Nieodłącznym elementem pracy często są spotkania firmowe. Jednak część pracowników za nimi nie przepada. Czym dokładnie są spotkania firmowe i jak wyglądają? Co wpływa na niechęć pracowników do tego typu spotkań?
Jak wyglądają firmowe spotkania?
Spotkania firmowe to regularne spotkania pracowników danej organizacji, które mają na celu umożliwienie im wymiany informacji, współpracy i uzyskania porozumienia dotyczącego bieżących spraw i działań firmy.
Tego typu spotkania często są prowadzone przez kierowników lub menedżerów, a uczestnikami są pracownicy, którzy na co dzień pracują w różnych działach i czasem nawet na różnych stanowiskach.
Spotkania firmowe to ważny element w wielu przedsiębiorstwach, ponieważ pozwalają na ujednolicenie działań i celów organizacji, a także na uzyskanie lepszego zrozumienia bieżących wyzwań i kierunków rozwoju. W spotkaniach tego typu można omawiać wyniki finansowe, plany rozwoju, strategie marketingowe i inne istotne kwestie.
Bardzo często w czasie spotkań firmowych pracodawcy omawiają również nową politykę firmy oraz wyjaśniają nowe procedury. Poza tym dzięki spotkaniom firmowym pracownicy mają możliwość zadawania pytań, dzięki którym mogą wyjaśnić najróżniejsze swoje wątpliwości i rozwiać ewentualne obawy związane z nadchodzącymi zmianami.
Pandemia koronawirusa wpłynęła na wiele firm. W wyniku przymusowej izolacji część pracowników przeszła na pracę zdalną i to właśnie wtedy części przedsiębiorstw spotkań odbywało się online z wykorzystaniem narzędzi takich jak wideokonferencje.
Aktualnie duża część firm wróciła do tradycyjnej formy spotkań, lecz niektóre przedsiębiorstwa zostały przy wersji zdalnej. Należy pamiętać, że spotkania firmowe są jednak niezwykle ważne dla każdej organizacji, ponieważ umożliwiają one współpracę i komunikację w ramach zespołu.
Spotkania firmowe powinny być dobrze przemyślane i zaplanowane. W związku z tym ważne jest, aby przed nimi dobrze zastanowić się nad potrzebami i oczekiwaniami wszystkich uczestników. Część pracowników obawia się spotkań firmowych. Z czego to wynika?
Dlaczego część pracowników obawia się firmowych spotkań?
Część pracowników może obawiać się firmowych spotkań z naprawdę różnych powodów. Niektórzy pracownicy po prostu nie są do spotkań odpowiednio przygotowani i między innymi dlatego się stresują, że nie będą w stanie udzielić odpowiedzi na zadane pytanie.
Poza tym, w czasie tego typu spotkań często analizowane i oceniane są wyniki na dany okres, co także jest powodem do stresu dla części zatrudnionych osób. Niektórzy pracownicy mogą obawiać się, że ich wyniki zostaną ocenione negatywnie.
Spotkania firmowe nie zawsze odbywają się w przyjaznej atmosferze. W niektórych przypadkach pracodawcy decydują się na krytykę pracy poszczególnych osób na forum w czasie spotkań.
To może powodować stres u osób, które są wrażliwe na krytykę i się jej obawiają. Poza tym, pracownicy mogą obawiać się konfrontacji na przykład w przypadku najróżniejszych konfliktów, które mają miejsce w pracy.
Spotkania firmowe często wiążą się również z wystąpieniami publicznymi. Wiele osób nie lubi i ma problem z wypowiadaniem się w większej grupie oraz przedstawieniem wyników przed większym gronem. Między innymi dlatego spotkania firmowe mogą być źródłem sporego stresu.
Niestety, w wielu przypadkach obawy pracowników są uzasadnione. Pracodawcy mogą starać się złagodzić stres, starając się stworzyć miłą i przyjazną atmosferę. Poza tym należy pamiętać, że osoba organizująca spotkanie powinna dostać odpowiednia ilość czasu na przygotowanie się.
Kto jest odpowiedzialny za firmowe spotkania?
Odpowiedzialność za firmowe spotkania może spoczywać na wielu osobach, w zależności od wielkości i struktury organizacji.
