Koszty utrzymania nawet najmniejszej floty samochodowej to spore obciążenie dla każdej firmy. Wydatkami najistotniej wpływającymi na wysokość tej kwoty są głównie zużycie paliwa, nieodpowiedni styl jazdy, koszt ubezpieczenia a także naprawa oraz serwis aut. Pokrycie ich a także odpowiednie zarządzanie flotą nierzadko stanowi spore wyzwanie nawet dla doświadczonego przedsiębiorcy.
W jaki więc sposób można ograniczyć wydatki związane z flotą samochodową w firmie? Przekonamy się poniżej. W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na paliwo, a pod tym względem szczególnie pomocne będzie:
Korzystaj z karty paliwowej 
Zdecydowanie największy odsetek kosztów zarządzania flotą samochodową firmy ponoszą w związku z paliwem. Dlatego optymalizacja jest tak ważna w redukowaniu wydatków przedsiębiorstwa. Prostym sposobem na osiągnięcie tego celu jest kontrolowanie paliwa za pomocą kart paliwowych. Na czym polega to rozwiązanie?
Jak działa karta paliwowa?
Karta paliwowa wyglądem oraz sposobem działania przypomina kartę kredytową z paskiem magnetycznym. Okazuje się jednak, że jest to zaawansowane narzędzie telematyczne. Zastosowanie odpowiedniej karty paliwowej przynosi korzyści przedsiębiorcom oraz kierowcom, użytkującym samochody z firmowej floty – profity są więc wielopoziomowe. Dzięki nim można bowiem zapłacić bezgotówkowo nie tylko za paliwo – i to po niższej cenie niż aktualnie oferowana w dystrybutorze, ale również za płyn do spryskiwaczy czy inne niezbędne produkty samochodowe, a także usługi dostępne na stacji (takie jak myjnia).
Pozostałe zalety
Karta paliwowa umożliwia także wygodne płatności za przejazd autostradami, mostami i tunelami oraz za korzystanie z morskich przepraw promowych, które można realizować w Polsce oraz większości krajów Europy. Co więcej, karty paliwowe pozwalają również w wygodny sposób właścicielom firm transportowych za pomocą systemu elektronicznego, na bieżąco monitorować kierowców, analizować zużycie paliwa na trasie czy inne służbowe wydatki ponoszone przez pracowników.
Doprowadza to do eliminacji niepotrzebnych nadużyć, w ramach których pracownik używa pojazdu służbowego w celach o charakterze prywatnym. Więcej informacji na temat kart paliwowych można znaleźć w tym artykule.
Szukaj najkorzystniejszej oferty ubezpieczenia 
Ogromne koszty, jakie musi ponosić firma posiadająca flotę aut osobowych, wiążą się także z ubezpieczeniem. Ceny polis OC i AC mogą przyprawiać o zawrót głowy. Wprawdzie przy większej liczbie pojazdów towarzystwa ubezpieczeniowe oferują korzystniejsze warunki, ale warto przy tym wybrać ubezpieczyciela z najlepszym stosunkiem oferty i zakresu polisy do ceny.
Z tego powodu, warto porównać oferty kilku, a najlepiej kilkunastu różnych towarzystw ubezpieczeniowych. Pamiętajmy jednak o tym, aby zwracać uwagę nie tylko na cenę polisy. Istotne jest to, aby zapoznać się z warunkami konkretnej umowy. Te w poszczególnych firmach ubezpieczeniowych różnią się podobnie, jak same ceny.
Stosuj oprogramowanie do zarządzania flotą
Paliwo i ubezpieczenie nie są jedynymi wydatkami w kwestii floty samochodowej. Warto również wspomnieć o amortyzacji oraz serwisie pojazdowym. Koszty z nimi związane wzrastają wprost proporcjonalnie do ilości aut. W jaki sposób można zatem je zmniejszyć, mając na uwadze potrzebę ich regularnego serwisowania?
Mimo, że nie sposób ominąć przeglądów technicznych, to ilość napraw zależy od tego, w jaki sposób będą użytkowane pojazdy. W tym celu istotne jest stałe monitorowanie ich stanu oraz stylu jazdy poszczególnych kierowców. Narzędziem do tego służącym jest program do zarządzania flotą. Z reguły potrafi on wyliczyć nawet koszt utrzymania pojazdu na każdy przejechany kilometr. Taka statystyka bazuje na zużyciu paliwa oraz monitorowaniu stylu jazdy danego pracownika.
Regularnie sprawdzaj ciśnienie w oponach 
Wszyscy eksperci od oszczędzania paliwa zalecają by dokładnie monitorować ciśnienie powietrza w oponach. Zwłaszcza, gdy temperatura się wyraźnie obniża, może się zdarzyć, że ciśnienie w oponach spada. W konsekwencji, jeśli jest ono o 0,6 bara niższe niż zaleca producent, auto prawdopodobnie spali około 5% paliwa więcej. Biorąc pod uwagę liczbę kilometrów pokonywanych rocznie przez całą flotę – generuje to spory i przede wszystkim zbędny wydatek.
Aby zatem spalanie podczas jazdy było jak najniższe, ciśnienie opon powinno być jak najbliższe zaleceniom producenta. Te dane zazwyczaj znaleźć można pod klapką wlewu paliwa lub po prostu w sieci.
Zachęcaj pracowników do ekonomicznego stylu jazdy
W celu maksymalizacji oszczędności warto wpłynąć na zatrudnionych pracowników i zmienić ich nawyki. W tym celu kluczem do sukcesu jest ich odpowiednie motywowanie, jako kierowców. Pomogą nam w tym zyskujące na popularności obecnie mechanizmy grywalizacyjne. Umożliwiają one organizację konkursów motywacyjnych dla kierowców. 
Podczas takiego konkursu – trwającego zwykle miesiąc, lecz nic nie stoi na przeszkodzie, aby trwał dłużej – program do zarządzania flotą analizuje styl jazdy kierowców. Mało tego, pracownicy mogą obserwować nie tylko swoje wyniki, ale także to, jak wypadają w rankingu na tle innych kierowców z całej firmy lub określonego działu. Nagrodą w takim konkursie może być choćby premia, weekend w SPA, nagroda rzeczowa czy cokolwiek innego, co wpadnie nam do głowy, jako organizatorowi konkursu.
