórnej kontroli administracyjnej. Mowa o zbieraniu, utrwalaniu i analizie pozyskanych informacji. Jednostki obowiązane muszą również na bieżąco informować GIIF o wszystkich podejrzanych transakcjach. Dodajmy, że GIIF współpracuje ze swoimi europejskimi odpowiednikami, co ma na celu wspieranie wspólnotowych struktur AML.
Co istotne, nie tylko GIIF może przeprowadzać kontrole AML. Według art. 130 ust. 2 taki nadzór mogą prowadzić także inne podmioty, takie jak np.:
- Prezes NBP – w przypadku podmiotów prowadzących działalność kantorową,
- prezesi sądów apelacyjnych – w przypadku notariuszy,
- Komisja Nadzoru Finansowego – w odniesieniu do instytucji obowiązanych, które są przez nią nadzorowane.
Jakie są obowiązki AML Officera?
AML Officerowie działają w imieniu podmiotów obowiązanych, a ich rola sprowadza się do dbania o to, aby dany podmiot działał zgodnie z regulacjami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W rezultacie AML Inspektorzy zajmują się przede wszystkim:
- edukowaniem pracowników w zakresie regulacji AML,
- raportowaniem do kierownictwa w zakresie wypełniania obowiązków AML,
- przeprowadzaniem wewnętrznych kontroli w zakresie przestrzegania przepisów związanych z AML.
Niedochowanie ww. mechanizmów i obowiązków sprawozdawczych może skutkować wysoki karami pieniężnymi. Z tego względu na AML Officera warto wyznaczyć kancelarię prawną z praktyką w tym zakresie!
