Od 1 września 2019 r. obowiązuje biała lista podatników VAT. Za pomocą tego narzędzia można przeanalizować najważniejszych informacje na temat potencjalnego kontrahenta, a tym samym zwalczać nadużycia podatkowe. Jakie dokładnie informacje znajdują się w tym wykazie, jak z niego korzystać oraz jak poradzić sobie z problematycznymi sytuacjami? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Czym jest wykaz podatników VAT?
Wykaz podatników VAT to elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:
- zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
- nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
- zostali przywróceni jako podatnicy VAT.
Wykaz podatników VAT można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów oraz na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Dobrą praktyką jest sprawdzenie kontrahenta w momencie rozpoczęcia pierwszej współpracy oraz przed wykonaniem przelewu za towar lub usługę – numer rachunku bankowego widoczny na fakturze powinien zgadzać się z tym, który widnieje na białej liście. Wykaz jest aktualizowany raz dziennie, w każdy dzień roboczy, dlatego też należy sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym będzie realizowany przelew.
Rachunki bankowe a biała lista podatników – co musisz wiedzieć?
Dla przedsiębiorców najważniejszą informacją w rejestrze podatników VAT jest numer rachunku bankowego, czyli rachunek rozliczeniowy.
W przypadku, gdy podatnik został wykreślony z listy lub nie umożliwiono mu rejestracji, w spisie będą widoczne jedynie informacje na jego temat – bez rachunku bankowego. Numer ten jest widoczny wtedy, gdy podatnik VAT jest zarejestrowany lub wtedy, gdy został on przywrócony do grona podatników VAT.
Wszystkie numery rachunków bankowych, jakie znajdują się w rejestrze podatników, zostają zaciągnięte z KAS po wcześniejszym sprawdzeniu i potwierdzeniu ich w Systemie Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej (STIR), który służy do przetwarzania danych przekazywanych przez banki i SKOK-i w celu ustalania wskaźnika ryzyka wykorzystania sektora bankowego do dokonania wyłudzeń skarbowych. Każdy rachunek bankowy powinien zostać poddany weryfikacji, a tym samym zgłoszony do STIR przez bank, w którym rachunek został założony.
Biała lista podatników VAT – jak korzystać z wyszukiwarki?
Informacje zamieszczone w wykazie można wyszukiwać według:
- NIP,
- REGON,
- numeru rachunku bankowego,
- nazwy firmy (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce w polu „nazwa podmiotu” należy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy).
Pytając o dane, należy wskazać dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy, które możesz wydrukować. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania.
Czy korzystanie z białej listy podatników VAT jest obowiązkowe?
Korzystanie z wykazu nie jest obowiązkowe, jednak bardzo rekomendowane, ponieważ brak weryfikacji kontrahenta może skutkować poważnymi konsekwencjami, tj.:
- niedochowaniem należytej staranności,
- brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważeniem takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
- ryzykiem poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).
W wykazie nie ma kontrahenta, z którym chcę zawrzeć transakcję – co dalej?
W takim przypadku należy złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Dodatkowo trzeba zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.
Dlaczego przedsiębiorca nie widnieje na białej liście podatników VAT?
Powodów takiego stanu może być przynajmniej kilka. Do najważniejszych należą:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
- posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
- wobec podatnika sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Co zrobić w przypadku braku dostępu do białej listy podatników VAT?
W przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu należy zapisać komunikat o niedostępności. Najprościej zrobić to za pomocą zrzutu ekranu. Aby uchronić się przed skutkami zapłaty na rachunek bankowy, który nie występuje w wykazie, warto skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu takiego przelewu. Termin na złożenie takiego zawiadomienia to trzy dni od dnia zlecenia przelewu.
Biała lista podatników VAT – gwarancja bezpiecznych transakcji
Biała lista podatników VAT to wykaz, który został stworzony, aby pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Zastąpił on funkcjonujące dotychczas listy podatników VAT zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Jeśli jesteś podatnikiem VAT, pamiętaj, żeby sprawdzić, czy Twój rachunek bankowy na pewno znajduje się w wykazie. Oszczędzi Ci to wielu nieprzyjemności.
Więcej informacji na temat białej listy podatników VAT przeczytasz w artykule Biała lista podatników VAT – co to za narzędzie i jak z niego korzystać? W razie pytań i wątpliwości, możesz skorzystać z profesjonalnej pomocy, którą oferuje biuro rachunkowe.