Od lutego co tydzień na kanale Comparic Biznes będzie pojawiać się audycja #ComplianceUPDATE, w której poruszana jest tematyka compliance i jej wpływu na zwykłego “Kowalskiego”. W czwartym odcinku kontynuowana zostaje tematyka sygnalistów. Czy sygnalista zasługuje na miano donosiciela lub kapusia? Dowiemy się poniżej. Program prowadzi Justyna Postępska z kancelarii JustComply.
Podusmowanie informacji minionego tygodnia
Na początek Justyna Postępska podsumowała miniony tydzień na rynkach finansowych, nie tylko perspektywy compliance. Okazuje się, że mamy dalszy ciąg sprawy funduszy W Investments. Mianowicie zakończenie przez depozytariusza procesu likwidacji zostało przedłużone o kolejne trzy lata. Nie wiadomo więc, jak ani kiedy ta likwidacja się zakończy.
Drugim istotnym wydarzeniem była konferencja Izby Domów Maklerskich, na której poruszono kwestie dotyczące rynku kapitałowego, jego przyszłości, regulacji i standardów tego rynku.
Trzecią istotną kwestią jest wejście w życie 10 marca rozporządzenia Unii Europejskiej dotyczącego uwzględniania ESG, czyli uwzględniania kwestii ekonomicznych, społecznych i ładu korporacyjnego przez instytucje finansowe w zakresie zarządzania instrumentami finansowymi i doradztwa inwestycyjnego. Oznacza to, że instytucje finansowe są zobligowane do ujawniania w jaki sposób biorą pod uwagę standardy dotyczące ESG w prowadzonej przez siebie działalności.
Niestety, z powodu pandemii Unia Europejska nie przyjęła wytycznych regulacyjnych, czyli sposobów w jaki instytucje finansowe powinny dokonywać tych ujawnień. Wiele instytucji ma więc problem, ponieważ nie wie w jaki sposób ich dokonywać.
Czy sygnalista to kapuś? Rozmowa z Tomaszem Urbaniakiem
Następnie powróciliśmy do tematu sygnalisty. Gościem Justyny Postępskiej był Tomasz Urbaniak – konsultant z zakresu wdrażania systemów dotyczących sygnalistów.
Kim dla niego jest sygnalista?
To każda osoba, która decyduje się we własnym systemie moralnym oraz w podejściu do otaczającej rzeczywistości do zgłaszania swoim przełożonym nieprawidłowości, nierzetelności i nieuczciwości. Jest to więc idealista, demaskator, osoba sprawiedliwa, kierująca się dobrą wolą, mająca na względzie wyłącznie dobro publiczne i dobro firmy.
Czy w takim razie sygnalista to kapuś?
Absolutnie nie. Kapuś, donosiciel, konfident, skarżypyta, szpicel, wtyczka, kabel to pojęcia obraźliwe, nacechowane negatywnie. Sygnalista natomiast powinien być identyfikowany z pojęciami pozytywnymi. Zamiast powyższych, można go więc określać mianem demaskatora.
Jaka jest rola sygnalisty z punktu widzenia wdrażania zasad systemu compliance?
Kluczowa. Nie można wybudować systemu compliance bez umieszczenia w nim sygnalisty. Zarządzanie ryzykiem się nie odbędzie, jeśli nie będziemy otrzymywali feedbacku od środowiska. A taką informację zwrotną zapewnia sygnalista. Jest on gwarantem respektowania zasad.
Od czego rozpocząć budowę systemu compliance z perspektywy/w zakresie sygnalistów?
Są trzy kluczowe elementy. Pierwszy to sama świadomość zasad, procedur i przepisów prawnych. W naszym kraju posiadamy przepisy wyjaśniające co przedsiębiorcy mają robić, gdy zgłaszane są nieprawidłowości. Drugi to kanał zgłaszania nieprawidłowości. Należy jasno zaznaczyć, w jaki sposób to działanie ma się odbywać.
Trzeci to obsługa samego sygnalisty. Jeśli nie będzie on anonimowym informatorem, trzeba będzie z nim porozmawiać, zweryfikować jego intencje, zapewnić mu poczucie bezpieczeństwa, wyciągnąć od niego konieczne informacje, zaplanować strategię dotyczącą postępowania dowodowego i na koniec zadbać o kontakt z nim, ponieważ taka osoba może się stać dla nas stałym sygnalistą. Kluczowym elementem jest więc poufność.
Załóżmy, że rok po zbudowaniu systemu compliance wpływa pierwsze zgłoszenie naruszenia. Co compliance officer powinien wtedy zrobić, jak zachować się wobec sygnalisty?
Warto przejść odpowiednie szkolenia w zakresie umiejętności miękkich. Ponieważ trzeba wtedy błyskawicznie zweryfikować wiarygodność i motywację sygnalisty. Następnie należy zaplanować strategię rozmowy na podstawie otrzymanych materiałów, czyli zdecydować jakich informacji jeszcze od niego potrzebujemy. Na koniec należy sobie zapewnić kontakt na przyszłość z tym sygnalistą. Kluczowe jest zapewnienie poczucia bezpieczeństwa i poufności sygnaliście.
Czy wystarczy więc przejście szkolenia w zakresie przepisów prawnych dotyczących compliance i sygnalistów?
Absolutnie nie. Potrzebne są stałe szkolenia, warsztaty, symulacje i treningi w zakresie prowadzenia rozmów. Tylko one dają gwarancję odpowiedniej, natychmiastowej reakcji na zdarzenie. Umiejętności miękkie w zakresie taktyki prowadzenia rozmowy są absolutnie niezbędne, należy więc je nieustannie, regularnie ćwiczyć.
Nagranie dostępne jest pod tym adresem:
