Zgodnie z nowelizacją Kodeksu spółek handlowych od 1 marca 2021 roku akcje wszystkich spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych przestaną mieć formę dokumentu i staną się zapisem w rejestrze. Szereg zmian związanych z dematerializacją akcji wprowadzany jest stopniowo. Część przepisów nawet zdążyła już wejść w życie. Co oznacza dematerializacja akcji? W jaki sposób i w jakim celu ją się przeprowadza? Na jakie zmiany muszą się przygotować inwestorzy? Na te wszystkie pytania odpowiedzi zostaną udzielone poniżej.
Dematerializacja akcji – co to jest?
Już 1 stycznia 2020 roku rozpoczęła się rewolucja w funkcjonowaniu spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych. W tym dniu częściowo weszła bowiem w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych – ustawa z 30 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych. Wprowadziła ona szeroki pakiet zmian dotyczących tych podmiotów. Jedną z najistotniejszych jest obowiązkowa dematerializacja akcji, w efekcie której w 2021 roku z obrotu zasadniczo wycofane zostaną akcje w formie dokumentowej. W praktyce dematerializacja oznacza zastąpienie materialnej postaci papierów wartościowych zapisem w systemie teleinformatycznym. Główną konsekwencją nowelizacji będzie zakaz emisji i wydawania akcji w formie dokumentu oraz faktyczne wyeliminowanie takich akcji z obrotu prawnego. W zamian pojawi się obowiązek ujawniania akcji (i innych dokumentów) w rejestrze akcjonariuszy lub Krajowym Depozycie Papierów Wartościowych (KDPW).
Zmiany te wpisują się w trend cyfryzacji obrotu gospodarczego i niewątpliwie idą z duchem czasu. To kolejny krok w tym kierunku, po zmianach dotyczących obowiązkowej dematerializacji obligacji, które wprowadzone były w ramach tzw. dużej nowelizacji przepisów w połowie 2019 roku.
Obowiązek rejestracji dotyczy nie tylko akcji nowej emisji, lecz również wszystkich dotychczasowych akcji spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych do tej pory niezdematerializowanych. W sumie dotyczy więc on około 13 500 podmiotów, głównie spółek niepublicznych. Przy czym w pewnym zakresie dematerializacja dotyczy także akcji spółek publicznych (których instrumenty finansowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym lub wprowadzone do obrotu do alternatywnego systemu obrotu) – obejmie te podmioty w zakresie akcji, które do tej pory miały formę dokumentu, np. akcje imienne uprzywilejowane. Obowiązki rejestracji zostały rozszerzone odpowiednio także na niektóre inne papiery wartościowe, takie jak warranty subskrypcyjne (emitowane niejednokrotnie również przez spółki publiczne, w szczególności w ramach programów motywacyjnych dla kadry menedżerskiej), świadectwa użytkowe czy świadectwa założycielskie.
Dematerializacja akcji – procedura
Jak przeprowadzić dematerializację akcji? Okazuje się, iż została ona podzielona na trzy etapy. Co ważne, terminy pierwszych dwóch zdążyły już upłynąć, zostały więc one zrealizowane.
I. Posiadanie strony internetowej
Pierwszym krokiem był obowiązek posiadania przez spółkę akcyjną i komandytowo-akcyjną własnej strony internetowej. Wymóg ten obowiązuje już od 1 stycznia bieżącego roku. Spółka jest zobowiązana ujawnić adres strony internetowej w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na stronie internetowej spółki powinno zostać wydzielone miejsce na komunikację z akcjonariuszami, w którym będą umieszczane ogłoszenia pochodzące od spółki (choćby o zwołaniu walnego zgromadzenia), zatem również informacje związane z dematerializacją akcji.
II. Wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy
Następnie, walne zgromadzenie jest zobowiązane do podjęcia uchwały o wyborze podmiotu, który będzie prowadził rejestr akcjonariuszy. Podmiotem takim może być choćby dom maklerski lub bank prowadzący działalność maklerską. Podjęcie takiej uchwały powinno być poprzedzone analizą przez zarząd (spółka akcyjna) lub komplementariusza (spółka komandytowo-akcyjna) dostępnych na rynku ofert i wybraniem oferty optymalnej dla spółki. Walne zgromadzenie może również podjąć decyzję, że akcje będą zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych.
Po dokonaniu przez walne zgromadzenie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr, należy podpisać umowę z wybranym podmiotem. Umowa o prowadzenie rejestru musi zostać zawarta przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce. W praktyce oznacza to, że umowa ta powinna zostać zawarta najpóźniej 30 września 2020 roku. Początkowym ostatecznym terminem był 30 czerwca, lecz został on przesunięty o 3 miesiące na skutek wprowadzenia tarczy antykryzysowej 3.0.
Do tego samego terminu ma zostać skierowane pierwsze wezwanie akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce. Łącznie ma dojść do pięciu takich wezwań, nie mogą być one dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Dodatkowo informacja w tym przedmiocie musi zostać zamieszczona na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami. Wezwania następują w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki. Jeżeli zatem w spółce występują akcje na okaziciela, każde z pięciu wezwań będzie musiało zostać ogłoszone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeżeli natomiast wszystkie akcje w spółce są imienne, wtedy wezwania mogą zostać przesłane za pomocą listów poleconych lub pocztą kurierską. Warto dodać, iż brak wezwania akcjonariuszy do złożenia akcji zagrożone jest karą grzywny do 20 tysięcy zł. Grzywna ta nakładana jest na osoby reprezentujące spółkę.
