Nie zawsze jesteśmy w stanie sami załatwić sprawy, które z reguły wykonuje się osobiście. Powodem może być zły stan zdrowia, nieobecność w kraju czy w danym mieście lub po prostu brak czasu. Nie jest to jednak sytuacja bez wyjścia. Polskie prawo dopuszcza bowiem możliwość dokonywania różnych czynności z pomocą przedstawiciela. Może nim być zarówno osoba fizyczna, jak i firma. Działania podmiotu trzeciego muszą być jednak uwiarygodnione przez udzielenie mu do tego upoważnienia lub pełnomocnictwa.
Wbrew pozorom te dwa pojęcia nie są synonimami. Czym więc dokładnie jest upoważnienie, a czym pełnomocnictwo? Jakie są różnice między nimi? Przekonamy się poniżej:
Upoważnienie – co to?
Upoważnienie to delegowanie jakieś osoby do wykonywania czynności w naszym imieniu. Dzięki temu prostemu pismu możemy upoważnić osoby trzecie do reprezentowania nas przed różnego rodzaju urzędami czy organami. Najważniejsze jest, by upoważnienie wyrażało wolę.
Kto może być osobą upoważnioną?
Polskie prawo nie przewiduje żadnych ograniczeń co do tego, kto może być osobą upoważnioną. Mamy więc pełną swobodę w wyborze osób, którym możemy udzielić upoważnienia. Należy jednak pamiętać, że czynności dokonane przez osobę upoważnioną są czynnościami dokonywanymi w naszym imieniu i to my będziemy ponosić za nie konsekwencje. Dlatego przed udzieleniem upoważnienia warto zastanowić się, czy osoba której chcemy je udzielić będzie do tego odpowiednia.
Zakres upoważnienia
Warto również określić rodzaj upoważnienia, czyli czy będzie miało ono charakter czynności stałej, czy jednorazowej. Ważne jest również jego prawidłowe skonstruowanie, czyli określenie konkretnie do jakich czynności upoważniamy. W przypadku przekazania zbyt dużych uprawnień osoba upoważniająca musi liczyć się z możliwością przekroczenia przez upoważnionego zakresu czynności, do których pierwotnie ją powołano. Zbyt wąskie upoważnienie może natomiast spowodować niemożność działania. Przed udzieleniem upoważnienia należy się zastanowić, do jakich konkretnie czynności chcemy upoważnić i informację tę zawrzeć w treści dokumentu.
Forma upoważnienia
Zazwyczaj upoważnienie udzielane jest na piśmie, ponieważ osoba upoważniona załatwia w naszym imieniu naszą sprawę, więc do jej dokonania będzie musiała wykazać, że ma do tego prawo. W instytucjach, takich jak urzędy, upoważnienia są dostępne w formie blankietów, które należy uzupełnić. Takie formularze są przydatne, ponieważ nie sprawiają nikomu problemu w udzieleniu upoważnienia w przypadku gdy na przykład dana osoba nie może osobiście odebrać dokumentów z urzędu.
Prawidłowy dokument upoważnienia zawiera takie elementy, jak:
- Miejscowość i datę – w prawym górnym rogu dokumentu
- Adres do korespondencji – w lewym górnym rogu dokumentu, lecz nieco niżej niż data
- Tytuł pisma – upoważnienie
- Dane osoby upoważniającej – jej imię, nazwisko, a jeśli jest to firma, również nazwę i dane firmy, numer PESEL osoby upoważniającej lub numer dowodu osobistego
- Dane osoby upoważnionej – jej imię, nazwisko oraz numer PESEL lub numer dowodu osobistego. Ważne, by osoba, która została upoważniona, mogła w trakcie wykonywania czynności wylegitymować się dokumentem potwierdzającym jej tożsamość
- Oświadczenie woli i określenie celu, w którym wystawia się upoważnienie
- Czytelny podpis osoby upoważniającej – jeśli upoważniającym jest firma, na dokumencie powinna znaleźć się również jej pieczątka
Pełnomocnictwo – co to?
Pełnomocnictwo daje upoważnionej przez nas osobie (pełnomocnikowi) zgodę, aby mogła ona wyrażać wolę zamiast nas. Co to oznacza? Nie jest to po prostu ktoś, komu pozwalamy na przykład na jednorazowe odebranie naszej korespondencji, a ktoś, kto w oczach prawa będzie rozszerzeniem naszej osoby. To, co zrobi za nas pełnomocnik, będzie tak samo wiążące, jak gdybyśmy zrobili to sami.
Często pełnomocnictwo nie jest nielimitowane i udziela się go w określonym zakresie. Przykładem może być pełnomocnictwo do zawierania w naszym imieniu umów najmu. Jeśli zwrócimy się w jakiejś sprawie do prawnika i będziemy chcieli, aby reprezentował nas w sądzie, będziemy musieli udzielić mu pełnomocnictwa właśnie w tym zakresie.
Co ważne, o ile pełnomocnik działał w ramach przyznanych mu prawnie możliwości, jego działania są wiążące. Co to oznacza? Jeśli daliśmy komuś pełnomocnictwo na zawarcie określonej umowy, to jest ona dla nas wiążąca, nawet jeśli stwierdzimy, że jednak nie jesteśmy z niej zadowoleni. Nie możemy jej podważyć tylko z racji na to, że to nie my osobiście złożyliśmy na niej podpis.