Przede wszystkim kierownictwo firmy może zajmować się ich organizacją, a także przeprowadzać spotkania w celu przedstawienia ważnych informacji, omówienia bieżących spraw i wyznaczenia kierunków działań.
W niektórych firmach odpowiedzialność za firmowe spotkania może spoczywać na specjalistach do spraw komunikacji lub marketingu, którzy odpowiadają za przygotowanie i wykonanie wszystkich potrzebnych materiałów i prezentacji. W mniejszych firmach ta odpowiedzialność może spoczywać na wyższym menedżerze lub nawet na samym właścicielu.
W każdym przypadku ważne jest, aby osoba odpowiedzialna za firmowe spotkania miała dobre umiejętności komunikacyjne i organizacyjne. Dzięki temu będzie ona w stanie zapewnić płynne i efektywne przeprowadzenie spotkania. Poza tym, osoba organizująca spotkanie firmowe powinna reagować na potrzeby uczestników i dostosowywać spotkanie do ich wymagań. 
Należy pamiętać, że organizacja spotkania to nie wszystko. Często osoby, które się tym zajmują, zwykle powinny sporządzić raport i wnioski wynikające ze spotkania. Zwykle odpowiedzialna jest także za wprowadzenie zmian, wdrożenie ustalonych procedur, a następnie śledzenie ich.
Bardzo ważnym zadaniem jest zapewnienie odpowiedniej logistyki w czasie spotkań firmowych. Należy zadbać o odpowiednie miejsce, usługi i wyposażenie, które ułatwi prowadzenie całego wydarzenia. Jednak ile to właściwie może kosztować?
Ile kosztują przedsiębiorcę firmowe spotkania?
Spotkanie firmowe mogą kosztować naprawdę niewiele, ale zdarzają się też takie, na które przedsiębiorstwa wydają naprawdę sporo. Koszt firmowych spotkań może się różnić w zależności od takich czynników jak:
- Wielkość spotkania — koszt zależy od liczby uczestników i wielkości sali konferencyjnej, w której jest ono organizowane;
- Miejsce spotkania — koszt będzie różny w zależności od tego, czy spotkanie jest organizowane w biurze firmy, czy w innym miejscu, takim jak hotel czy ośrodek konferencyjny;
- Wyposażenie — koszt będzie różny w zależności od tego, jakie wyposażenie jest potrzebne do spotkania. W czasie spotkania firmowego może być potrzebny projektor, ekran, mikrofon;
- Wydatki na jedzenie i napoje — koszt może zawierać koszty związane z jedzeniem i napojami dla uczestników spotkania;
- Transport i noclegi — jeśli uczestnicy spotkania muszą dojechać z daleka i zatrzymać się w miejscu, w którym jest ono organizowane, koszt może zawierać także cenę transportu i noclegów dla pracowników.
W przybliżeniu koszt firmowych spotkań może wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset złotych za uczestnika – w zależności od wielkości i jakości spotkania. Warto jednak pamiętać, że koszt jest tylko jednym z wielu czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania i organizacji firmowego spotkania.
Spotkania firmowe są niezwykle ważne, ale wielu pracowników się nimi stresuje
Część pracowników może obawiać się spotkań firmowych z powodów na przykład nieodpowiedniego przygotowania, obawy przed krytyką ze strony współpracowników i kierownictwa. Między innymi dlatego firmy powinny zadbać o odpowiednią i przyjazną atmosferę na spotkaniach.
Niezwykle istotne jest także odpowiednie przygotowanie. Spotkanie firmowe może być organizowane przez osoby zarządzające firma w celu przedstawienia nowej polityki lub nowych procedur. Poza tym na spotkaniach firmowych często omawiane są wyniki finansowe, plany rozwoju, strategie marketingowe i inne istotne kwestie.
Spotkania firmowe powinny uwzględniać potrzeby i oczekiwania wszystkich uczestników. Niektórzy pracownicy wolą wnosić swój wkład w dyskusję w formie ustnej, podczas gdy inni wolą korzystać z prezentacji i slajdów. Ważne jest, aby zapewnić wszystkim uczestnikom możliwość wyrażenia swoich pomysłów i uwag, aby każdy mógł brać udział w dyskusji.