III. Utrata mocy dokumentów akcji
Ostatnim etapem jest oczywiście utrata mocy dokumentów akcji. Nastąpi to 1 marca 2021 roku (w tym przypadku także pierwotny termin został przesunięty o 3 miesiące). Od tego momentu dokumenty papierowe akcji stracą moc i zaczną obowiązywać wpisy w rejestrze akcjonariuszy. Natomiast akcjonariusz, który nie złożył w spółce papierowego dokumentu akcji, do chwili jego złożenia i wpisania do rejestru akcjonariuszy, nie będzie mógł korzystać z przysługujących mu praw, czyli nie będzie mógł choćby głosować na walnych zgromadzeniach. Akcja w formie dokumentowej będzie miała znaczenie jeszcze tylko przez 5 lat, ale wyłącznie w zakresie wykazania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe. Rejestr akcjonariuszy będzie jawny dla spółki i każdego jej akcjonariusza. Będą oni mogli żądać wydania w formie papierowej lub elektronicznej informacji zawartych w rejestrze akcjonariuszy.
Jakie zmiany dla inwestorów i spółek przyniesie obowiązek zdematerializowania akcji?
Nowelizacja kodeksu spółek handlowych z dnia 30 sierpnia 2019 roku wprowadza szereg nowych rozwiązań. Największe konsekwencje tych zmian zostaną wymienione poniżej:
- Wszystkie obowiązkowe ogłoszenia będą publikowane na stronie internetowej spółki
- Spółka musi zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z wybranym bankiem lub domem maklerskim i ponieść koszty z tym związane
- Akcjonariuszem będzie tylko podmiot wpisany do rejestru akcjonariuszy, a dowodem wpisu będzie świadectwo rejestrowe każdorazowo wydawane na czas określony przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy
- Zbycie akcji, czy jej obciążenie będzie skuteczne od momentu wpisu do rejestru akcjonariuszy, a nie jak dotąd od momentu zawarcia umowy
- Spółka będzie wypłacać dywidendę, co do zasady, za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy;
- Prawidłowość zbycia lub obciążenia akcji będzie weryfikowana przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy
- Akcjonariusze utracą prawa do bycia anonimowym
Obowiązki związane z dematerializacją akcji i ich zapisem w rejestrze akcjonariuszy wiążą się dla spółki z dodatkowymi kosztami, w tym kosztami prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Szacuje się, że roczny średni koszt prowadzenia takiego rejestru przez zewnętrzne podmioty będzie wynosił od 4 do 6 tysięcy złotych. Może być jednak wyższy, w zależności od stopnia wielkości akcjonariatu danej spółki oraz jego aktywności.
Utracą swoje znaczenie również akcje na okaziciela, bowiem z uwagi na dostęp do rejestru akcjonariuszy informacja o osobach posiadających te akcje stanie się dostępna dla spółki i jej akcjonariuszy. Tak więc spółka, jak i każdy z jej akcjonariuszy będzie mógł w dowolnym momencie z łatwością ustalić tożsamość pozostałych akcjonariuszy, co oznacza że w pełni zniesiona została zasada anonimowości. Dodatkowo, dostęp do danych zgromadzonych w rejestrze akcjonariuszy, na podstawie odpowiednich przepisów ordynacji podatkowej, uzyskać będą mogły organy kontroli skarbowej oraz właściwe organy administracji, na zasadach tożsamych z tymi, które funkcjonują w zakresu uzyskiwania przez te organy dostępu do tajemnicy bankowej i maklerskiej.
Sam obrót akcjami stanie się również bardziej skomplikowany niż dotychczas, ponieważ wymagać będzie zaangażowania podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy.
Dematerializacja akcji a dane osobowe akcjonariuszy – opinia UODO
Wiemy już co to jest dematerializacja akcji, w jakim celu zostanie ona przeprowadzona oraz mamy świadomość, że dotyczy również akcji na okaziciela. Jak natomiast wygląda kwestia ochrony danych osobowych w tym przypadku? W szczytowym okresie przygotowań zarówno spółek, jak i domów maklerskich do prowadzenia rejestru akcjonariuszy swoją opinię na temat nowej instytucji wystosował Urząd Ochrony Danych Osobowych, oceniając pozycję podmiotów uprawnionych ustawowo do prowadzenia rejestru akcjonariuszy spółek niepublicznych w kontekście przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy. Zgodnie z opinią UODO spółka niepubliczna przekazująca dane akcjonariuszy oraz podmiot prowadzący rejestr (w praktyce najczęściej dom maklerski) to dwaj niezależni administratorzy danych osobowych.
Dodatkowo UODO stwierdza, że podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy, w tym domy maklerskie pełniące tę funkcję, są jednocześnie administratorami pozyskanych w tym celu danych osobowych. W efekcie UODO wskazuje, że nie byłoby właściwą praktyką zawieranie przez spółki i podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dom maklerski występuje zatem jako administrator danych osobowych akcjonariuszy, w związku z czym umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy zawierane ze spółkami powinny zawierać stosowne postanowienia tego dotyczące.