Źródła pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo może wynikać z dwóch źródeł: z mocy prawa lub z upoważnienia. Pełnomocnictwo pierwszego typu mają na przykład rodzice jako przedstawiciele ustawowi dziecka. Wynika z tego, iż mają oni prawo dokonywać czynności w imieniu dziecka aż do ukończenia przez nie 18 roku życia. Pełnomocnictwo z upoważnienia to z kolei po prostu wspomniane powyżej wyrażenie oświadczenia woli, które powinno zawierać zakres czynności jakich pełnomocnik może dokonywać.
Kto może pełnić funkcję pełnomocnika?
Funkcję pełnomocnika mogą pełnić różne osoby. Wszystko jest ściśle uzależnione od zakresu kompetencji, w jakich mają występować podczas wyręczania upoważniającego.
Sprawy administracyjne
W sprawach administracyjnych przed urzędami pełnomocnikiem może być każda wymieniona przez nas osoba. Jednak musi być ona pełnoletnia i posiadać zdolność do czynności prawnych.
Sprawy cywilne
W sprawach cywilnych reprezentować nas może adwokat lub radca prawny albo członek najbliższej rodziny. W określonych przypadkach może to być także Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Konsumenta.
Sprawy karne
Natomiast w sprawach karnych pełnomocnikiem może być wyłącznie tylko adwokat lub radca prawny.
Rodzaje pełnomocnictw
Warto również wiedzieć, że przepisy kodeksu cywilnego wprowadzają cztery rodzaje pełnomocnictw, którym odpowiadają różne zakresy umocowania:
- Pełnomocnictwo ogólne
- Pełnomocnictwo rodzajowe
- Pełnomocnictwo szczególne
- Pełnomocnictwo procesowe
Pełnomocnictwo ogólne
Pełnomocnictwo ogólne ma najszerszy zakres umocowania, ponieważ jest to pełnomocnictwo do dokonywania czynności zwykłego zarządu. Oznacza to, że pełnomocnik jest upoważniony do dokonywania wszelkich czynności, które mają na celu utrzymanie rzeczy w dotychczasowym stanie, a także zarządzanie nią.
Pełnomocnictwo rodzajowe
Pełnomocnictwo rodzajowe natomiast z góry określa jakich czynności prawnych może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy. Zakres czynności określony jest ich rodzajem. Co więcej, pełnomocnictwo rodzajowe może dotyczyć czynności zwykłego zarządu, ale można w nim zawrzeć również umocowanie do czynności przekraczających zwykły zarząd.
Pełnomocnictwo szczególne
Pełnomocnictwo szczególne charakteryzuje się tym, że jest udzielane w celu dokonania przez pełnomocnika konkretnie wskazanej w nim czynności. Treść oświadczenia o udzieleniu pełnomocnictwa musi więc wyraźnie wskazywać czynność, do której pełnomocnik został upoważniony.
Pełnomocnictwo procesowe
Pełnomocnictwo procesowe to z kolei po prostu upoważnienie do zastępowania mocodawcy przed sądem.
Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnictwa powinno udzielać się w formie pisemnej. Poprawnie napisane pełnomocnictwo, które nie wzbudzi żadnych wątpliwości, powinno zawierać takie elementy, jak:
- Data i miejscowość
- Adres korespondencyjny
- Tytuł pisma – pełnomocnictwo
- Dane osoby udzielającej pełnomocnictwa i pełnomocnika
- Zakres i cel pełnomocnika, czyli do jakich czynności umocowany jest pełnomocnik. Jest to szczególnie ważny element, ponieważ z treści pełnomocnictwa odczytujemy jego zakres i wiemy czy daną czynność pełnomocnik może wykonać
- Podpis mocodawcy
Dane pełnomocnika i osoby udzielającej pełnomocnictwa, które należy umieścić w pełnomocnictwie, to nie tylko ich imiona i nazwiska, ale także numer PESEL lub numer dowodu osobistego. Jeśli mówimy o firmie, to na dokumencie powinna znaleźć się nie tylko jej nazwa, ale także NIP.
Upoważnienie a pełnomocnictwo – różnice
Podstawową i najważniejszą różnicą między upoważnieniem a pełnomocnictwem jest to, że upoważnienie jest pozwoleniem na dokonanie określonej czynności, natomiast pełnomocnictwo jest pozwoleniem na wyrażenie woli w imieniu mocodawcy. Jeżeli więc polecamy komuś złożenie dokumentów, to udzielamy upoważnienia, a jeżeli polecamy zawarcie umowy, to udzielamy pełnomocnictwa. Wynika z tego, iż do zawarcia umowy w naszym imieniu powinniśmy udzielić pełnomocnictwa, a do złożenia dokumentów wystarczy upoważnienie.
Inną różnicą jest odwołalność tych dokumentów. W przypadku pełnomocnictwa czynności dokonane przez pełnomocnika można w każdej chwili odwołać. Natomiast w przypadku upoważnienia działania podjęte przez osobę upoważnioną nie zawsze nadają się do odwołania – na przykład wtedy, gdy podpisze ona czek. Dotychczas w doktrynie prawa cywilnego nie została jeszcze opracowana ogólna koncepcja czynności prawnych upoważniających, w konsekwencji zagadnienie to uważane jest obecnie za dość kontrowersyjne.
